Trong kỷ nguyên làm việc từ xa hiện nay, các cuộc họp trực tuyến dần trở nên vô cùng phổ biến đối với các nhóm làm việc, các nhóm dự án của doanh nghiệp. Để trao đổi nhanh chóng – hiệu quả trong bối cảnh làm việc từ xa, các doanh nghiệp đã tập thích nghi và trở nên thành thạo với việc thiết lập, sử dụng các phần mềm họp trực tuyến như Zoom, Google Meet, Microsoft Team, Dispatch, Slack, v.v.

Theo số liệu của Microsoft’s Work Trend Index, kể từ tháng 2/2020 đến tháng 2/2021, thời gian người dùng dành cho các cuộc họp thông qua Microsoft Team đã tăng 148% trên toàn cầu (gần 2,5 lần).

Vậy làm sao để quản lý các cuộc họp trực tuyến như vậy một cách hiệu quả? Làm sao để đảm bảo các ý tưởng trong cuộc họp sẽ dễ dàng ghi nhớ – triển khai về sau? Có cách nào để quản lý, lưu trữ các video họp trực tuyến, biên bản họp hiệu quả?

Với khả năng tích hợp mạnh mẽ với vô số các phần mềm chất lượng cho doanh nghiệp, Confluence cung cấp cho người dùng trải nghiệm làm việc nhóm trực tuyến không gián đoạn – quản lý mọi loại dự án khác nhau. Và các phần mềm họp nhóm video trực tuyến cũng không ngoại lệ!

Vậy phần mềm Confluence hỗ trợ doanh nghiệp quản lý các cuộc họp trực tuyến như thế nào?

Các trang biên bản cuộc họp Confluence được lưu trữ theo ngày tháng năm

2. Phần mềm Confluence tạo ra “bảng nhóm” để thảo luận tập trung ngay trên giao diện

Số liệu khảo sát từ Confluence cho thấy: 91% người tham gia cuộc họp bị xao nhãng trong quá trình họp, 73% người tham gia làm những việc khác ngay trong cuộc họp. Confluence có thể giải quyết vấn đề này.

Bắt đầu viết biên bản cuộc họp và những ghi chú cho các ý tưởng thảo luận bằng cách nhấp vào biểu tượng Confluence, một “bảng nhóm” dùng chung sẽ được tạo ra ngay trên cửa sổ Confluence để giúp các thành viên:

  • dễ dàng cập nhật mọi thông tin đang được trao đổi trong cuộc họp, mà không để lỡ mất thông tin quan trọng,
  • giảm tình trạng bị chi phối bởi các ứng dụng khác nhau, giảm tối đa thời gian không cần thiết cho việc xử lý vấn đề kỹ thuật (chuyển đổi qua lại giữa các phần mềm trong lúc trình bày, đảm bảo thông tin bảo mật),
  • không bỏ lỡ bất kì ý tưởng đột phá nào từ các cuộc thảo luận,
  • cùng lúc soạn thảo, chỉnh sửa, nhận xét ngay trên biên bản cuộc họp để biến biên bản họp thành nguồn thông tin minh bạch và đáng tin cậy cho cả nhóm làm việc,
  • không cảm thấy lạc lõng và mọi ý tưởng của mình đều được lắng nghe,
  • tự động đồng bộ hóa biên bản cuộc họp Confluence và thông tin của cuộc họp trực tuyến Microsoft Team (lịch họp, độ dài, dự án, v.v.). Từ đây, doanh nghiệp sẽ có đủ thông tin được tập trung hóa để đánh giá hiệu quả của cuộc họp và liên tục cải tiến quy trình họp nhóm, thảo luận hiệu quả.
Các trang biên bản cuộc họp Confluence được lưu trữ theo ngày tháng năm

“Với các ghi chú trong thanh bên của cuộc họp trực tuyến qua Teams Meeting, mọi người đều có thể theo dõi diễn biến đã, đang và chuẩn bị trao đổi. Và nếu tôi phải bỏ lỡ bất kì một cuộc họp, tôi không phải lo lắng gì cả, bởi vì tôi biết mình sẽ có thể nhanh chóng bắt kịp nội dung trao đổi bằng việc xem lại các biên bản họp.”

-Robert Whitcomb, Trưởng bộ phận Kỹ thuật tại Cognivue

3. Phần mềm Confluence giúp tăng tốc độ thảo luận, đề xuất ý tưởng và biến mọi ý tưởng thảo luận thành hành động

Theo thống kê của Atlassian, 47% người được khảo sát cho rằng họp hành là nhân tố gây lãng phí thời gian nhất trong giờ làm việc. Confluence khiến mọi cuộc họp công ty trở nên có ý nghĩa.

Nhờ tính năng soạn thảo văn bản mạnh mẽ của Confluence, biên bản cuộc họp sẽ không chỉ là một trang giấy trắng chán ngắt mà trở thành một thước phim mô tả sống động những diễn biến trong cuộc họp và thúc đẩy việc triển khai các ý tưởng ngay sau khi cuộc họp kết thúc.

Vậy Confluence đã nâng tầm biên bản cuộc họp bằng cách nào?

Nhờ Macro trực quan hóa mọi ý tưởng thảo luận

Thứ nhất, Confluence cung cấp cho người dùng rất nhiều Macro có sẵn để trực quan hóa mọi hoạt động trao đổi, ví dụ như:

  • Giao việc cho một thành viên: bằng cách tạo danh sách (checkbox) các đầu việc, đề cập đến thành viên liên quan (tag), đặt ra deadline
  • Lên kế hoạch dự án: bằng cách sử dụng bảng biểu (table) tổng hợp công việc, vẽ sơ đồ quy trình triển khai (diagram), đo lường tiến độ dự án với các sơ đồ Gantt, Kanban, Roadmap, v.v.
  • Phân tích một vấn đề: bằng cách nhúng trực tiếp hình ảnh, video, đường link, v.v., gõ nhận xét trực tiếp (inline comment), và làm nổi bật quyết định quan trọng hay các thông tin cần đặc biệt lưu ý (icon)
  • Cập nhật tiến độ triển khai: bằng cách cập nhật chỉnh sửa biên bản họp, nhận xét và nhận chuông thông báo (notification), xem lại lịch sử (History) các piên bản cập nhật của biên bản thảo luận (History)

Confluence còn rất nhiều những Macro khác để trực quan hóa mọi ý tưởng thảo luận của nhóm bạn.

Các Macro của Confluence giúp trực quan hóa biên bản họp

Nhờ 80+ mẫu (template) biên bản thảo luận từ chuyên gia

Thứ hai, bạn còn có thể tham khảo thư viện mẫu các biên bản họp/ thảo luận được thiết kế bởi chuyên gia Atlassian – đảm bảo đưa ra khung sườn thảo luận hợp lý, khoa học, dành cho các phòng ban khác nhau với tính chất công biệc khác nhau (Bán hàng, Marketing, CNTT, v.v.).

Từ đây, người điều phối ngay từ lúc bắt đầu cuộc họp đã có thể:

  • xác định mục đích cuộc họp,
  • đề ra mục tiêu đạt được trong cuộc họp,
  • vạch ra thứ tự các nội dung trao đổi, để cuộc họp được diễn ra suôn sẻ.

để tiến độ thảo luận không bị kéo dài hoặc nội dung thảo luận đi lệch hướng.

lưu trữ, soạn thảo biên bản cuộc họp confluence ngay trên giao diện phần mềm họp video trực tuyến

4. Phần mềm Confluence giúp tạo một hệ thông lưu trữ thông tin đáng tin cậy duy nhất cho các cuộc trao đổi để dễ dàng tìm kiếm, tham khảo

Các biên bản họp được tạo ra từ Confluence sắp xếp một cách khoa học, theo sơ đồ hình cây (Page Tree) để đảm bảo cho người dùng dễ dàng, nhanh chóng tìm lại và sử dụng như một nguồn tham khảo thông tin chung đáng tin cậy duy nhất (hướng dẫn sử dụng, các nội dung yêu cầu khách hàng, các nghiên cứu đã được duyệt, v.v.).

lưu trữ, soạn thảo biên bản cuộc họp confluence ngay trên giao diện phần mềm họp video trực tuyến

Từ các cuộc thảo luận qua tin nhắn trong Teams Chat, bạn cũng có thể chia sẻ đường link đến biên bản họp Confluence mà nội dung hiển thị là thông tin chính như: tiêu đề, nơi lưu trữ, lượng tương tác, ngày xuất bản để có cái nhìn tổng quan.

cac-mau-tai-lieu-co-san-cua-google-docs

Tùy vào thời điểm của dự án mà các nhóm sẽ cần thường xuyên xem lại, tham khảo, chỉnh sửa thông tin từ biên bản cuộc họp để tiếp tục triển khai, các thành viên cũng có thể ghim biên bản họp (tính năng tab) tại bất cứ nơi đâu trên mọi kênh (channel) của Microsoft Teams để nhanh chóng truy cập mà không cần thoát ra khỏi phần mềm.

“Tích hợp Confluence and Teams cho phép chúng tôi lấy thông tin từ Confluence Cloud – nơi chúng tôi lưu giữ thông tin xuyên các bộ phận Kỹ thuật và Kinh doanh của Logicaldox – và dễ dàng đưa nó vào các cuộc họp Teams Meeting hoặc cuộc trò chuyện Teams Chat. Nhờ sự tích hợp chặt chẽ giữa các công cụ cần thiết mà chúng tôi có thể tập trung làm những việc quan trọng thay vì cứ phải nhấp chuột giữa các công cụ”.

-Edward Apostol, Senior Manager of Application Development at LogicalDox

Đặc biệt, đối với các nhóm làm việc sử dụng nền tảng họp trực tuyến Microsoft Team (một phần mềm làm việc nhóm trực tuyến thuộc bộ công cụ Microsoft 365) thì Confluence có có hỗ trợ tính năng tích hợp Confluence trong phần mềm Microsoft Teams.

Lời kết

Ứng dụng Confluence sẽ tăng hiệu quả cộng tác trực tuyến lên rất nhiều và tiết kiệm tối đa thời gian vì thông tin được tập trung hóa trong Knowledge Base của Confluence. Confluence giúp khắc phục những tính năng mà các phần mềm họp trực tuyến khác chưa bao gồm để đảm bảo cộng tác trực tuyến không gian đoạn như: bên cạnh chưa có khả năng soạn thảo vượt trội, Microsoft Team được đánh giá là chưa đáp ứng nhu cầu phân quyền truy cập một cách rõ ràng giữa các không gian làm việc, cấu trúc lưu trữ thông tin/ tài liệu chưa khoa học, v.v.

cac-mau-tai-lieu-co-san-cua-google-docs

Liên hệ với Global Link Asia Digital để được tư vấn các giải pháp tích hợp phần mềm tối ưu nhất dựa trên nhu cầu, quy trình làm việc và các phần mềm sẵn có của mỗi doanh nghiệp.

Để làm được điều đó, Global Link Asia Digital sẽ:

Phân tích quy trình doanh nghiệp, từ đó sơ đồ hóa quy trình chữ ra vẽ ra mô hình trực quan (sơ đồ tổ chức, lưu đồ quy trình)

Cung cấp (License) phần mềm Confluence cho việc sử dụng với mức giá hợp lý

Cài đặt, hướng dẫn sử dụng và điều chỉnh (Customize) các chức năng trên Confluence sao cho phù hợp với mô hình kinh doanh, workflow của từng phòng ban cụ thể.

Hỗ trợ đào tạo, kiểm tra năng lực nhân viên sau khi sử dụng.

Hỗ trợ tinh chỉnh quy trình làm việc trên Confluence nâng cao để tự động hóa các bước trong quy trình làm việc – tránh sai sót từ con người và tăng mức độ hiệu quả khi làm việc.

Giải đáp mọi thắc mắc của khách hàng trong quá trình sử dụng (nếu có) và làm việc trực tiếp với Confluence.

Global Link Asia Digital tự hào là đối tác chính thức của ATLASSIAN tại thị trường Châu Á – Thái Bình Dương, làm việc trực tiếp và cung cấp các sản phẩm – dịch vụ CHÍNH HÃNG với mức giá ƯU ĐÃI, hỗ trợ trọn gói bằng tiếng Việt hoặc tiếng Anh.

Liên hệ ngay để được tư vấn:

Related Posts