Hơn 180,000 công ty, hàng triệu nhóm làm việc/ phòng ban trên toàn thế giới, từ các nhóm làm việc nhỏ, start-up đến các doanh nghiệp thuộc Global Fortune (NASA, SPACEX, United Airline, Hubspot, Tesla, v.v.) và các cơ quan chính phủ nước ngoài đã ĐỀU ĐANG sử dụng phần mềm Confluence để làm việc nhóm từ xa, cộng tác trực tuyến một cách đơn giản – hiệu quả – hiệu quả.
Bài viết của Global Link Asia Digital là bài viết duy nhất và đầy đủ nhất mà bạn cần đọc để có cái nhìn toàn diện nhất về những tính năng vượt trội của Confluence và đi kèm là những tips hữu ích để ứng dụng triệt để Confluence cho doanh nghiệp.
1. Phần mềm Confluence là gì?
Confluence là phần mềm làm việc từ xa/ nền tảng cộng tác trực tuyến cho mọi phòng ban của doanh nghiệp. Bên cạnh đó, phần mềm Confluence còn được sử dụng như một “bách khoa toàn thư” của doanh nghiệp để lưu trữ, chia sẻ và quản lý thông tin một cách hiệu quả.
Confluence là một công cụ cộng tác mạnh mẽ – đa chức năng – liên tục cập nhật các tính năng mới. Confluence thực hiện chức năng của:
- một phần mềm quản lý dự án tinh gọn,
- một nền tảng mạng xã hội nội bộ – cập nhật và kết nối trong thời gian thực,
- một Wikipedia cho tri thức, nguồn lực nội bộ doanh nghiệp – giúp nhân sự mới dễ dàng bắt nhịp tiến độ và nhóm làm việc tìm kiếm thông tin vô cùng hiệu quả – nhanh chóng,
- một công cụ soạn thảo văn bản – bình luận và chỉnh sửa trong thời gian thực, cùng nhóm làm việc một cách nhanh chóng.
TẤT CẢ TRONG 1 – nhưng chỉ TRÊN 1 NỀN TẢNG DUY NHẤT, và quan trọng là ONLINE.
2. Tính năng của phần mềm Confluence: Confluence dùng để làm gì?
2.1 Confluence sở hữu mọi tính năng của một phần mềm QUẢN LÝ MỌI DỰ ÁN cho tất cả các phòng ban
một cách hiệu quả – chuyên nghiệp – thay thế các phần mềm rời rạc như Word, Excel, Email, Viber, WhatsApp, Google Drive, DropBox, Google Calendar, v.v.
Confluence có hơn 70+ mẫu văn bản thảo luận dự án
Vạch ra kế hoạch dự án nhanh chóng, trao đổi mọi ý tưởng liền mạch, ra quyết định – triển khai – theo dõi hiệu quả của dự án một cách dễ dàng & trực quan trên 70+ mẫu văn bản được thiết kế bởi chuyên gia
Tham khảo các mẫu template quản lý dự án trên Confluence tại đây
Confluence giúp tạo, chia sẻ và cập nhật tiến độ dự án ở CÙNG MỘT NƠI.
- Cho phép nhiều thành viên cùng soạn thảo trên cùng văn bản.
- Thúc đẩy chia sẻ các ý tưởng và ý kiến thông qua giao diện tương tác cao:
- Trực quan hóa nội dung trao đổi dễ dàng bằng cách nhúng hình ảnh, video, tệp đính kèm, biểu đồ, sơ đồ Gantt, v.v. để nâng tầm biên bản cuộc họp/ các báo cáo công việc.
- Nhận xét, trao đổi qua các bình luận (Tính năng In-line comments & Page comments), thả biểu tượng cảm xúc (Tính năng Emoji), đề cập để thành viên khác cùng tham gia vào cuộc thảo luận (Tính năng Mention) and visual elements such as images, GIFs, and emojis, file.
- Sắp xếp các trang theo cấu trúc khoa học, dễ tìm kiếm (Tính năng Structured Page Tree).
Confluence có thể tích hợp tính năng (Tính năng Apps & Integrations)
Khả năng tích hợp với hơn 3,000 phần mềm phổ biến khác của doanh nghiệp để tạo nên không gian quản lý – triển khai dự án không gián đoạn.
- Tích hợp với phần mềm quản lý quy trình làm việc tự động Jira (Jira Work Mangaement, Jira Service Management, Jira Software) để:
- Giao việc ngay khi đang thảo luận chỉ với 1 cú click chuột;
- Tổng hợp tự động các công việc được thực hiện ở Jira thành một bảng biểu trực quan ở Confluence.
- Tích hợp với phần mềm ngoài hệ sinh thái của Atlassian: Zoom, Microsoft Team, Google Sheet, Diagram, signNow, v.v. để đáp ứng nhu cầu đa dạng của dự án.
“Confluence đã mang đến cho chúng tôi không gian tập trung cho tất cả các nhóm làm việc và mọi phòng ban để soạn thảo, theo dõi tiến độ và cùng cộng tác với toàn bộ công ty Nextiva.”
Josh Costella, Chuyên gia Cấp cao về Giải pháp tại Nextiva
2.2 Confluence cung cấp mọi tính năng của một nền tảng MẠNG XÃ HỘI NỘI BỘ cho doanh nghiệp
để thúc đẩy văn hóa chia sẻ cởi mở – minh bạch giữa nhân viên mọi cấp độ/ mọi phòng ban
Trang Home được cá nhân hóa với mỗi nhân viên theo mục đích sử dụng/ sở thích của từng nhân viên, để truyền tải thông điệp phù hợp và hiệu quả:
- các bài viết chia sẻ về công việc (Tính năng Blog),
- các công văn mới nhất (Tính năng Announcements) và
- các cập nhật công việc mới nhất của các thành viên khác (Tính năng Feed).
Lưu trữ và trình bày thông tin khoa học, rõ ràng, nhất quán (Tính năng Structured Page Tree với Space, Page, Sub-page) để duy trì dòng chảy thông tin trong doanh nghiệp.
- Lưu trữ mọi thông tin doanh nghiệp muốn chia sẻ đến toàn thể nhân viên: Tầm nhìn, Sứ mệnh, Mục tiêu hàng năm/ hàng tháng, văn hóa làm việc với khách hàng, thông tin về sản phẩm/ dịch vụ, v.v. của công ty
- Cập nhật các tin tức mới dễ dàng, nhanh chóng, chia sẻ các thông điệp tích cực gắn với giá trị, văn hóa công ty: tuyên dương thành viên, chào đón nhân viên mới, thể lệ cuộc thi, v.v.
- Nhận chuông thông báo (Tính năng Notifications) về bất cứ cập nhật công việc hay tương tác nào với các đồng nghiệp
- Cho phép tùy chỉnh linh hoạt quyền truy cập (Tính năng Permission) để nhân viên tiếp cận với đúng thông tin và vẫn đảm bảo tính bảo mật trong không gian làm việc mở.
“Mọi những thông tin bạn cần biết hay muốn thành viên khác biết đều có trên Confluence.”
Katie Burke – Giám đốc Nhân sự, HubSpot
2.3 Phần mềm Confluence tạo nên một Wikipedia – tri thức nội bộ doanh nghiệp
để lưu trữ, quản lý thông tin – tài nguyên tri thức của doanh nghiệp theo cấu trúc khoa học, chặt chẽ & dễ tìm kiếm
- Xây dựng kho tri thức theo các lĩnh vực chuyên môn, phòng ban, dự án không giới hạn số lượng (Tính năng Structured Page Tree với Space, Page, Sub-page)
- Phân chia linh hoạt các tài liệu tri thức theo các danh mục/ trang (Tính năng Page), theo các nhãn (Tính năng Label), theo tên chủ đề, theo câu hỏi
- Hỏi đáp về các kiến thức nội bộ dễ dàng thông qua các trang lưu trữ Những câu hỏi thường gặp (FAQ) hoặc đặt câu hỏi mới – tiếp nhận câu trả lời – tương tác với người trả lời
- Quản lý tài nguyên nội bộ doanh nghiệp tối ưu (đăng ký – phê duyệt – cập nhật): đăng ký phòng họp, xe cộ, yêu cầu mua các vật dụng cần thiết, v.v.
để thúc đẩy văn hóa chia sẻ kiến thức trong doanh nghiệp
2.4 Confluence là một công cụ soạn thảo và cộng tác trên các văn bản/ tài liệu
để biến mọi “thảo luận” thành “hành động” với gần 100 mẫu có sẵn.
Không chỉ dừng lại ở một phần mềm soạn thảo văn bản thông thường,…
Confluence cho phép các thành viên cộng tác trực tuyến trên cùng một văn bản (Tính năng Real-time editting).
Confluence biến “thảo luận” thành hành động với hàng trăm định dạng văn bản (Tính năng Macros) động – trực quan – tương tác cao như bảng biểu, sơ đồ quy trình, sơ đồ Gantt, lịch trình, v.v.
Confluence giúp tìm kiếm các trang dễ dàng với Bộ lọc tìm kiếm nâng cao (Tính năng Advanced Search) (theo ngày tháng, trạng thái, người soạn trang, người tương tác trang, v.v.)
Confluence giúp người dụng soạn văn bản có thể được để ở dạng Bản nháp (Tính năng Draft) hoặc Hiển thị (Tính năng Publish) cho những người dùng khác xem.
Confluence cung cấp các Phân tích (Tính năng Insight) tiến độ chỉnh sửa tài liệu để theo dõi hiệu quả.
3. Các con số chứng minh hiệu quả của phần mềm Confluence
“Confluence được tin dùng bởi hơn 10 triệu người dùng trên toàn thế giới – trong đó có các doanh nghiệp trong top 500 Global Fortune như NASA, United Airline, SpaceX, v.v.”
“Confluence là phần mềm đứng thứ #3 thế giới về khả năng cộng tác trực tuyến không giới hạn” – Theo thống kê của Datanyze.
“Confluence giúp tiết kiệm 60% thời gian dành cho các cuộc họp nhóm.”
4. Kết luận
Hiểu được những khó khăn trong việc ứng dụng công nghệ hiệu quả, Global Link Asia Digital sẽ hỗ trợ doanh nghiệp từng bước tiếp cận và ứng dụng triệt để phần mềm Confluence trong quá trình chuyển đổi số, bao gồm:
Global Link Asia Digital tự hào là đối tác chính thức của ATLASSIAN tại thị trường Châu Á – Thái Bình Dương, làm việc trực tiếp và cung cấp các sản phẩm – dịch vụ CHÍNH HÃNG với mức giá ƯU ĐÃI, hỗ trợ trọn gói bằng tiếng Việt hoặc tiếng Anh.
Liên hệ ngay để được tư vấn:
- Hotline Singapore: (+65) 3158 3969
- Hotline Việt Nam: (+84) 0938 59 05 95
- Email: Info@digitaltransformations.tech
![{"A?":"B","a":5,"d":"B","h":"www.canva.com","c":"DAErYpzSoNQ","i":"vBtDERuJYTJMxWmqMYJIXg","b":1636324516714,"A":[{"A?":"K","A":165.1606004433968,"B":254.55753584803807,"D":690.8849283039235,"C":77.49819608422851,"a":{"A":[{"A?":"A","A":"The Future of Work \n"}],"B":[{"A?":"A","A":{"color":{"B":"#ffffff"},"leading":{"B":"960.0"},"font-size":{"B":"65.3334"},"font-family":{"B":"YAD7QhG2T6o,0"},"text-align":{"B":"center"}}},{"A?":"B","A":19},{"A?":"A","A":{"font-style":{"B":"normal"}}},{"A?":"B","A":1},{"A?":"A","A":{"color":{"A":"#ffffff"},"leading":{"A":"960.0"},"font-size":{"A":"65.3334"},"font-family":{"A":"YAD7QhG2T6o,0"},"text-align":{"A":"center"},"font-style":{"A":"normal"}}}]},"b":{},"j":{"A":[{"A":"neon","B":{"intensity":"0.01"}}]},"d":"A","g":false,"h":"A"}],"B":1200,"C":628}](https://www.digitaltransformations.tech/wp-content/uploads/2021/11/phan-mem-quan-ly-cong-viec-atlassian-nasa-cau-chuyen-thanh-cong-p1-256x256.png)
