COVID-19 đã làm thay đổi rất nhiều khía cạnh của đời sống và xã hội, trong đó có cả cách thức làm việc và vận hành của nhiều doanh nghiệp. Để duy trì “sự sống” nhưng vẫn phải đảm bảo tuân thủ các quy định an toàn, đại đa số các doanh nghiệp đã hình thành nên văn hóa Làm việc từ xa (Work from home)và thay đổi quan niệm “đi làm là phải đến văn phòng”. Tuy nhiên, cần phải nhìn xa hơn, ngoài tác động của dịch bệnh, liệu remote working – Làm việc từ xa có phải là xu hướng làm việc tất yếu của các doanh nghiệp trong tương lai, nhằm đảm bảo sự an toàn, tối ưu chi phí đi lại, văn phòng cũng như mang đến trải nghiệm thoải mái cho người đi làm?
Nếu làm việc từ xa mang đến nhiều lợi ích như vậy thì:
- Doanh nghiệp nên chuẩn bị gì?
- Cách quản lý nhân viên từ xa ra sao cho hiệu quả?
- Phần mềm làm việc trực tuyến nào là tối ưu?
Hãy để Global Link Asia Digital trả lời những câu hỏi trên qua bài viết dưới đây.
1. Tại sao Làm việc từ xa là xu hướng của tương lai
1.1 Hiệu quả của làm việc trực tuyến từ xa từ góc nhìn của người lao động
Khảo sát năm 2017 của FlexJobs: Hiệu quả làm việc ngoài văn phòng. Người trả lời khảo sát cho rằng những lý do lớn nhất khiến làm việc tại nhà hiệu quả hơn tại văn phòng là:
Các nghiên cứu chỉ ra rằng nhân viên làm việc từ xa thường làm việc hiệu quả hơn nhân viên tại văn phòng, một phần vì họ không mất thời gian di chuyển và dùng thời gian đó để làm việc. Họ mong muốn được “làm” thay vì “đi làm”.
Ngày càng nhiều nhân viên ưa thích làm việc trực tuyến tại nhà và họ sẽ chọn những công ty cho phép làm việc theo chế độ này, đặc biệt là đối với các nhân viên trẻ, thích sử dụng công nghệ hay có tố chất công nghệ (technology – oriented), các nhân viên nước ngoài, v.v… Nhờ sở hữu cơ chế làm việc từ xa online mà các doanh nghiệp có thể duy trì lợi thế cạnh tranh nhờ giữ chân và thu hút nhân tài.
1.2 Linh hoạt về nơi làm việc
Hàng trăm năm qua, người lao động làm việc tại một địa điểm tập trung, theo khung giờ cố định. Nhưng hiện nay, công nghệ cho phép chúng ta làm việc tại bất kỳ thời điểm hay địa điểm nào. Điều này có thể khiến một số nhà quản lý lo lắng vì họ nghĩ nhân viên phải được giám sát thường xuyên mới làm việc hiệu quả. Suy nghĩ đó là hệ quả của lối tư duy chú trọng vào thời gian làm việc (Time-oriented): phải làm việc đủ số giờ để tôi chắc chắn bạn đang làm việc hiệu quả.
Ngay từ năm 2003, hai cựu giám đốc nhân sự tại Best Buy là Cali Ressler và Jody Thompson đã sáng tạo chiến lược làm việc tập trung vào kết quả thay vì thời gian. Họ đặt tên cho chiến lược này là ROWE (Results-Only Work Environment) và miêu tả đó là “chiến lược quản lý đánh giá nhân viên dựa trên kết quả thay vì thời gian có mặt tại nơi làm”.
- Điểm hay ở chiến lược này là khi các doanh nghiệp áp dụng ROWE, họ thường chia nhỏ công việc lớn thành những đầu việc nhỏ hoặc theo khung thời gian ngắn dựa trên cam kết hoàn thành của nhân viên.
- Bằng cách này, những khó khăn tiềm tàng của dự án dài hạn có thể được nhận diện và xử lý nhanh chóng hơn.
- Các nhà quản lý với tư duy Chú trọng vào kết quả (Result-oriented) ngày càng hướng đến áp dụng chiến lược này để đo lường và thúc đẩy hiệu quả công việc.
1.3 Mở rộng và thu hẹp quy mô công ty
Về mặt tuyển dụng, sự linh hoạt trong việc cho phép nhân viên làm việc từ xa sẽ thúc đẩy công ty tuyển dụng từ xa, đặc biệt là thuê nhân sự theo dự án, thuê ngoài (outsourcing). Điều này sẽ khiến công ty dễ dàng mở rộng hoặc thu hẹp quy mô theo nhu cầu thực tế.
1.4 Giảm chi phí, tăng lợi nhuận
Lý do chính khi cân nhắc làm việc từ xa là tỷ suất hoàn vốn (ROI). Cho phép nhân viên làm việc trực tuyến sẽ tiết kiệm được chi phí theo nhiều cách.
- Chi phí nhân sự: tiết kiệm chi phí thay thế nhân viên và lương cho nhân sự giỏi sống tại những khu vực có mức sống thấp
- Tiết kiệm chi phí cho văn phòng: công nghệ dùng trong văn phòng, thiết bị làm việc, địa điểm, vật dụng, v.v… Theo báo cáo của Cơ quan Phân tích Địa điểm Làm việc Thế giới (Global Workplace Analytics), làm việc từ xa toàn thời gian có thể tiết kiệm chi phí văn phòng tới 10,000 đô-la Mỹ trên mỗi nhân viên mỗi năm.
- Tăng năng suất lao động nhờ nhiều lý do. Nhiều người dùng thời gian lẽ ra phải làm việc dành cho việc đi lại để làm việc. Vì không thể chứng tỏ hiệu quả làm việc bằng thời gian ngồi trong văn phòng, nhân viên làm việc từ xa phải chứng minh kết quả theo cách dễ đo lường
- Khách hàng chi trả nhiều hơn nhờ hài lòng hơn: phong cách làm việc từ xa một khi đã trở thành văn hóa của công ty thì việc hỗ trợ khách hàng từ xa (khách hàng nước ngoài, khách hàng mua hàng online,…) cũng sẽ được triển khai một cách hiệu quả.
2. Những nghi ngại về hiệu quả của Làm việc từ xa liệu có cách giải quyết?
2.1 Làm sao tôi có thể tin rằng nhân viên của mình đang làm việc?
Không thể phủ nhận rằng: Người quản lý cho phép nhân viên làm việc từ xa là đang mạo hiểm. Lo lắng về việc không thể giám sát nhân viên khiến các phần mềm phục vụ mục đích đó ra đời.
Và dưới đây là giải pháp để giải quyết khuất mắc trên:
Giải pháp thứ nhất là thay đổi lối tư duy chú trọng về thời gian làm việc – hãy thay đổi cách giao việc. Hãy cho nhân viên cơ hội tự chứng minh hiệu quả công việc: chia nhỏ dự án thành những đầu việc có thể hoàn thành trong thời gian ngắn và ấn định thời hạn cho nhân viên.
Giải pháp thứ hai là luôn tạo ra sự gắn kết bởi gắn kết mang lại hiệu quả. Để thực hiện giải pháp này, doanh nghiệp cần có:
1. Một nền tảng làm việc từ xa, làm việc nhóm cho phép nhân viên trao đổi, lưu trữ và soạn thảo thông tin chung mà không bị gián đoạn
Phần mềm cộng tác & lưu trữ văn bản trực tuyến
2. Một phần mềm giao việc, phân công công việc trực tuyến để quản lý công việc theo các mục tiêu, đánh giá hiệu suất làm việc.
Phần mềm giao việc và kiểm soát tiến độ trực tuyến
2.2 Làm sao làm việc hiệu quả khi mọi người không ở cùng nhau?
Điều khó khăn với các công ty làm việc nhóm từ xa là văn hóa tổ chức quy định cách xử lý vấn đề. Khi bạn chỉ cần đi vài bước sang bàn làm việc bên cạnh, trao đổi với đồng nghiệp rồi đưa ra quyết định ngay, mọi thứ thật dễ dàng. Nhưng dĩ nhiên nó cũng sẽ tồn tại nguy cơ Thông tin sai lệch (Miscommunication) giữa đồng nghiệp vì không có bất cứ công cụ nào lưu trữ lại cũng như để chia sẻ đến các thành viên liên quan không trong cuộc đối thoại này.
Vì thế, làm việc nhóm online hay làm ở công ty cũng sẽ phải cần điều chỉnh “văn hóa doanh nghiệp” để không gặp phải những lỗi này trong quá trình đưa ra quyết định. Chỉ cần xây dựng một quy trình làm việc hợp lý, hiệu quả sẽ vượt ngoài mong đợi.
2.3 Làm thế nào để xây dựng tinh thần đồng đội khi các thành viên trong nhóm ít khi gặp mặt?
Việc sử dụng video thường xuyên để liên lạc trong công việc giúp gắn kết các thành viên trong nhóm. Khảo sát về Hợp tác giữ nhân viên làm việc từ xa năm 2015 của ConnectSolutions chỉ ra rằng “42% người làm việc từ xa cảm thấy kết nối với đồng nghiệp như khi làm việc tại văn phòng” và thêm “10% thậm chí cảm thấy kết nối nhiều hơn”
Điều này càng khẳng định rằng, các nhóm làm việc từ xa vẫn nên gặp mặt trực tiếp thường xuyên, ít nhất một lần mỗi quý (hoặc hơn) để đẩy mạnh quá trình gắn kết các thành viên trong nhóm
2.4 Vấn đề an ninh mạng thì sao?
Giám đốc Quản lý Tư vấn Chris Ridgewell chỉ ra: “Các tổ chức lớn áp dụng công nghệ cố định nào đó, vì vậy họ không cho phép nhân viên ‘sử dụng thiết bị cá nhân’ để đảm bảo an ninh, bảo mật dữ liệu và nhiều vấn đề pháp lý khác. Nhưng chính vì thế, họ lại đang tụt hậu về công nghệ. Trong khi đó, các doanh nghiệp nhỏ khi theo sát tiến bộ công nghệ lại chuyển mình rất nhanh.”
Để một lần nữa khẳng định thì Amino Payments cho rằng: “Những công ty áp dụng chế độ làm việc từ xa sẽ vượt qua các công ty không làm điều tương tự”. Đào tạo về an ninh mạng cho nhân viên, đặc biệt là những nhân viên thường xuyên phải mang việc về nhà làm, các nhân viên thuê ngoài, v.v. là một giải pháp trong trường hợp này
3. Công cụ hỗ trợ và chiến lược làm việc từ xa hữu ích
Chúng ta phải chuẩn bị điều gì cho xu thế mang lại hiệu quả này? Điều cơ bản đầu tiên chính là “tiếp cận”. Nhân viên tối thiểu cần được:
- tiếp cận với công nghệ tốt, các công nghệ đạt tiêu chuẩn quốc tế sẽ tối ưu việc tiếp cận và áp dụng
- tiếp cận thông tin liên hệ, được sắp xếp khoa học, dễ tìm kiếm, lọc và chia sẻ thông tin
- tiếp cận dữ liệu cần cho công việc: tiến độ của dự án, tài liệu training, thông tin các cuộc họp, v.v.
Tham khảo các phần mềm số hóa Global Link Asia Digital đã triển khai cho khách hàng TỐI ƯU hiệu quả làm việc từ xa
Có thể thấy, điều trùng hợp là những công cụ và chiến lược để làm việc từ xa hiệu quả cũng hữu ích cho cả đội ngũ làm việc tập trung với nhau, giúp tăng năng suất lên rất nhiều lần.
Theo Amino Payments: “Các công ty nếu có quy trình giao tiếp giúp một thành viên ở xa dễ dàng hợp tác với cả nhóm, mọi chuyện sẽ càng dễ dàng hơn. Những thứ khiến đội ngũ làm việc từ xa hiệu quả cũng là những thứ đội ngũ làm việc tại cùng một địa điểm cần tới”
Một điều chắc chắn rằng, những công ty ưu tiên làm việc từ xa sẽ phản ứng nhanh với các tình huống khẩn cấp. Công ty nào sẵn sàng khám phá phương pháp làm việc từ xa cũng đang dần tự cải thiện năng lực sản xuất của mình, góp phần đẩy nhanh quá trình chuyển đổi số và đón đầu xu thế.
Global Link Asia Digital là một đơn vị tư vấn chuyên mang đến các giải pháp SỐ HÓA tối ưu, hiệu quả với chi phí hợp lý nhằm giải quyết các bài toán vận hành của doanh nghiệp vừa và nhỏ Việt Nam và trên khắp châu Á.
Liên hệ chúng tôi để được Triển khai, Cài đặt, Hướng dẫn sử dụng phần mềm để tối ưu Quy trình chuyển đổi số qua số Hotline: (+84) 0938 59 05 95
