Ngày nay, đi lên cùng xu hướng số hóa tài liệu, các phần mềm chữ ký điện tử trên thị trường cả trong nước lẫn ngoài nước đều được các chủ doanh nghiệp quan tâm, tìm kiếm để lựa chọn phần mềm phù hợp cho doanh nghiệp. Trong số đó, xu hướng ký điện tử trên các phần mềm chỉnh sửa PDF cũng được các doanh nghiệp vừa và nhỏ ưa chuộng vì tính dễ thao tác, đáp ứng các nhu cầu ngắn hạn. Và đặc biệt là các phần mềm ký PDF này thường miễn phí. Có thể kể đến một số cái tên quen thuộc như: pdfFiller, Smallpdf, Foxit, Adobe Acrobat DC, v.v.
Vậy các phần mềm này khác biệt gì so với các phần mềm chữ ký điện tử chuyên dụng. Bài viết của Global Link Asia Digital sẽ mang đến doanh nghiệp có cái nhìn tổng quan về tương quan giữa phần mềm chữ ký điện tử chuyên dụng (cụ thể là signNow) so với các phần mềm chỉnh sửa PDF có chức năng ký điện tử. Từ đó, doanh nghiệp có thể đưa ra lựa chọn phần mềm phù hợp cho những nhu cầu, mục đích khác nhau.
1. Các yếu tố để so sánh giữa các phần mềm có chức năng ký trực tuyến
Sau đây là bộ 7 yếu tố dùng để đánh giá, so sánh tính năng giữa các phần mềm cho phép ký điện tử trực tuyến:
- Tính năng tùy chỉnh tệp PDF
- Khả năng tạo luồng ký tự động
- Tính năng quản lý tài liệu
- Tính bảo mật
- Khả năng làm việc nhóm, cộng tác trực tuyến
- Thiết bị khả dụng
- Tuân thủ nguyên tắc và chuẩn mực ở một phần mềm ký điện tử
2. Bảng so sánh tính năng của các phần mềm signNow, pdfFiller, Smallpdf, Foxit, Adobe Acrobat DC
Tham khảo bảng so sánh bộ 7 tính năng này giữa các phần mềm signNow, pdfFiller, Smallpdf, Foxit, Adobe Acrobat DC ngay trong tệp PDF dưới đây.
3. Tóm lại: Vậy doanh nghiệp nên sử dụng signNow hay phần mềm chỉnh sửa PDF để ký điện tử
Câu trả lời phụ thuộc vào nhu cầu của mỗi doanh nghiệp.
Doanh nghiệp sử dụng signNow khi:
- Doanh nghiệp không yêu cầu cao về tính năng soạn thảo, chỉnh sửa tệp PDF cơ bản, có nhu cầu tùy chỉnh hàng loạt tài liệu dựa trên các thiết kế tài liệu mẫu,
- Doanh nghiệp muốn tạo luồng ký tự động cho nhiều bên với khả năng thiết lập nâng cao (theo dõi hợp đồng, tạo luồng ký mẫu có thể sử dụng nhiều lần, v.v.), giải quyết nhiều nhu cầu khác nhau,
- Doanh nghiệp muốn cộng tác trực tuyến dễ dàng, trực quan và hiệu quả với các cộng sự, thấy được tiến độ xử lý hợp đồng/ giấy tờ của các thành viên trong nhóm chỉ với 1 cú click chuột
- Doanh nghiệp muốn chia sẻ và quản lý tài liệu dễ dàng – theo cấu trúc khoa học
- Doanh nghiệp có yêu cầu cao về mức độ bảo mật, chuẩn quốc tế, tuân thủ nghiêm ngặt các nguyên tắc và quy định.
Doanh nghiệp nên sử dụng phần mềm chỉnh sửa PDF có chức năng ký điện tử khi:
- Doanh nghiệp có nhu cầu cao về tính năng soạn thảo, chỉnh sửa trong tệp PDF, yêu cầu các tính năng nâng cao hơn
- Doanh nghiệp có nhu cầu ký điện tử dừng ở mức cơ bản (ký – gửi)
- Doanh nghiệp muốn cộng tác trực tuyến dễ dàng, trực quan và hiệu quả với các cộng sự trên các văn bản
- Doanh nghiệp muốn lưu trữ và quản lý tài liệu
- Doanh nghiệp muốn chia sẻ và quản lý tài liệu dễ dàng
- Doanh nghiệp có yêu cầu về mức độ bảo mật vừa phải
Tự hào là đối tác chính thức của SignNow – AirSlate tại Việt Nam, Global Link Asia Digital sẽ hỗ trợ tư vấn, triển khai phần mềm SignNow cho doanh nghiệp với mức phí ƯU ĐÃI, hỗ trợ bằng Tiếng Anh lẫn Tiếng Việt và xuyên suốt quá trình vận hành. Cụ thể như sau:
1 Tối giản hóa quy trình soạn, ký và lưu trữ hợp đồng cho doanh nghiệp bằng sơ đồ trực quan
2 Triển khai tích hợp phần mềm chữ ký điện tử vào sơ đồ quy trình của doanh nghiệp
3 Làm việc trực tiếp với SignNow để kịp thời giải quyết các vấn đề kỹ thuật của khách hàng
