Quá tải thông tin là tình trạng thông tin bị dư thừa khi số lượng thông tin đầu vào cho một tổ chức vượt quá khả năng xử lý của tổ chức. Đây là một trong những vấn đề mọi chủ doanh nghiệp luôn tìm cách để cải thiện và đưa ra các quyết định tốt hơn.
Đối với mỗi nhân viên, khối lượng công việc yêu cầu sự cộng tác, làm việc nhóm và quản lý các dự án ngày càng tăng cao đồng nghĩa với việc họ thường phải tiếp nhận nhiều thông tin cùng lúc từ nhiều nguồn như Email, Group chat, Mạng xã hội, v.v. và vô số các phần mềm, các kênh giao tiếp khác nhau.
- dành quá nhiều thời gian để kiểm tra và tìm kiếm thông tin từ email. Trung bình mỗi nhân viên kiểm tra email của họ 36 lần/giờ
- bị mất tập trung và bị nhiễu thông tin từ vô số các tin nhắn thảo luận trong group chat, trung bình là 56 lần/ngày
- tìm kiếm, gửi và phản hồi trên các tài liệu được lưu trữ rải rác ở khắp nơi, từ Google Drive cho đến ổ cứng. Theo báo cáo của McKinsey, mỗi nhân viên mất khoảng 1 ngày/tuần chỉ để tìm kiếm các tài liệu, thông tin cần thiết.
Bài viết dưới đây của Global Link Asia Digital sẽ chứng minh: Confluence giúp doanh nghiệp/ nhóm làm việc của bạn vượt qua tình trạng quá tải thông tin, tiết kiệm đáng kể thời gian để cùng nhau hoàn thành nhiều công việc hơn.
Trước hết, Confluence là gì?
Confluence là một nền tảng làm việc nhóm mạnh mẽ, một “bách khoa toàn thư” của doanh nghiệp, cho phép các nhóm làm việc cộng tác trực tuyến và chia sẻ, quản lý thông tin hiệu quả.
Xem video sau đây để hiểu hơn về Confluence
Tiếp theo, hãy cùng tìm hiểu bằng cách nào Confluence giúp doanh nghiệp không ngừng tiến về phía trước ngay cả trong thời đại “quá tải thông tin”.
1. Confluence giúp doanh nghiệp lưu trữ mọi tài liệu để không ngừng cải tiến quy trình làm việc
Mỗi nhân viên một ngày có biết bao loại thông tin cần thu thập và xử lý, nào là quy trình công việc, hướng dẫn sử dụng, các lưu ý, mục tiêu của dự án, yêu cầu của khách hàng, v.v.
Việc lưu trữ các tài liệu về công việc sẽ giúp nhân viên không cần phải ghi nhớ quá nhiều thông tin mà luôn có nguồn tài liệu tham khảo uy tín, minh bạch và nhất quán.
Sản phẩm, quy trình hay kế hoạch, v.v. của các nhóm dự án nếu không được ghi lại thì doanh nghiệp làm sao có thể dựa trên thông tin cũ để tiếp tục nâng cấp, tối ưu. Hãy tưởng tượng quy trình tuyển dụng phức tạp của một công ty sẽ gặp nhiều khó khăn như thế nào nếu không có tài liệu ghi chú lại một cách bài bản, cô đọng.
Không gian lưu trữ thông tin của Confluence
Với Confluence, mọi người có thể dễ dàng truy cập vào mọi tài liệu liên quan và có thể cập nhật, chỉnh sửa và cộng tác trực tuyến trên các văn bản.
“Confluence là “kim chỉ nam” cho tất cả mọi công việc của chúng tôi. Vào ngày đầu tiên đi làm, những nhân viên mới sẽ được giới thiệu truy cập vào Confluence và đọc những nội dung trong đó. “Làm thế nào để tôi báo cáo với sếp?” hay “Làm thế nào để thực hiện công việc của mình”, bất cứ điều gì họ muốn biết đều có ở trong đó.”
Evan Lerer, Giám đốc kỹ thuật của Redfin
Confluence cũng cho phép kết hợp hàng trăm định dạng nội dung khác nhau (văn bản, biểu đồ, hình ảnh, sơ đồ Gantt, lịch trình, v.v.) trong một tài liệu để trực quan hóa và tương tác với nội dung dễ dàng hơn.
2. Cơ cấu tổ chức thông tin trong phần mềm Confluence giúp tìm kiếm thông tin dễ dàng hơn
Một giải pháp để tiết kiệm thời gian tìm kiếm thông tin là: Hãy tạo ra các nguyên tắc về cách lưu trữ thông tin của doanh nghiệp bạn.
Không có công thức nào để làm điều này, miễn là bạn có thể truyền đạt được cách làm đó cho nhóm của mình và khiến mọi người đều tuân theo nó. Confluence cung cấp một không gian với rất nhiều tính năng để doanh nghiệp lưu trữ thông tin theo cách của riêng mình.
2.1 Không gian lưu trữ thông tin của Confluence tạo nên một cây tài liệu (Page Tree) để trực quan hóa rõ ràng cách sắp xếp thông tin
Confluence giúp việc quản lý các phiên bản và lưu trữ dễ dàng hơn nhờ có:
- các Không gian (Spaces) – không gian thảo luận chung cho một dự án hay một phòng ban
- các Trang tính (Page) – trang tính để soạn thảo văn bản, cộng tác trực tuyến, thảo luận hiệu quả. Các trang tính này còn dễ dàng được chia thành các trang con (Sub-Page) cho mục đích phân nhỏ, phân nhóm nội dung và thảo luận sâu hơn các vấn đề liên quan.
Từ đó tạo nên một sơ đồ Wikipedia Cây tài liệu (Page tree) để trực quan hóa cách cấu trúc thông tin, giúp nhân viên dễ dàng tìm kiếm, sắp xếp và quản lý thông tin một cách khoa học.
Cây tài liệu trong Confluence
2.2 Không gian lưu trữ thông tin của Confluence giúp mọi nhân viên đều biết nên tìm tài liệu đó ở đâu
“Với Confluence, mọi người đều biết phải tìm gì đó ở đâu, vì vậy bạn đang giảm thiểu được rất nhiều thời gian lãng phí dành cho việc đặt câu hỏi về quy trình hoặc tìm kiếm các tài liệu. Tất cả đều ở đó, và chúng tôi vẫn đang tiếp tục tối ưu, cập nhật và chia sẻ những kiến thức của mình trên Wikipedia của chúng tôi nhờ có Confluence”
Heather Physioc, Giám đốc điều hành tại VMLY&R
Confluence cũng đóng vai trò là kho lưu trữ tất cả các tập tin của bạn ở một nơi để có thể truy cập được dễ dàng. Khi muốn chia sẻ tài liệu cho đồng nghiệp, thay vì bạn phải lục tung ổ cứng của mình, sau đó gửi tệp đi, chờ đồng nghiệp tải xuống và phản hồi, bạn chỉ cần gửi cho họ một đường link duy nhất.
Và không chỉ dừng lại tại đó…
- Các tài liệu trên Confluence có thể được tùy chỉnh linh hoạt quyền truy cập (Tính năng Permission) để nhân viên tiếp cận với đúng thông tin nhưng vẫn đảm bảo tính bảo mật trong không gian làm việc mở.
- Doanh nghiệp có thể xây dựng kho tri thức theo các lĩnh vực chuyên môn, phòng ban, dự án không giới hạn số lượng và phân chia linh hoạt các tài liệu theo các danh mục/ trang (Tính năng Page), theo các nhãn (Tính năng Label), theo tên chủ đề, theo câu hỏi.
- Các nhân viên có thể hỏi – đáp về các kiến thức nội bộ dễ dàng thông qua các trang lưu trữ Những câu hỏi thường gặp (FAQ) hoặc đặt câu hỏi mới – tiếp nhận câu trả lời – tương tác với người trả lời
3. Confluence giúp doanh nghiệp giảm thiểu lượng thông tin một cách tối ưu nhất
Giữa tình trạng quá tải thông tin, điều doanh nghiệp cần quan tâm chính là mức độ ưu tiên giữa các loại thông tin. Quá trình đưa ra quyết định là một quá trình phân biệt giữa những gì cần thiết và không cần thiết.
Confluence cung cấp các mẫu template văn bản tập trung vào giải quyết các vấn đề khác nhau và các yếu tố ưu tiên khác nhau trong doanh nghiệp. Gần 100 mẫu template này có giao diện vô cùng tinh gọn, bắt mắt và được thiết kế bởi các chuyên gia hàng đầu thế giới.
Ví dụ: Nếu doanh nghiệp của bạn ưu tiên các dự án dựa theo mục tiêu của công ty, bạn có thể nhanh chóng sử dụng mẫu template để thiết lập và theo dõi OKRs (Objective Key Results), cũng như hỗ trợ lập kế hoạch chiến lược chung và thiết lập mục tiêu. Nhờ đó, bạn tiết kiệm được rất nhiều thời gian thay vì phải động não để suy nghĩ nên bắt đầu với nội dung gì.
Mẫu template OKRs trong Confluence
“Tôi thật sự yêu thích các mẫu template Confluence. Nếu bạn muốn đưa ra quyết định, sẽ có một mẫu, một framework để làm điều đó. Bạn không cần biết quy trình kinh doanh là gì, vì mẫu sẽ cho bạn thấy điều đó.”
José Lorenzo Rios Guerrero, Giám đốc Hệ thống Thông tin Quản lý tại Yutaka Tech
Ngoài ra, doanh nghiệp của bạn cũng nên thống nhất luồng thông tin nào cần được ưu tiên trước, ví dụ như: từ email, bảng tin, thông báo và đến các tài liệu.
Nhân viên của bạn cũng có thể thảo luận trực tiếp trong tài liệu họ đang làm việc hoặc tích hợp Confluence với Slack để giảm tải các tin nhắn từ vô vàn group chat đến với nhân viên của bạn. Ngoài ra, chức năng tìm kiếm nâng cao của Confluence sử dụng công nghệ máy học để ưu tiên kết quả tìm kiếm cho bạn.
4. Confluence giúp tự động hóa để giải phóng thời gian
Bạn có bao giờ nghĩ không gian quản lý tài liệu của mình có thể tự động đặt tên tập tin, xuất ra toàn bộ báo cáo chỉ với một cú click chuột, tự động điều chỉnh lỗi chính tả/ngữ pháp, hay tự động thông báo khi có thông tin quan trọng được cập nhật, v.v.?
Nhân viên của bạn sẽ không phải mất thêm hàng giờ đồng hồ thực hiện các công việc thủ công như: nhắc nhở đồng nghiệp, nhập đi nhập lại cùng một dữ liệu trên nhiều nền tảng, chờ đợi phản hồi, v.v. với sự giúp đỡ của Confluence.
Tính năng lập ra các nguyên tắc chung trong việc sử dụng Confluence để tự động hóa quá trình xử lý thông tin
Confluence có khả năng tích hợp với hơn 3000 ứng dụng, cho phép bạn thực hiện những công việc như theo dõi thời gian, tự động hóa báo cáo và kết nối kho lưu trữ nội dung với các phần mềm khác.
Confluence tích hợp dễ dàng với lịch trình (calendar) của bạn để đồng bộ hóa thông tin một cách tự động
Kết luận
Đó là cách Confluence giúp doanh nghiệp của bạn khắc phục những nhược điểm của quá tải thông tin. Confluence sẽ giúp nhân viên của bạn tìm kiếm thông tin nhanh chóng hơn, sắp xếp và quản lý thông tin một cách khoa học hơn, tối ưu lượng thông tin cần được tạo ra, và tự động hóa để quá trình xử lý thông tin trở nên tinh gọn. Và Confluence còn rất nhiều những tính năng vượt trội khác.
Hiểu được những khó khăn trong việc ứng dụng công nghệ hiệu quả, Global Link Asia Digital sẽ hỗ trợ doanh nghiệp từng bước tiếp cận và ứng dụng Confluence trong quá trình chuyển đổi số, bao gồm:
Global Link Asia Digital tự hào là đối tác chính thức của ATLASSIAN tại thị trường Châu Á – Thái Bình Dương, làm việc trực tiếp và cung cấp các sản phẩm – dịch vụ CHÍNH HÃNG với mức giá ƯU ĐÃI, hỗ trợ trọn gói bằng tiếng Việt hoặc tiếng Anh.
Liên hệ ngay để được tư vấn:
- Hotline Singapore: (+65) 3158 3969
- Hotline Việt Nam: (+84) 0938 59 05 95
- Email: Tony.ho@digitaltransformations.tech
![{"A?":"B","a":5,"d":"B","h":"www.canva.com","c":"DAErYpzSoNQ","i":"vBtDERuJYTJMxWmqMYJIXg","b":1636324516714,"A":[{"A?":"K","A":165.1606004433968,"B":254.55753584803807,"D":690.8849283039235,"C":77.49819608422851,"a":{"A":[{"A?":"A","A":"The Future of Work \n"}],"B":[{"A?":"A","A":{"color":{"B":"#ffffff"},"leading":{"B":"960.0"},"font-size":{"B":"65.3334"},"font-family":{"B":"YAD7QhG2T6o,0"},"text-align":{"B":"center"}}},{"A?":"B","A":19},{"A?":"A","A":{"font-style":{"B":"normal"}}},{"A?":"B","A":1},{"A?":"A","A":{"color":{"A":"#ffffff"},"leading":{"A":"960.0"},"font-size":{"A":"65.3334"},"font-family":{"A":"YAD7QhG2T6o,0"},"text-align":{"A":"center"},"font-style":{"A":"normal"}}}]},"b":{},"j":{"A":[{"A":"neon","B":{"intensity":"0.01"}}]},"d":"A","g":false,"h":"A"}],"B":1200,"C":628}](https://www.digitaltransformations.tech/wp-content/uploads/2021/11/phan-mem-quan-ly-cong-viec-atlassian-nasa-cau-chuyen-thanh-cong-p1-256x256.png)
