Làm việc trực tuyến đang là xu hướng mới trên toàn thế giới. Từ đó, những cuộc họp trực tuyến được diễn ra thường xuyên hơn là điều bắt buộc để nhân viên nhanh chóng bắt kịp với tiến độ và doanh nghiệp vận hành ổn định. Hai yếu tố quan trọng để việc điều hành các cuộc họp trực tuyến vẫn đảm bảo sự hiệu quả là doanh nghiệp (1) cần nắm vững các nguyên tắc cộng tác trực tuyến và (2) có khả năng áp dụng phần mềm triệt để để vận hành trôi chảy các cuộc họp online.
Bài viết dưới đây cung cấp cho Quý doanh nghiệp các tips cho cuộc họp trực tuyến hiệu quả TRƯỚC, TRONG và SAU cuộc họp. Đặc biệt là cách ứng dụng, phối hợp các phần mềm cộng tác trực tuyến (Confluence, Jira, Flowchart Tool, v.v.) để nâng chất lượng cuộc họp trực tuyến của doanh nghiệp lên một tầm cao mới.
1. Lựa chọn công nghệ cho cuộc họp (Trước cuộc họp)
Đảm bảo trang bị đầy đủ các công nghệ phục vụ cho các mục đích xuyên suốt quá trình họp
Bước đầu tiên để chuẩn bị cho mọi cuộc họp trực tuyến được diễn ra suôn sẻ, bạn cần đảm bảo nhân viên được trang bị các công cụ cần thiết. Bên cạnh việc đảm bảocác yếu tố cơ bản như:
- đầu tư đường truyền Internet và thiết bị hỗ trợ (laptop, iPad, tai nghe,…) chất lượng cao để đảm bảo không gián đoạn,
- không gian giảm thiểu tiếng ồn xung quanh đến tối thiểu,
thì việc lựa chọn ra phần mềm tốt, phù hợp sẽ giúp truyền đạt được tối ưu thông tin đến các thành viên tham gia cuộc họp. Các phần mềm cần đảm bảo được các mục đích dưới đây:
1. Phần mềm tạo không gian trao đổi trực tuyến bằng video
Theo khảo sát 2017 của Polycom, 92% trong số 24000 người được hỏi tin rằng công nghệ video giúp cải thiện mối quan hệ và thúc đẩy tinh thần đồng đội. Một số phần mềm được sử dụng bởi hàng triệu doanh nghiệp và chứng minh hiệu quả cho việc họp trực tuyến có thể kể đến như Zoom, Google Meet, Microsoft Teams, WebEx với tính năng chia sẻ màn hình, quay video rõ nét để giúp người tham gia nắm chắc nội dung của cuộc họp
2. Phần mềm giúp cộng tác dễ dàng, linh hoạt trong buổi họp – nơi các thành viên có thể:
Vạch ra Meeting agenda cho cuộc họp → Doanh nghiệp có thể sử dụng các phần mềm soạn thảo văn bản trực tuyến như Confluence, Google Docs, Sharepoint, Quip, Jive, Dropbox Paper
Cho phép nhiều người có thể ghi chú nhanh, chỉnh sửa trên văn bản cuộc họp trực tuyến để đưa ra ý kiến, trao đổi, brainstorm và nhanh chóng đưa ra những quyết định
- Sử dụng các phần mềm cho phép nhiều người cùng lúc chỉnh sửa trực tiếp trên văn bản (Confluence, Google Docs), trên sơ đồ/ mô hình trực quan (Flowchart Tool, Miro, Lucid Chart,…)
- Hoặc các phần mềm chat, gửi tin nhắn thông thường (Viber, Skype, WhatsApp,..)
Tập trung hóa các thông tin trình bày cho buổi họp: dễ dàng link tới các báo cáo/ các dự án, gắn hình ảnh, gắn thẻ (tag) những người liên quan → Doanh nghiệp có thể sử dụng các phần mềm quản lý dự án, làm việc từ xa hiệu quả giúp tập trung hóa thông tin của dự án hoặc các vấn đề các thành viên cần trao đổi (Slack, Asana, Jira & Confluence,…)
Lưu trữ thông tin các cuộc họp khác nhau theo cấu trúc hợp lý để dễ dàng tìm kiếm và quản lý. → Doanh nghiệp có thể sử dụng các phần mềm quản lý, lưu trữ thông tin tập trung (Google Drive, Google Teams, Confluence
Tuy nhiên, để hiệu quả về chi phí cũng như thời gian, doanh nghiệp nên chọn một phần mềm tích hợp mọi tính năng ở trên thay vì dùng riêng lẻ từng phần mềm. Thật may mắn, Confluence có đầy đủ những tính năng để hỗ trợ hiệu quả và toàn diện cho việc cộng tác trực tuyến xuyên suốt cuộc họp.
Tại sao Confluence là lựa chọn hoàn hảo cho buổi họp online để thay thế cho nhiều phần mềm khác?
Cùng điểm qua các tính năng toàn diện của Confluence dưới đây.
- Confluence có thể thay thế cho các phần mềm soạn thảo văn bản thông thường – cho phép cộng tác nhanh chóng ngay trên văn bản trực tuyến
- Confluence có thể thay thế cho các ổ đĩa, các tệp tin có cấu trúc khó quản lý – nơi lưu trữ an toàn và khoa học cho mọi thông tin/ tài liệu của doanh nghiệp.
- Confluence dễ dàng kết nối các thông tin cần thiết với biên bản cuộc họp.
Đó chỉ là bước đầu để xem xét về tính hữu dụng của phần mềm. Để tối ưu hóa được hiệu quả của các cuộc họp trực tuyến, doanh nghiệp cần áp dụng các nguyên tắc cơ bản, các tips dưới đây để ứng dụng Confluence hiệu quả cho các cuộc họp online của mình.
2. Chuẩn bị đầy đủ cho nội dung cuộc họp (Trước cuộc họp)
Các cuộc họp trực tuyến thường sẽ đòi hỏi nhiều sự chuẩn bị hơn những cuộc họp thông thường. Cùng xem qua danh sách các công việc cần lưu ý để đảm bảo cuộc họp hiệu quả:
Bước 1: Viết Meeting Agenda
Đối với mọi cuộc họp trực tuyến, một bước quan trọng không thể bỏ qua lên kế hoạch cho Meeting Agenda (Lịch trình cuộc họp). Meeting Agenda sẽ bao gồm những điểm chính sau đây:
- Mục đích, mục tiêu của cuộc họp
- Cấu trúc cuộc họp (các mục nội dung sẽ thảo luận, thời gian dự kiến cho từng mục,…)
- Các thành viên trong nhóm là ai, có trách nhiệm gì trong cuộc họp
- Mọi tài liệu, tệp hoặc nghiên cứu có liên quan
- Mỗi chủ điểm khác nhau sẽ có cách dẫn dắt khác nhau để phù hợp với chuyên môn cùng nội dung rõ ràng, logic và không kém phần sáng tạo.
Để quá trình lên ý tưởng và hoàn thành Biên bản cuộc họp trở nên nhanh chóng, Confluence cung cấp hàng loạt các mẫu có sẵn. Các mẫu được cung cấp bởi các chuyên gia Agile hàng đầu thế giới với các khung sườn logic, khoa học, đảm bảo tính cập nhật và đúng chuẩn mực quốc tế.
Việc thiết lập kho template cuộc họp của công ty không chỉ dừng lại ở việc lên ý tưởng cho từng cuộc họp mà còn có giá trị về mặt quản lý và duy trì văn hóa doanh nghiệp. Các khung sườn cuộc họp sau khi được tối ưu sẽ được ứng dụng và đồng bộ hóa cho các cuộc họp khác, đặc biệt là các cuộc họp diễn ra định kỳ. Từ đó nhân viên sẽ còn giảm đáng kể thời gian thực hiện các công việc admin và dành nhiều thời gian cho việc sáng tạo, cải tiến chất lượng công việc.
Bước 2: Thiết lập các nguyên tắc
Bên cạnh một chương trình cuộc họp đã được vạch ra sẵn, nhóm của bạn cũng nên thiết lập các nguyên tắc quan trọng mà các thành viên cần tuân thủ để cuộc họp đi đúng hướng và không lặp lại các sai lầm.
- Xác định cách thức thể hiện mong muốn phát biểu của người tham gia cũng như cách thức điều phối viên cho phép người tham gia phát biểu
Ví dụ: Đối với việc lấy ý kiến của 1-2 người tham gia, bạn có thể áp dụng hình thức nói trực tiếp, đối với việc lấy ý kiến của nhiều thành viên cùng lúc nhiều người thì có thể áp dụng gõ trực tiếp vào biên bản cuộc họp
- Đưa ra các nguyên tắc hành động chung cho mọi thành viên tham gia buổi họp
Ví dụ: Mọi người tham gia có cần bật máy ảnh mọi lúc không hay chỉ người thuyết trình? Mọi người tham gia có nên tắt tiếng điện thoại của họ khi người khác đang nói không? Nếu muốn tạm thời rời khỏi cuộc họp thì cần báo như thế nào để không gián đoạn cuộc họp? Ai là người có thể chỉnh sửa biên bản cuộc họp?, v.v.
- Yêu cầu về việc các thành viên cần sử dụng thành thạo công cụ cộng tác trong cuộc họp.
Để toàn bộ nhân viên sử dụng thành thục và ứng dụng hiệu quả các phần mềm vào các công việc trực tuyến, đặc biệt là với phần mềm quốc tế thì việc đào tạo sử dụng phần mềm cần được tiến hành hiệu quả và tập trung. Doanh nghiệp có thể tiến hành theo 2 cách sau:
1. Sử dụng phần mềm quản lý khóa học trực tuyến e-learning dành cho nội bộ (hay còn gọi là Learning Management System) để tạo khóa học bài bản cho nhân viên, tạo một lần sử dụng được nhiều lần. Từ đó sẽ tiết kiệm được rất nhiều thời gian và công sức học tập cũng như giảng dạt
2. Sử dụng dịch vụ đào tạo training online hướng dẫn sử dụng phần mềm Confluence từ các chuyên gia. Global Link Asia Digital không chỉ cung cấp License phần mềm Confluence với mức giá ưu đãi mà còn tổ chức khóa training sử dụng phần mềm Confluence từ Cơ bản đến Nâng cao được chứng nhận về chất lượng từ nhà cung cấp Atlassian.
Bước 3: Phân các vai trò và nhiệm vụ cụ thể của mỗi thành viên trong cuộc họp
Người điều phối không nhất thiết phải chịu trách nhiệm với hầu hết các công việc như phát ngôn cho đến kiểm soát, ghi chú và xử lý tình huống. Một cuộc họp sẽ càng trở nên hiệu quả hơn khi mọi thành viên tham gia đều nắm một phần trách nhiệm cho chất lượng của cuộc họp.
Lúc này, nhiệm vụ nên được chia nhỏ ra hơn nữa, tuỳ vào tính chất của buổi họp mà team bạn có thể thêm các vị trí như: Người viết biên bản (Note Taker), Người “phá băng” (Ice Breaker), Người kiểm soát thời gian (Time-Keeper), Người đưa quyết định (Decision Maker), Người thi hành nguyên tắc (Enforcer), v.v.
Khi vai trò của mỗi người trong cuộc họp được phân định thì trong Biên bản cuộc họp lúc này cần thể hiện rõ các thông tin trên, đảm bảo cả team đều hiểu giống nhau. Đó là lúc tính năng gắn thẻ người tham gia vào biên bản cuộc họp “@mention” của Confluence trở nên thật sự cần thiết.
Sau khi được phân chia công việc và gắn thẻ @mention vào biên bản cuộc họp, người tham gia sẽ nhận được thông báo ngay trong giao diện của Confluence. Người điều phối không cần phải gửi email và xác nhận qua lại mà các thành viên đã nhanh chóng vào đọc thông tin, bổ sung thông tin cần thiết và bình luận (comment) nếu cần.
3. 4 yếu tố cần có trong và sau cuộc họp để đảm bảo hiệu quả
Một khi đã chuẩn bị kỹ lưỡng trước cuộc họp, bạn chỉ cần nhớ những gợi ý sau đây để cuộc họp diễn ra như đúng kế hoạch.
Về vấn đề kỹ thuật chung:
- Dành ra 5 phút trước cuộc họp để kiểm tra các thiết bị, bản trình chiếu và khả năng kết nối kỹ lưỡng
- Tắt chuông và thông báo để đảm bảo tính bảo mật và chuyên nghiệp
Về vấn đề giữa các thành viên: Cần đảm bảo 4 yếu tố sau xuyên suốt quá trình cuộc họp diễn ra và duy trì ngay cả sau cuộc họp
Nguyên tắc 1: Assume Remote
Tất cả mọi người đều cần có tư duy của trạng thái làm việc từ xa. Trong nhiều trường hợp, một vài thành viên có thể ngồi chung với nhau tại một nơi hoặc trên văn phòng, thì vẫn cần đảm bảo các thông tin cần được trao đổi và ghi lại một cách dễ hiểu và trực quan.
Nguyên tắc 2: Integrity
Chúng ta phải luôn cam kết với những mục tiêu đã đề ra, đảm bảo hoàn thành đúng thời gian và chất lượng dù ở đâu. Một cuộc họp hiệu quả là một cuộc họp đóng vai trò như một bệ phóng cho các ý tưởng trở thành nhiều hành động thiết thực hơn sau cuộc họp.
Confluence không chỉ khiến cuộc họp được đẩy nhanh hơn trước và trong quá trình họp mà nó còn là công cụ hoàn hảo để khởi động và tăng tốc sau cuộc họp. Những người tham dự cuộc họp có thể dễ dàng tìm lại biên bản cuộc họp, được tự động nhận thông báo những thông tin liên quan đến cuộc họp đã qua, và tiếp tục theo dõi công việc cần hoàn thành.
Đó là lý do vì sao nên tận dụng sức mạnh của ngôn ngữ không lời “One picture says all”. Confluence với giao diện thân thiện với người dùng và thao tác kéo – thả dễ sử dụng, người dùng có thể nhanh chóng nhúng các hình ảnh, link, video, v.v. vào văn bản.
Tính năng Confluence khi được sử dụng với Jira – bộ đôi hoàn hảo từ nhà cung cấp Atlassian sẽ còn trở nên mạnh mẽ hơn nữa. Biên bản cuộc họp còn có thể tổng hợp tự động danh sách công việc liên quan được tiến hành trong Jira với đầy đủ các thông tin (Trạng thái, Người thực hiện, Người duyệt, Ngày hết hạn, v.v.).
Không thể kể hết số lượng Macro trong hệ thống của Confluence bởi nó rất đa dạng và hữu ích trong nhiều trường hợp khác nhau. Ngay giữa một cuộc thảo luận sôi nổi, Confluence có thể:
- vẽ ngay một Sơ đồ (Hình tròn, đường thẳng, biểu đồ cột, v.v.) để trực quan hóa ý tưởng
- hay nhúng Biểu đồ đánh giá hiệu quả công việc của nhân viên
- hoặc thậm chí trình chiếu Lộ trình (Roadmap) của dự án để trình bày tiến độ của dự án đó.
Nguyên tắc 3: Information Security
“Giữ bảo mật thông tin khi trao đổi trực tuyến tại môi trường nằm ngoài văn phòng.” Confluence có tính năng bảo mật cao. Dữ liệu trên Confluence được mã hóa và giải mã ở phía máy khách, do đó không có dữ liệu không an toàn nào được truyền hoặc lưu trữ trong máy chủ.
Bên cạnh đó, việc đảm bảo bảo mật thông tin trong nội bộ cũng rất quan trọng. Người dùng có thể dễ dàng thiết lập chế độ Hạn chế (Restriction) để giới hạn khả năng truy cập cho những người không liên quan đến cuộc họp.
Nguyên tắc 4: Honesty
“Làm việc một cách trung thực và minh bạch, đảm bảo sự chia sẻ cởi mở trong công việc. Nếu có vấn đề gì phát sinh, cần báo lại với người phụ trách để có sự hỗ trợ cần thiết.”
Để đảm bảo và duy trì tính minh bạch trong lâu dài thì doanh nghiệp cần có một không gian giúp tập trung hóa, lưu trữ mọi thông tin một cách chính xác, khoa học. Từ đó, nó sẽ trở thành một “nguồn sự thật đáng tin cậy” để toàn thể công ty có thể dựa vào và đưa ra quyết định trong các cuộc họp.
Confluence chính là công cụ mạnh mẽ để biến kiến thức của tất cả mọi người trở thành một. Từ đó, việc Giao tiếp sai lệch (miscommuncation) và Rào cản không muốn hợp tác và chia sẻ thông tin (Silo) sẽ không còn là vấn đề nữa.
Tuy nhiên, việc xây dựng Confluence trở thành một “nguồn sự thật đáng tin cậy” có thể là một thách thức khi doanh nghiệp mới bắt đầu tiếp cận với phần mềm. Để xây dựng nên cấu trúc lưu trữ thông tin lớn thì cần phải có nền tảng vững chắc. Doanh nghiệp cần hiểu rất rõ về mô hình doanh nghiệp của mình: từ sơ đồ tổ chức, các quy trình cho đến mối liên hệ giữa các phòng ban, dự án, v.v. trước khi tiến hành triển khai.
Đó có thể trở thành một hành trình dễ dàng hơn, nhanh chóng hơn nếu doanh nghiệp của bạn có được sự hỗ trợ từ các chuyên gia số hóa, các Business Analyst và các kỹ sư làm việc trực tiếp với Confluence (Atlassian) của chúng tôi. Ứng dụng Confluence vào cuộc họp trực tuyến chỉ là một trong vô vàn tính năng mà Confluence có thể mang lại.
Đó là lý do vì sao nên tận dụng sức mạnh của ngôn ngữ không lời “One picture says all”. Confluence với giao diện thân thiện với người dùng và thao tác kéo – thả dễ sử dụng, người dùng có thể nhanh chóng nhúng các hình ảnh, link, video, v.v. vào văn bản.
Tính năng Confluence khi được sử dụng với Jira – bộ đôi hoàn hảo từ nhà cung cấp Atlassian sẽ còn trở nên mạnh mẽ hơn nữa. Biên bản cuộc họp còn có thể tổng hợp tự động danh sách công việc liên quan được tiến hành trong Jira với đầy đủ các thông tin (Trạng thái, Người thực hiện, Người duyệt, Ngày hết hạn, v.v.).
Hiểu được những khó khăn trong việc ứng dụng công nghệ hiệu quả, Global Link Asia Digital sẽ hỗ trợ doanh nghiệp từng bước tiếp cận và ứng dụng Confluence trong quá trình chuyển đổi số. Từ đó giúp các nhân viên thành thạo trong việc sử dụng Confluence không chỉ cho các cuộc họp online và offline mà còn trong tất cả cả các công việc cộng tác với các nhóm làm việc, phòng ban, quản lý dự án.
Để làm được điều đó, chúng tôi sẽ:
Global Link Asia Digital tự hào là đối tác chính thức của ATLASSIAN tại thị trường Châu Á – Thái Bình Dương, làm việc trực tiếp và cung cấp các sản phẩm – dịch vụ CHÍNH HÃNG với mức giá ƯU ĐÃI, hỗ trợ trọn gói bằng tiếng Việt hoặc tiếng Anh.
Liên hệ ngay để được tư vấn:
- Hotline Singapore: (+65) 3158 3969
- Hotline Việt Nam: (+84) 0938 59 05 95
- Email: Tony.ho@digitaltransformations.tech
![{"A?":"B","a":5,"d":"B","h":"www.canva.com","c":"DAErYpzSoNQ","i":"vBtDERuJYTJMxWmqMYJIXg","b":1636324516714,"A":[{"A?":"K","A":165.1606004433968,"B":254.55753584803807,"D":690.8849283039235,"C":77.49819608422851,"a":{"A":[{"A?":"A","A":"The Future of Work \n"}],"B":[{"A?":"A","A":{"color":{"B":"#ffffff"},"leading":{"B":"960.0"},"font-size":{"B":"65.3334"},"font-family":{"B":"YAD7QhG2T6o,0"},"text-align":{"B":"center"}}},{"A?":"B","A":19},{"A?":"A","A":{"font-style":{"B":"normal"}}},{"A?":"B","A":1},{"A?":"A","A":{"color":{"A":"#ffffff"},"leading":{"A":"960.0"},"font-size":{"A":"65.3334"},"font-family":{"A":"YAD7QhG2T6o,0"},"text-align":{"A":"center"},"font-style":{"A":"normal"}}}]},"b":{},"j":{"A":[{"A":"neon","B":{"intensity":"0.01"}}]},"d":"A","g":false,"h":"A"}],"B":1200,"C":628}](https://www.digitaltransformations.tech/wp-content/uploads/2021/11/phan-mem-quan-ly-cong-viec-atlassian-nasa-cau-chuyen-thanh-cong-p1-256x256.png)
