Kể từ khi các doanh nghiệp toàn cầu chuyển sang làm việc từ xa do đại dịch Covid-19, nhu cầu cộng tác trên các tài liệu cũng tăng cao. Trong cuộc khảo sát của Harvard Busines Review về yếu tố tiên quyết đối với hiệu suất của nhân viên khi làm việc từ xa, 3 yếu tố hàng đầu được chủ doanh nghiệp lựa chọn là: công cụ giao tiếp (74%), công cụ làm việc từ xa (74%) và công cụ cộng tác trực tuyến trên các tài liệu (64%).
Đó là lý do tại sao việc chọn một phần mềm soạn thảo và cộng tác tài liệu phù hợp với doanh nghiệp là cực kỳ cần thiết.
Một số doanh nghiệp chỉ có nhu cầu thực hiện các thao tác tạo, chỉnh sửa cơ bản các tài liệu. Tuy nhiên, để thực hiện các nhiệm vụ cộng tác khó hơn, đặc biệt là khi phải làm việc từ xa như làm báo cáo, lên kế hoạch chiến lược, thuyết trình, tự động hóa quy trình xử lý tài liệu, v.v. doanh nghiệp cần lựa chọn một công cụ cộng tác trực tuyến mạnh mẽ hơn.
Công cụ cộng tác trực tuyến này cần có khả năng quản lý chặt chẽ các tài liệu soạn thảo và thậm chí có chức năng như một công cụ giao tiếp và làm việc từ xa hữu hiệu cho doanh nghiệp. Confluence là phần mềm cộng tác trực tuyến đứng thứ #3 trên toàn thế giới, chỉ đứng sau các phần mềm của gia đình nhà Microsoft. Hơn 180,000 doanh nghiệp trên toàn thế giới đã chọn Confluence của Atlassian như một phần mềm hỗ trợ đắc lực cho việc soạn thảo, cộng tác trực tuyến và làm việc từ xa hiệu quả.
Bài viết dưới đây sẽ cung cấp cho bạn cái nhìn tổng quát nhất về những tính năngmà Confluence có thể giúp doanh nghiệp của bạntối ưu quá trình soạn thảo và cộng tác trực tuyến.
phần mềm phù hợp cho những nhu cầu, mục đích khác nhau.
1. Tại sao doanh nghiệp cần một phần mềm không chỉ gói gọn ở tính năng soạn thảo và hợp tác chỉnh sửa văn bản
Soạn thảo và cộng tác để tạo nên các tài liệu đúng chuẩn để đảm bảo hiệu quả giao tiếp trong doanh nghiệp chưa bao giờ là dễ dàng.
Đối với một cá nhân, soạn thảo văn bản là một công việc tưởng chừng như rất đơn giản. Nhưng đối với doanh nghiệp, tạo ra một văn bản/tài liệu hữu ích, logic, dễ đọc, dễ hiểu, tiết kiệm tối đa thời gian cho nhân viên là một việc không hề dễ dàng.
Để soạn thảo một văn bản tối ưu, chẳng hạn như một báo cáo để trình lên với sếp, một nhân sự cần dành rất nhiều thời gian để thực hiện các công đoạn thủ công, từ việc lên ý tưởng, đề ra dàn ý, soạn bản nháp, rà soát nội dung, thiết lập định dạng và xuất bản/ chia sẻ nội dung đó đến đối tượng phù hợp.
Ngoài ra, một nhân sự còn có thể gặp phải những khó khăn khi đang soạn thảo tài liệu như mất nhiều thời gian để tổng hợp các số liệu/ tài liệu đã có, mất nhiều thời gian để cân nhắc nội dung đưa vào hay thiếu tự tin với chính nội dung trình bày của mình, v.v.
Sau khi soạn thảo nội dung xong thì lại là một quá trình dài đằng đẵng khi phải soạn thảo email, gửi email cho người liên quan, phản hồi và nhận xét, tải đi tải lại các tệp công việc, v.v.
Confluence đã giúp các doanh nghiệp giải quyết những bài toán này của do
2. Confluence – một phần mềm soạn thảo tài liệu chuyên nghiệp
Ngoài thừa hưởng mọi tính năng như một Phần mềm soạn thảo của Google Docs, Confluence còn cung cấp rất nhiều công cụ để hỗ trợ doanh nghiệp:
- Tăng tốc việc tạo và lên ý tưởng cho các tài liệu
- Thúc đẩy sự sáng tạo trong việc trình bày nội dung và trực quan hóa mọi thông tin, khiến cho các tài liệu trở nên dễ đọc, dễ hiểu, dễ tương tác.
- Sắp xếp các tài liệu theo một cấu trúc khoa học, dễ tìm kiếm.
- Tự động cập nhật các phiên bản của tài liệu để dễ dàng so sánh, đối chiếu
- Dễ dàng phân quyền truy cập vào tài liệu cho đối tượng phù hợp
2.1 Confluence cung cấp hàng trăm mẫu template có sẵn để lên ý tưởng nhanh chóng cho tài liệu
Để bắt đầu với một bản thảo, thay vì phải brainstorm hàng giờ đồng hồ, thu thập hàng tá thông tin (một trong số đó có thể không cần thiết), lượm lặt ý tưởng từ khắp nơi trên Google, v.v. để ra được một chiếc dàn ý, tính năng Template có thể giúp bạn.
Tính năng Template với hàng trăm mẫu tài liệu sử dụng cho mọi mục đích, mọi công việc và mọi phòng ban sẽ giúp nhân viên của bạn tiết kiệm rất nhiều thời gian nhờ tận dụng các mẫu có sẵn.
Mẫu template tài liệu của Confluence sẽ cung cấp:
|
Tất cả đều đã được định dạng sẵn, thiết kế vô cùng bắt mắt và dễ dàng tùy chỉnh theo ý của người soạn tài liệu. |
Nhân viên không còn phải dành ra quá nhiều thời gian để điều chỉnh, định dạng toàn văn bản |
|
Hướng dẫn/ Gợi ý những nội dung nào cần được thêm vào trong mỗi phần rất dễ hiểu và dễ áp dụng |
Nhân viên sẽ có một bức tranh tổng quan về các công việc tiếp theo mình cần thực hiện. Các hướng dẫn sẵn có sẽ giúp nhân viên khơi dậy các ý tưởng mới, có nhiều thời gian hơn để dành cho việc phân tích, đề xuất cải tiến, chiến lược |
|
Dàn ý, Khung sườn nội dung vô cùng logic, được đề xuất các chuyên gia hàng đầu trong từng lĩnh vực. |
Một nhân viên ngồi ở văn phòng Việt Nam có thể học hỏi từ cách làm việc khoa học của các công ty hàng đầu thế giới, thực hành để quen với việc tạo ra các tài liệu có khung sườn (framework) chuẩn quốc tế, bài bản, chỉnh chu, khoa học. |
Các bản mẫu trong Confluence
Template trong Confluence
Sau đây là một số ví dụ về các mẫu template của Confluence
Các meeting notes template sẽ giúp các nhóm dự án, các phòng ban dễ dàng ghi chú lại nội dung cuộc họp theo các chủ đề khác nhau, phân công nhiệm vụ một cách minh bạch, v.v.
Mẫu Meeting Note
Hướng dẫn sử dụng: Bạn chỉ cần tạo một trang mới và các mẫu có liên quan sẽ tự động xuất hiện trong bảng điều khiển bên cạnh màn hình của bạn. Trong hai cú nhấp chuột, bạn có thể chuẩn bị sẵn mẫu của mình.
-
Create: Tạo ra trang mới
-
Tạo ra trang mới theo mẫu có sẵn
2.2 Confluence giúp bạn phân nhóm để phân biệt các loại tài liệu một cách dễ dàng
Phân loại theo trạng thái: Draft, Publish
Trước khi xuất và trình bày phiên bản chính thức của văn bản soạn thảo cho các đối tượng cần xem tài liệu, Confluence cho phép bạn viết và chỉnh sửa trên phiên bản nháp (Draft) trước. Bản nháp chỉ hiển thị cho bạn và những người được bạn chia sẻ bản nháp. Không ai khác có thể xem bản nháp khi chưa có sự cho phép của bạn. Điều tuyệt vời hơn thế là bạn và động đội có thể cùng nhau chỉnh sửa và góp ý trên bản nháp này.
Với tính năng này, bạn có thể thoải mái soạn thảo, lưu trữ và quản lí tài liệu trực tiếp trên bản nháp mà không cần phải lo lắng về việc chỉnh sửa sau này. Bản nháp sẽ tự động lưu lại những gì bạn đã viết, và sẽ tiếp tục còn trên Confluence kể cả khi thiết bị của bạn có vấn đề.
Sau khi đã soạn thảo văn bản trong bản nháp, bạn có thể nhấn mục Publish, để cho mọi người có quyền truy cập trang có thể thấy trang đã xuất bản.
Draft trên Confluence
Với mỗi lần bạn nhấn Publish để cập nhật những chỉnh sửa mới nhất của mình, các phiên bản sẽ được lưu trữ lại. Bạn còn thể dùng tính năng này để đối chiếu, so sánh các phiên bản tài liệu với nhau để rút ra những điểm đã cải tiến, kiểm tra xem lịch sử các điểm đã chỉnh sửa trên tài liệu này.
Kiểm tra điểm chỉnh sửa trên Page History
Phân loại theo chủ đề: nhóm các tài liệu cùng chung chủ đề bằng một nhãn (Label)
Và phân loại theo rất nhiều cách khác
Confluence giúp tự động phân loại các tài liệu theo thời gian, trạng thái, người soạn trang, người tương tác trang, v.v. để việc tìm kiếm tài liệu trở nên dễ dàng hơn nữa
2.3 Confluence giúp phân bổ quyền truy cập tài liệu đến đúng người, đúng thời điểm với tính năng Page Restriction
Theo mặc định thì những người có quyền được truy cập trang sẽ thấy và chỉnh sửa những gì bạn đã thực hiện trên trang. Tuy vậy, bạn có thể thực hiện việc giới hạn trang bằng cách nhấn Icon ổ khóa bên cạnh chữ Publish, từ đó bạn có thể giới hạn người có thể chỉnh sửa, hay người xem.
Điều đặc biệt của tính năng này là cho phép bạn và đồng đội của bạn có thể làm việc một cách an toàn trong dự án của mình mà không sợ thông tin bị lộ ra cho một ai khác. Từ đây, bạn có thể yên tâm thực hiện công việc của bạn mà không cần phải cài mật khẩu hay thực hiện những công tác bảo vệ cồng kềnh khác.
Icon móc khóa
2.4 Confluence giúp bạn tạo nên những trang tài liệu sinh động, bắt mắt và có tính tương tác cao nhờ tính năng MACRO
Tính năng Macro trên Confluence
Hàng trăm MACRO của Confluence cho phép bạn tạo ra đa dạng các định dạng cho văn bản từ bảng biểu, sơ đồ quy trình, sơ đồ Gantt, lịch trình cho đến các tệp Google Docs, Google Sheet, Word, v.v.
3.Confluence – một phần mềm cộng tác trực tuyến, làm việc từ xa TẤT CẢ TRONG 1
Sau khi bạn đã soạn thảo, điều chỉnh và lưu trữ xong văn bản mình mong muốn, giờ đây, bạn muốn đồng đội, quản lí và sếp bạn xem, góp ý và điều chỉnh trên văn bản của bạn. Nhưng rồi bạn phải gửi email và thông báo đến họ. Nhiều khi họ còn không thể truy cập được vào văn bản hay việc chỉnh sửa diễn ra quá rời rạc khiến cho tiến độ công việc diễn ra không được như ý muốn.
Vì những lí do đó, Confluence đã thiết kế và tích hợp những tính năng giúp cho công việc bạn làm có thể nhanh chóng đến với mọi người mọi lúc mọi nơi, dù bạn đang ở bất kỳ đâu. Giờ đây, người khác có thể xem, hợp tác và kiểm tra công việc soạn thảo của bạn một cách đơn giản nhờ vào những tính năng quan trọng cộng tác trực tuyến sau đây sau đây.
3.1 Confluence cho phép nhiều thành viên cùng chỉnh sửa tài liệu trực tuyến cùng một lúc (Real-time Editting/ Collaborative Editting)
Chỉnh sửa cộng tác sẽ thúc đẩy tinh thần đồng đội và hiệu suất công việc của bạn lên một tầm cao mới bằng cách cho phép bạn và nhóm của bạn làm việc cùng nhau trong thời gian thực. Bạn có thể xem ai đang chỉnh sửa trang và xem những thay đổi khi chúng xảy ra.
Đồng thời các thay đổi sẽ tự động lưu và đồng bộ hóa, vì vậy mọi người chỉnh sửa đều thấy như nhau, giúp cho dòng chảy công việc trở nên xuyên suốt, mạch lạc mà không gặp phải sự khó khăn về mặt không gian và thời gian. Tất cả đều có thể thực hiện ngay trong thời gian thực.
Tối đa 12 người có thể chỉnh sửa cùng một trang cùng một lúc. Người dùng có thể thay đổi giới hạn này bằng cách sử dụng thuộc tính hệ thống. Hình đại diện gần nút Publish cho bạn biết ai đang chỉnh sửa trang và dấu + bên cạnh hình đại diện cho phép bạn mời nhiều người chỉnh sửa cùng với bạn.
Tính năng Collaborative Editing
1.Mời mọi người tham gia vào trang, cùng nhau chỉnh sửa trên trang
2.Xem đồng đội chỉnh sửa trực tiếp trên trang
3.2 Các thành viên trong nhóm có thể tương tác với các tài liệu như một trang mạng xã hội nội bộ doanh nghiệp (Comment, Like, Mention, v.v.)
Confluence đã tính hợp thêm tính năng bình luận và yêu thích nhằm giúp cho giao diện trở nên gần gũi và đầy tính kết nối hơn. Giống như Facebok, Youtube, Instargram Confluence mong muốn tạo ra một mạng xã hội Confluence giúp gắn kết nhân viên hơn bao giờ hết
Việc nhận xét về công việc của đồng đội tạo điều kiện cho việc nuôi dưỡng một văn hóa cởi mở và gắn kết, bạn và đồng đội sẽ được nhận được những nhận xét mang tính xây dựngn để chất lượng công việc liên tục được cải tiến hơn.
Có 2 tính năng Comment mà bạn có thể áp dụng, đó là bình luận cuối bài (Blog Post Comment) và bình luận nội tuyến (Inline Comment)
Để lại nhận xét trên trang để phản hồi toàn bộ nội dung hoặc sử dụngInline Comment để nhận xét một phần hoặc một câu cụ thể .
Bình luận nội tuyến
Bình luận cuối bài
Comments hay Like chỉ là một tính năng tiêu biểu trong số rất nhiều tính năng giúp gắn kết nhân viên của Confluence. Một số tính năng khác có thể kể đến như: Blog, Feed, Notification, Announcements, v.v.
Tham khảo ngay bài viết Mạng xã hội nội bộ Confluence – Gắn Kết Nhân Viên Khi Làm Việc Từ Xa để biết được toàn bộ tính năng giúp Confluence tạo ra một mạng xã hội nội bộ tối ưu cho doanh nghiệp.
3.3 Confluence giúp bạn dễ dàng chia sẻ nội dung công việc cho đồng đội, theo dõi sát sao tiến độ của các trang tài liệu quan trọng (Sharing & Watching)
Bên cạnh tính năng Comments and Likes, tính năng Sharing and Watching cũng là một cách tuyệt vời để chia sẻ công việc của bạn cho đồng đội và người khác.
Việc chia sẻ các trang và bài đăng với đồng đội sẽ cho phép mọi người làm việc với nhau và thu hút phản hồi của họ. Bên cạnh đó, đồng đội và sếp của bạn cũng sẽ được cập nhập những thông tin nhanh nhất qua email mà không cần bạn phải viết từng đơn email gửi họ một cách thủ công, qua đó giúp thúc đẩy tiến độ công việc hơn.
Để chia sẻ một trang, bạn hãy nhấn vào nút Share ở trên cùng bên phải trong khi xem trang đó.
Tính năng Sharing và Watching
3.4 Sơ đồ Cây tài liệu (Structured Page Tree) của Confluence giúp nhóm làm việc quản lý các tài liệu một cách khoa học
Confluence tạo nên một sơ đồ Wikipedia Cây tài liệu (Structured Page Tree) để trực quan hóa cách cấu trúc thông tin, giúp nhân viên dễ dàng tìm kiếm, sắp xếp và quản lý thông tin một cách khoa học.
Kết luận:
Thay vì dành hàng giờ làm việc quý giá cho công đoạn soạn thảo thì giờ đây, việc soạn thảo và quá trình cộng tác trực tuyến đã trở nên dễ dàng hơn bao giờ hết với những tính năng hữu dụng trong phần mềm Confluence từ tính năng bản mẫu, phân loại trang, giới hạn trang, macro cho tới việc cộng tác trực tuyến cùng những đồng đội với tính năng chỉnh sửa trực tiếp, chia sẻ, tạo sơ đồ cây, bình luận và nhận xét.
Như vậy, bạn đã biết phải làm gì để tối ưu quá trình soạn thảo và cộng tác trực tuyến cho doanh nghiệp của bạn chưa?
Trong số các phần mềm online giúp tăng hiệu suất soạn thảo văn bản, quản lí, lưu trữ tài liệu và cho phép cộng tác trực tuyến thì phần mềm Confluence là một giải pháp chuẩn quốc tế, tối ưu về chi phí và hoàn toàn phù hợp với doanh nghiệp Việt. Hơn 180,000 doang nghiệp toàn thế giới đã và đang dùng Confluence như một công cụ hỗ trợ đắc lực cho việc soạn thảo và cộng tác trực tuyến .
Hiểu được những khó khăn trong việc ứng dụng công nghệ hiệu quả, Global Link Asia Digital sẽ hỗ trợ doanh nghiệp từng bước tiếp cận và ứng dụng Confluence trong quá trình chuyển đổi số, bao gồm:
- Phân tích quy trình doanh nghiệp, từ đó sơ đồ hóa quy trình chữ ra mô hình trực quan (sơ đồ tổ chức, lưu đồ quy trình).
- Cung cấp (License) phần mềm Confluence cho việc sử dụng với mức giá hợp lý
- Cài đặt, hướng dẫn sử dụng và điều chỉnh (Customize) các chức năng trên Confluence sao cho phù hợp với mô hình kinh doanh, workflow của từng phòng ban cụ thể.
- Hỗ trợ đào tạo, kiểm tra năng lực nhân viên sau khi sử dụng.
- Hỗ trợ tinh chỉnh quy trình làm việc trên Confluence nâng cao để tự động hóa các bước trong quy trình làm việc – tránh sai sót từ con người và tăng mức độ hiệu quả khi làm việc.
- Giải đáp mọi thắc mắc của khách hàng trong quá trình sử dụng (nếu có) và làm việc trực tiếp với Confluence.
Global Link Asia Digital tự hào là đối tác chính thức của ATLASSIAN tại thị trường Châu Á – Thái Bình Dương, làm việc trực tiếp và cung cấp các sản phẩm – dịch vụ CHÍNH HÃNG với mức giá ƯU ĐÃI, hỗ trợ trọn gói bằng tiếng Việt hoặc tiếng Anh.
Liên hệ ngay để được tư vấn:
- Hotline Singapore: (+65) 3158 3969
- Hotline Việt Nam: (+84) 0938 59 05 95
- Email: Info@digitaltransformations.tech
![{"A?":"B","a":5,"d":"B","h":"www.canva.com","c":"DAErYpzSoNQ","i":"vBtDERuJYTJMxWmqMYJIXg","b":1636324516714,"A":[{"A?":"K","A":165.1606004433968,"B":254.55753584803807,"D":690.8849283039235,"C":77.49819608422851,"a":{"A":[{"A?":"A","A":"The Future of Work \n"}],"B":[{"A?":"A","A":{"color":{"B":"#ffffff"},"leading":{"B":"960.0"},"font-size":{"B":"65.3334"},"font-family":{"B":"YAD7QhG2T6o,0"},"text-align":{"B":"center"}}},{"A?":"B","A":19},{"A?":"A","A":{"font-style":{"B":"normal"}}},{"A?":"B","A":1},{"A?":"A","A":{"color":{"A":"#ffffff"},"leading":{"A":"960.0"},"font-size":{"A":"65.3334"},"font-family":{"A":"YAD7QhG2T6o,0"},"text-align":{"A":"center"},"font-style":{"A":"normal"}}}]},"b":{},"j":{"A":[{"A":"neon","B":{"intensity":"0.01"}}]},"d":"A","g":false,"h":"A"}],"B":1200,"C":628}](https://www.digitaltransformations.tech/wp-content/uploads/2021/11/phan-mem-quan-ly-cong-viec-atlassian-nasa-cau-chuyen-thanh-cong-p1-256x256.png)
