Doanh nghiệp bạn có đang tìm kiếm một giải pháp phần mềm để quản trị hiệu quả tài liệu trực tuyến, tối ưu hóa việc lưu trữ thông tin cho các dự án. Doanh nghiệp bạn đang phân vân việc lựa chọn công cụ nào sẽ phù hợp, hiệu quả và tối ưu chi phí – Google Docs hay Confluence. Đây là bài viết dành cho Quý doanh nghiệp.
Chúng tôi đã tiến hành so sánh 2 phần mềm nổi tiếng về hiệu quả trong việc lưu trữ và quản lý tài liệu Google Docs và Confluence theo các tiêu chí:
- Danh tiếng
- Tính năng Cơ bản
- Cấu trúc
- Tính năng Cộng tác
- Giá cả
Cùng tìm hiểu bài viết dưới đây của Global Link Asia Digital để khám phá phần mềm lưu trữ tài liệu nào phù hợp nhất với doanh nghiệp của bạn.
1. Danh tiếng: So sánh độ phổ biến của 2 phần mềm quản lý tài liệu trực tuyến này
Google Docs
Nếu bạn đã sử dụng các dịch vụ khác của Google như Google Drive, Trang tính (Google Sheet), Trang trình bày (Google Slides), Bản vẽ (Google Drawings), Google Hangouts, Gmail, Google Tasks, Google Keep, thì việc sử dụng Google Tài liệu (Google Docs) sẽ là một lựa chọn hiển nhiên để tận dụng khả năng liên kết, sắp xếp, quản lý, lưu trữ tài liệu của hệ sinh thái này.
Được xem là phiên bản Word trực tuyến, công cụ này cho phép người dùng dễ dàng thực hiện chức năng Tạo và Chỉnh sửa tài liệu trực tuyến một cách dễ dàng, nhanh chóng.
Confluence
Confluence được phát triển bởi Atlassian – công ty công nghệ hàng đầu thế giới với hàng loạt công cụ quản lý dự án, phần mềm làm việc nhóm hiệu quả như Trello, Jira,… Do đó, Confluence có một nền tảng vững chắc để phát triển trên vai của gã khổng lồ trong lĩnh vực này
Từ đó mà Confluence dễ dàng tích hợp với các hệ sinh thái phần mềm từ Atlassian cũng như hàng trăm ứng dụng phổ biến khác bao gồm Google Drive & Docs, One Drive & Office Suite, Microsoft Teams, Slack, v.v… Nhờ vậy, Confluence luôn được nâng cấp tính năng phong phú của nó nhờ vào tích hợp tiện ích từ các phần mềm uy tín khác.
2. Tính năng cơ bản: Tạo và định dạng tài liệu dễ dàng, nhanh chóng, chuyên nghiệp
Google Docs
Google Docs có một số mẫu có sẵn, các mẫu này thường tương tự như các mẫu có sẵn trong Microsoft Office với chủ đề khá dàn trải.
Về khả năng định dạng cho tài liệu, Google Docs là phiên bản dễ sử dụng, thao tác nhanh chóng và tinh gọn tính năng hơn so với công cụ truyền thống Microsoft Word. Một nhược điểm nhỏ là sự khác nhau về định dạng giữa Google Docs và Microsoft Office, theo đó nếu một tài liệu được chuyển từ Google Docs sang Microsoft Word hoặc ngược lại đều có thể gặp vấn đề lỗi định dạng.
Confluence
Ngoài thừa hưởng mọi tính năng như một Phần mềm soạn thảo của Google Docs, Confluence còn cung cấp rất nhiều công cụ để hỗ trợ các nhóm làm việc tạo và chỉnh sửa tài liệu trực tuyến một cách nhanh chóng, sáng tạo và trực quan hóa mọi thông tin.
Các mẫu để tăng tốc độ sáng tạo
- Confluence có một bộ sưu tập hơn 300 mẫu để tăng tốc quá trình tạo văn bản trực tuyến (ví dụ: ghi chú cuộc họp, yêu cầu sản phẩm, bài viết hướng dẫn, báo cáo công việc,…). Các mẫu được sắp xếp theo danh mục và người dùng có thể lọc ra dựa theo nhu cầu đa dạng của doanh nghiệp (theo lĩnh vực, phòng ban, loại dự án, v.v.)
- Kho tài liệu mẫu là nơi tuyệt vời để khơi mào ý tưởng: Khi tiếp cận với các mẫu tài liệu được thiết kế bởi chuyên gia, người dùng tiếp cận với cách làm việc quốc tế và biết được mình có đang làm việc khoa học hay không.
- Các mẫu này cực kỳ dễ tùy chỉnh: nó có đầy đủ các định dạng từ văn bản, hình ảnh cho đến các Biểu đồ (bảng Kanban, Biểu đồ Gantt,…) và chỉ cần chỉnh sửa bằng cách nhấp chuột.
Thiết kế tài liệu trực tuyến: còn rất nhiều tính năng để mà Google Docs không sở hữu như: Mục lục, Bản đồ của Space, nhúng Video, tệp Gif, v.v.
Định dạng phù hợp với các phần mềm soạn văn bản phổ biến trên thế giới: Nếu tổ chức của bạn đã quen với việc sử dụng Microsoft Office và muốn giữ lại các tài liệu ở cùng một định dạng (docx., txt., v.v.), bạn có thể nhúng các tài liệu này vào trang của Confluence và thậm chí chỉnh sửa chúng trực tiếp trên Confluence.
3. Cấu trúc: Cách phần mềm giúp người dùng quản lý tài liệu trực tuyến triệt để, khoa học
Google Docs |
Confluence |
|
|---|---|---|
| Cấu trúc quản lý tài liệu | Google Docs là một phần mềm Dựa trên nền tảng Web (Web-based) nên chỉ có khả năng lưu trữ đám mây (Cloud hosting). Vì thế mà cấu trúc của các tài liệu (tổng hợp các Trang tính):
Sẽ do chính Google Docs sắp xếp trong Trình khám phá tệp của riêng nó Các Trang tính đều đồng cấp với nhau |
Confluence là phần mềm lưu trữ trên máy chủ cục bộ (Local server) nên có ưu thế vượt trội về khả năng Tập trung hóa thông tin (Centralization) trên chính trang web của người dùng.
Nền tảng được chia thành các không gian (space) khác nhau, với mỗi không gian có nhiều trang (page) phân biệt, trang chính (page) sẽ bao gồm nhiều trang con (sub-page) – Đây được gọi là cấu trúc phân cấp. |
| Thao tác với cấu trúc | Người dùng chỉ có thể phân cấp các tệp khi được lưu trữ trong Google Drive – theo dạng thư mục và thư mục con.
→ Để truy cập vào đúng trang tính mình mong muốn sẽ mất khá nhiều thời gian để tìm kiếm vì cấu trúc không chặt chẽ. |
Người dùng có thể dễ dàng Di chuyển, Nhóm các trang bằng cách kéo – thả đơn giản. |
| Chức năng tìm kiếm | Có thể tìm kiếm trong các tệp để thu hẹp kết quả tìm kiếm, tuy nhiên chỉ lọc theo:
|
Lọc được thông tin chi tiết, hiệu quả cho việc quản lý các nội dung tài liệu của cá nhân lẫn nhóm làm việc:
|
Điều làm cho Confluence trở nên độc đáo là nó “không chỉ là văn bản” mà còn là một ngôi nhà có tổ chức cho toàn bộ dự án của bạn.
4. Tính năng Cộng tác: Về khả năng hỗ trợ làm việc nhóm, quản lý dự án hiệu quả
Xem bảng so sánh các tính năng cộng tác, làm việc nhóm trực tuyến của Google Docs và Confluence ngay dưới đây.
| Tính năng cộng tác trực tuyến |
GoogleDocs |
Confluence |
|---|---|---|
| Nền tảng đám mây giúp làm việc mọi lúc mọi nơi |  |
|
| Cho phép nhiều thành viên chỉnh sửa cùng một lúc | |
|
| Kiểm soát ai có thể xem (view) và chỉnh sửa (edit) | |
|
| Dễ dàng chia sẻ bằng đường link liên kết, email | |
|
| Xem ai khác đang chỉnh sửa trang và xem các thay đổi của họ khi được thực hiện | |
|
| Nhận xét, phản hồi trực tiếp lên văn bản | |
|
| Nhận thông báo cập nhật qua email | |
|
| Có thể được để ở dạng Bản nháp (Draft) hoặc Hiển thị (Publish) cho những người dùng khác xem | |
|
| Thảo luận, nhận xét trên toàn thể văn bản để lưu lại các nhiệm vụ được giao | |
|
| Phản hồi tài liệu bằng cách thả Like, Tim, v.v | |
|
| Tổng hợp vào văn bản các công việc được giao trên các phần mềm Phân công công việc của nhóm (Jira, Trello,…) | |
|
| Cung cấp các Phân tích (Insight) tiến độ chỉnh sửa tài liệu để theo dõi hiệu quả | |
|
| Chức năng @mentions, likes, and inline comments người dùng khác để đưa họ vào cùng tham gia thảo luận | |
|
| Truy cập Trang tổng quan để theo dõi được bố cục của toàn bộ dự án | |
|
| Công cụ bảng tin – Hiển thị các cập nhật chỉnh sửa văn bản của các thành viên khác | |
|
| Chuông thông báo ngay trên ứng dụng cập nhật tình hình của các tài liệu người dùng đang theo dõi, các cuộc thảo luận có nhắc đến (tag) người dùng | |
5. Giá cả: Chi phí sử dụng 2 loại phần mềm tài liệu trực tuyến cho cá nhân và doanh nghiệp
Google Docs
Google Docs có 2 loại: Cá nhân và Doanh nghiệp.
Cá nhân: được sử dụng miễn phí và do đó doanh nghiệp có thể dùng thử và xem cách nó hoạt động cho nhóm của mình. Trên thực tế, tất cả các công cụ khác trong Google Suite đều miễn phí (với điều kiện sử dụng dưới 15GB) và việc thử nhiều công cụ sẽ rất hợp lý vì chúng hoạt động đồng bộ.
Doanh nghiệp: Các gói dành cho GSuite dao động từ $6 USD đến $25 USD cho mỗi người dùng trên mỗi tháng. Gói phổ biến nhất và có giá trị tốt nhất là $12 USD – hiện đang giảm còn $9.6 USD cho mỗi người dùng, mỗi tháng, có 10 nhân viên làm việc sẽ là $96 USD mỗi tháng.
Confluence
Bộ phần mềm của Atlassian được hơn 85% trong số 500 công ty trong danh sách Fortune sử dụng. Đầu tư vào một loại công cụ Quản trị dự án mạnh mẽ như vậy là xứng đáng, tuy nhiên nhiều công ty khởi nghiệp, công ty vừa và nhỏ có xu hướng né tránh do nhận thấy chi phí cao.
Atlassian hiện đang cung cấp miễn phí Jira Service Desk, Confluence và Jira Work Management (khi chọn dịch vụ lưu trữ đám mây) cho tối đa 10 người dùng. Đối với Confluence sẽ cho phép dung lượng tối đa 2GB. Việc cung cấp cho các công ty khởi nghiệp, công ty nhỏ công cụ miễn phí sẽ không chỉ giúp công ty trải nghiệm để đưa ra quyết định đầu tư cho tương lai mà còn tiếp xúc với cách thức làm việc nhóm hiệu quả, khoa học và tối ưu nhất theo tiêu chuẩn của quốc tế.
Tóm lại:
Google Tài liệu và Confluence đều là các phần mềm hỗ trợ soạn thảo, chỉnh sửa văn bản trực tuyến trực quan, dễ sử dụng. Hai phần mềm đặc biệt hữu ích cho việc ghi chép, lưu trữ thông tin và chia sẻ, cộng tác với nhóm làm việc.
Để tìm ra giải pháp nào là tốt nhất thì nó phụ thuộc vào yêu cầu của người dùng. Trước đây, các công ty nhỏ hay start-up lựa chọn Google Docs phiên bản Free bởi sự hiệu quả về mặt chi phí. Tuy nhiên nhu cầu về quản lý thông tin hiệu quả cho công ty nhỏ cũng ngày một tăng lên đòi hỏi tính năng cao cấp hơn của phần mềm như Google Drive Business hay Confluence.
Bên cạnh đó, các công ty có quy mô lớn hơn lại càng cần một nền tảng có cấu trúc quản lý thông tin tập trung hơn, khoa học. Lúc này, Confluence là giải pháp vượt trội về cả hiệu quả lẫn chi phí.
Phần mềm quản lý tài liệu trực tuyến Confluence liệu có phù hợp với doanh nghiệp vừa và nhỏ?
1. Với việc Confluence cung cấp phần mềm quản lý dự án trực tuyến miễn phí (cho tối đa 10 người dùng) với lưu lượng 2GB, các công ty vừa và nhỏ (SME) vẫn có cơ hội để tiếp cận với giải pháp phần mềm quốc tế được săn lùng nhiều nhất trên thị trường.
2. Các công ty nhỏ để tiếp cận với xu thế của toàn cầu và mở rộng quy mô nhanh chóng thì việc bắt tay vào nghiên cứu và ứng dụng các phần mềm điện toán đám mây như Confluence sẽ tạo nên lợi thế cạnh tranh không hề nhỏ vì trên thực tế, Confluence mang lại nhiều ưu điểm vượt trội hơn hẳn Google Docs. Cụ thể như sau:
- Dễ dàng chỉnh sửa, xem, duyệt tài liệu trực tiếp CÙNG ĐỒNG ĐỘI với các tính năng @mentions, likes, và inline comments trực tuyến
- Dễ dàng soạn tài liệu với hơn trăm nghìn mẫu có sẵn cho từng PHÒNG BAN, NGÀNH NGHỀ, MỤC ĐÍCH khác nhau.
- Dễ dàng quản lý, tìm kiếm trăm nghìn tài liệu với các cách quản lý khác nhau như chỉ với thao tác kéo – thả, hoặc (2) đặt tên nhãn (label) tài liệu để dễ dàng kiếm sau này,
hoặc sử dụng các (3) macro CÓ SẴN.
- Dễ dàng quản lý tài liệu phiên bản mới nhất. Với confluence, tài liệu bạn thấy sẽ luôn là mới nhất và không có việc trùng lặp tài liệu. Việc xem ai đã chỉnh sửa trước và khôi phục tài liệu cũng vô cùng dễ dàng.
- Dễ dàng kiểm soát mức độ bảo mật của tài liệu bằng các chế độ RESTRICT khác nhau.
- Quan trọng nhất là, Confluence có thể liên kết với hàng nghìn ứng dụng, extensions và phần mềm quản lý công việc hiệu quả khác nhau như VtigerCRM, QuickBooks Online, SignNow, v.v. mà một trong số đó không thể không nói đến phần mềm phân công và quản lý công việc Jira cũng được phát triển bởi chính ATLASSIAN. Bộ đôi Jira – CONFLUENCE là bộ đôi hoàn hảo cho làm việc nhóm hiệu quả, làm việc từ xa, làm việc trực tuyến và sẽ TĂNG TỐC HIỆU QUẢ, HIỆU SUẤT làm việc của nhóm lên một tầm cao mới.
3. Ngày nay, ngày càng có nhiều công ty vừa và nhỏ áp dụng mô hình Tế bào sống (Agile organization) – thay vì mỗi nhân viên sẽ thực hiện công việc trong một phòng ban nhất định thì họ sẽ trở thành những “phân tử” của các tế bào sống. Các phân tử dễ dàng tách, nhập để tham gia vào các dự án khác nhau của công ty.
Đây là mô hình doanh nghiệp hiện đại, vô cùng hiệu quả giúp tận dụng nguồn nhân lực và đẩy mạnh hiệu suất – đó là bí quyết của những công ty với nhỏ nhân lực chỉ dưới 20 người nhưng có thể tạo ra gấp 50% doanh thu cho doanh nghiệp.
Để áp dụng được mô hình này thì sự hỗ trợ của các phần mềm quản lý dự án, kiểm soát tài liệu hiệu quả như Confluence là điều kiện tiên quyết.
Tuy nhiên, các doanh nghiệp vừa và nhỏ trước khi ứng dụng Confluence cho việc quản lý thông tin nội bộ cần xác định chính xác cơ cấu tổ chức doanh nghiệp, tạo lập quy trình phù hợp với mỗi phòng ban, dự án để có thể tận dụng tối đa được sức mạnh về “cấu trúc” và “tính năng cộng tác” của phần mềm Confluence. Từ đây công nghệ sẽ hỗ trợ “chuyển đổi số” các thông tin cần lưu trữ của nhóm làm việc lên nền tảng duy nhất với giao diện trực quan, khoa học, hiệu quả về thời gian và chi phí.
Hiểu được những khó khăn trong việc ứng dụng công nghệ hiệu quả, Global Link Asia Digital sẽ hỗ trợ doanh nghiệp từng bước tiếp cận và ứng dụng Confluence trong quá trình chuyển đổi số, bao gồm:
Global Link Asia Digital tự hào là đối tác chính thức của ATLASSIAN tại thị trường Châu Á – Thái Bình Dương, làm việc trực tiếp và cung cấp các sản phẩm – dịch vụ CHÍNH HÃNG với mức giá ƯU ĐÃI, hỗ trợ trọn gói bằng tiếng Việt hoặc tiếng Anh.
Liên hệ ngay để được tư vấn:
- Hotline Singapore: (+65) 3158 3969
- Hotline Việt Nam: (+84) 0938 59 05 95
- Email: Tony.ho@digitaltransformations.tech
