SignNow được xếp hạng là 1 trong 3 giải pháp phần mềm chữ ký điện tử hàng đầu thế giới theo báo cáo G2 Crowd’s Grid® | Mùa xuân 2019. “Điểm số đo lường sự hài lòng của khách hàng cao và số lượng người dùng tăng vượt bật là hai yếu tố chính khiến SignNow trở thành phần mềm chữ ký điện tử dẫn đầu G2 Crowd Mùa xuân 2019.” Bên cạnh đó, còn rất nhiều yếu tố khác khiến SignNow trở thành lựa chọn hàng đầu cho doanh nghiệp ở mọi quy mô.
Bài viết của Global Link Asia Digital sẽ mang đến những thông tin chính xác, đánh giá trung thực về hiệu quả tương quan giữa các phần mềm chữ ký điện tử hàng đầu thế giới SignNow – AdobeSign – DocuSign – HelloSign để giúp các doanh nghiệp lựa chọn được phần mềm phù hợp nhất.
1. Giới thiệu các phần mềm chữ ký điện tử hàng đầu thế giới
Đầu tiên, SignNow, AdobeSign, DocuSign, HelloSign là những phần mềm chữ ký quốc tế có tiêu chuẩn pháp lý quốc tế cao, phù hợp với mọi quốc gia, thị trường khác nhau, chuẩn hóa quy trình làm việc theo xu hướng toàn cầu.
Đây là những gã khồng lồ dẫn đầu công nghệ về chữ ký điện tử với những tính năng cập nhật không ngừng và điểm khác biệt lớn nhất của các phần mềm quốc tế này với các phần mềm chữ ký số trong nước (như BKAVCA, SmartSign, NEWCA, Viettel-CA, v.v.) là nó cho phép tích hợp và tùy chỉnh workflow ký – lưu trữ hợp đồng trực tuyến theo đúng quy trình của doanh nghiệp.
SignNow được thiết kế và phát triển bởi công ty công nghệ hàng đầu Airslate, với hơn 45.000 khách hàng và gần 6 triệu người dùng, là một giải pháp chữ ký điện tử đầy đủ tính năng, dễ sử dụng và tiết kiệm chi phí. SignNow thường xuyên giành được các giải thưởng vì tính dễ sử dụng và có các ứng dụng di động trực quan và phổ biến cho iOS và Android.
Không thể phủ nhận sự phổ biến của DocuSign với 200 triệu người dùng trên toàn thế giới. Công ty là nhà cung cấp giải pháp chữ ký điện tử chuyên dụng, có thể xử lý các yêu cầu khắt khe nhất của khách hàng bằng cách cung cấp trải nghiệm đơn giản, nhanh chóng.
Nền tảng quy trình làm việc kỹ thuật số của HelloSign – bao gồm eSignature, quy trình làm việc kỹ thuật số và các giải pháp fax điện tử – giúp hơn 80.000 khách hàng và hàng triệu người dùng chốt các giao dịch mua bán nhanh hơn, tuyển dụng mới một cách dễ dàng hơn, hoàn tất tài liệu mà không mắc nhiều lỗi, v.v.
Với tên gọi trước đây là EchoSign, Adobe Sign là một phần của “gia đình phần mềm” Adobe và được nhiều người coi là chuẩn mực của chữ ký trực tuyến. Được hỗ trợ bởi Adobe, Adobe Sign cung cấp các tính năng chuyên nghiệp, vượt trội về bảo mật và tích hợp.
Các yếu tố nên đặt lên bàn cân so sánh để lựa chọn ra phần mềm tốt nhất cho doanh nghiệp sẽ dựa trên 3 tiêu chí:
- Tính năng
- Giá cả
- Loại hình công ty phù hợp
2. So sánh bộ chức năng của các phần mềm chữ ký điện tử
SignNow |
DocuSign |
HelloSign |
AdobeSign |
|
| Thư việc trực tuyến với hơn 85,000 biểu mẫu pháp lý có sẵn | ||||
| Tính năng ký hợp đồng | ||||
| Đăng tải chữ ký | ||||
| Tự động điền vào chỗ trống của các trường chữ ký trong 1 cú nhấp chuột | ||||
| Chuyển hướng người nhận đến trang web sau khi ký | Mỗi URL/tài khoản | |||
| Hệ thống Thông báo tự động và giám sát hợp đồng (Audit Trail) | ||||
| Đặt ngày hết hạn hợp đồng | ||||
| Xuất lịch sử và mọi dữ liệu của hợp đồng trực tuyến trong suốt quy trình ký trực tuyến | ||||
| Tạo ID riêng biệt cho mỗi tài liệu | ||||
| Mẫu có sẵn | ||||
| Tự thiết kế các mẫu để có thể sử dụng nhiều lần | ||||
| Thu các khoản thanh toán bằng việc điền các biểu mẫu | ||||
| Thêm các trường có điều kiện | ||||
| Thêm, chỉnh sửa hình ảnh thương hiệu để tối ưu trải nghiệm người dùng | ||||
| Nhập các trường tùy ý | ||||
| Cộng tác trực tuyến | ||||
| Chỉnh sửa, thao tác, trao đổi trên tài liệu cùng với các thành viên trong nhóm | ||||
| Tạo nhóm gồm nhiều user chịu trách nhiệm cho một văn bản, hạn chế quyền truy cập cho các thành viên không liên quan | ||||
| Gửi một lúc nhiều tài liệu để tiết kiệm thời gian | ||||
| Thiết bị | ||||
| Ứng dụng cho phép truy cập | IOS, Android | IOS, Android | IOS, Android | IOS, Android |
| Chế độ kiosk trên máy tính bảng (iOS, Android) | ||||
| Chế độ Offline | ||||
| Bảo mật | ||||
| Tuân thủ HIPPA | ||||
| Giải pháp chữ ký điện tử cung cấp qua mạng nội bộ riêng với người sử dụng | ||||
| Lọc email dựa trên nền tảng đám mây (Advanced thread protection) | ||||
| Yêu cầu xác nhận danh tính người ký | Free of | |||
| Khả năng tích hợp và API | ||||
| Khả năng tích hợp đa dạng | 200+ Salesforce, NetSuite, Microsoft Dynamics 365, Microsoft Teams, Slack, Box, G Suite, Oracle, Microsoft 365, OneDrive, Dropbox | 350+ Salesforce, NetSuite, Google Drive, Oracle, Microsoft Dynamics 365, Dropbox, Box | Box, Google Drive, Dropbox, G Suite, Hubspot, Onedrive, Salesforce, Oracle | Box, Evernote, Salesforce, Nintex, Microsoft Dynamics 365, Oracle, Egnyte, Dropbox |
| Tích hợp API | ||||
| Lưu lượng sử dụng | ||||
| Số lượng hợp đồng thực hiện mỗi năm | 1,000 lượt gửi/người dùng/năm đối với phiên bản Business Premium & 3,000 lượt gửi/người dùng/năm cho phiên bản Enterprise | 100 lượt gửi/ năm | Không có thông tin | Không có thông tin |
| Giao dịch được tính như thế nào | Khi 1 tài liệu được ký và hoàn tất | Mỗi khi một yêu cầu ký được khởi tạo | Mỗi khi một yêu cầu ký được khởi tạo | Không có thông tin |
Biểu mẫu có sẵn
Đầu tiên, về tính năng các mẫu có sẵn, Signnow là giải pháp duy nhất có thư viện trực tuyến với hơn 85.000 biểu mẫu pháp lý để sẵn sàng sử dụng.
Tính năng ký hợp đồng
Bên cạnh khả năng tạo và đăng tải chữ ký đơn giản, SignNow còn có khả năng tự động điền vào các trường, bao gồm 3 loại trường: Nội dung chữ, Chữ ký, Ngày tháng. Ví dụ:
- Nội dung chữ: người dùng có thể tạo nhãn cho những từ thường hay sử dụng cho các trường, từ đó có thể nhanh chóng lựa chọn nhãn với nội dung có sẵn thay vì gõ lại
- Chữ ký: khi chữ ký của người dùng đã được lưu thì chữ ký cũng sẽ tự động xuất hiện khi nhấp vào các trường chữ ký
- Ngày tháng: được thiết lập sẽ tự động xuất hiện ngày hiện tại khi nhấp vào
Cũng như các phần mềm khác SignNow cũng cho phép chuyển hướng người nhận đến các trang web mong muốn sau khi ký
Hệ thống Thông báo tự động và giám sát hợp đồng (Audit Trail)
Hầu hết các phần mềm (trừ HelloSign) đều có khả năng thiết lập ngày hết hạn hợp đồng để tạo nhắc nhở phù hợp. Để đảm bảo tính bảo mật và chống giả mạo, mỗi hợp đồng khởi tạo bởi phần mềm đều sẽ được tạo một ID riêng biệt (trừ AdobeSign)
Các phần mềm chữ ký điện tử quốc tế đều có khả năng kiểm toán hợp đồng trực tuyến (Audit Trail). Audit Trail là tính năng vô cùng hữu ích trong việc phát hiện ra gian lận trong một tổ chức. Ngoài việc ghi lại siêu dữ liệu đằng sau mỗi giao dịch hợp đồng được tạo, Audit Trail cũng ghi lại dữ liệu chỉnh sửa, cộng tác của người dùng trên các hợp đồng.
Mẫu có sẵn
Ngoại trừ HelloSign thì các phần mềm cho phép người dùng tạo và tùy chỉnh điều kiện cho các trường để đảm bảo người nhận điền đúng thông tin/ định dạng theo yêu cầu. Một số loại trường có điều kiện thường hay dùng có thể kể đến là số điện thoại, email, ngày tháng năm, v.v. Đặc biệt với những hợp đồng phức tạp thì càng yêu cầu tính chính xác, minh bạch càng cao.
Các phần mềm chữ ký điện tử này hầu hết đều cho phép doanh nghiệp thêm, chỉnh sửa hình ảnh thương hiệu trên các email hợp đồng tự để tối ưu trải nghiệm người dùng.
Cho phép người ký thanh toán trong khi ký tài liệu của bạn. Dù bạn là một kỹ sư muốn thu tiền dự án, chuẩn bị nộp thuế CPA, team tư vấn luật hay chủ nhà đất quản lý tài sản, giải pháp hỗ trợ thanh toán của các phần mềm sẽ loại bỏ gánh nặng của việc kiểm tra hàng loạt email và tự động hóa workflow giao dịch
Cộng tác trực tuyến: Khả năng cộng tác trên tài liệu như phân quyền, feedback và theo dõi tiến độ chung của dự án, v.v. thì các phần mềm quốc tế đều đáp ứng đầy đủ.
Thiết bị: vì là các ứng dụng điện toán đám mây nên các phần mềm đều có thể sử dụng trên các thiết bị Android, IOS. Tuy nhiên, chỉ có signNow cho phép kích hoạt chế độ Ki-ốt trên máy tính bảng, đáp ứng với thói quen sử dụng nhiều loại thiết bị di động khác nhau.
Bảo mật
Các phần mềm chữ ký điện tử quốc tế thường có độ bảo mật rất cao. Đối với doanh nghiệp có yêu cầu xác nhận danh tính của người ký, các phần mềm như DocuSign và HelloSign thường sẽ tính một khoảng phí phát sinh, còn signNow thì không
Tích hợp API
Khả năng tích hợp API của signNow được đánh giá cao vì dễ triển khai và thấy được hiệu quả sau thời gian ngắn. Ngay cả các doanh nghiệp nhỏ cũng có thể dễ dàng tích hợp chữ ký điện tử vào quy trình làm việc của họ.
Tóm lại sự kết hợp giữa phần mềm chữ ký điện tử với tính năng ưu việt (nhiều tính năng nhất với hơn 102 tính năng, theo sau là DocuSign với 82 tính năng) và giao diện trực quan dễ sử dụng, dễ tích hợp vào quy trình làm việc, từ đó trở thành một công cụ mạnh mẽ phù hợp với bất kỳ doanh nghiệp ở mọi ngành nghề và quy mô nào.
Mức giá
AdobeSign cung cấp 3 gói có mức giá từ $9,99 USD/người dùng/tháng đến $10,99 USD/người dùng/tháng với số lượng tính năng tăng dần.
Gói Personal do DocuSign cung cấp với mức phí $10 USD/người dùng/tháng chỉ sử dụng được cho cá nhân. Gói Standard cho doanh nghiệp vừa và nhỏ có giá $25 USD/người dùng/tháng.
HelloSign cung cấp gói doanh nghiệp với mức phí cao nhât. Số lượng tài liệu bạn có thể gửi mỗi tháng là không giới hạn, nhưng doanh nghiệp chỉ có thể sử dụng một mẫu template hợp đồng duy nhất và chỉ một người gửi mới có thể truy cập tài khoản.
signNow Price: Bắt đầu với $8/ người dùng/tháng cho gói Doanh nghiệp, SignNow có ba mức phí với sự hỗ trợ các tính năng tăng dần. Doanh nghiệp có thể lựa chọn gói phù hợp nhu cầu và ngân sách.
Chúng tôi tin rằng chữ ký điện tử phải phù hợp với túi tiền của các cá nhân và doanh nghiệp ở mọi quy mô. Mục tiêu của chúng tôi là loại bỏ các nỗ lực thực hiện và dịch vụ trong khi vẫn duy trì một mức giá hợp lý tương ứng và hợp lý với thị trường ký số hiện đại. – Aaron Brenan, giám đốc tiếp thị sản phẩm tại SignNow cho biết.
3. SignNow – Lựa chọn tuyệt vời nhất cho doanh nghiệp vừa và nhỏ
SignNow tự hào vẫn là người bạn tốt nhất trên toàn thế giới của các doanh nghiệp nhỏ. Hơn 60% người đánh giá G2 Crowd đại diện cho các doanh nghiệp nhỏ đã bỏ phiếu ủng hộ SignNow. Như bạn có thể thấy trên biểu đồ bên dưới, có một khoảng cách rất lớn giữa SignNow và các lựa chọn thay thế của nó được đại diện bởi DocuSign và Adobe eSign.
Tự hào là đối tác chính thức của SignNow – AirSlate tại Việt Nam, Global Link Asia Digital sẽ hỗ trợ tư vấn, triển khai phần mềm SignNow cho doanh nghiệp với mức phí ƯU ĐÃI, hỗ trợ bằng Tiếng Anh lẫn Tiếng Việt và xuyên suốt quá trình vận hành. Cụ thể như sau:
1 Tối giản hóa quy trình soạn, ký và lưu trữ hợp đồng cho doanh nghiệp bằng sơ đồ trực quan
2 Triển khai tích hợp phần mềm chữ ký điện tử vào sơ đồ quy trình của doanh nghiệp
3 Làm việc trực tiếp với SignNow để kịp thời giải quyết các vấn đề kỹ thuật của khách hàng