Hai năm triền miên của dịch Covid, xã hội phải gánh chịu nhiều hệ lụy nghiêm trọng. Đi kèm với dịch và hậu dịch là những thách thức mới nhiều cam go được đặt ra cho gia đình, xã hội và đặc biệt là cho doanh nghiệp – những công ty đã và đang phải gồng mình ứng phó với những biến đổi của thị trường. Một trong những bài toán khó khăn nhất hiện nay của các doanh nghiệp là quản lý nhân viên, quản lý công việc hiệu quả khi làm việc từ xa (Work From Home).
Vậy đâu là giải pháp cho vấn đề quản lý công việc, làm việc nhóm từ xa kém hiệu quả của nhân viên và sự thiếu gắn kết của nhân viên đối với công ty khi làm việc tại nhà? Hãy cùng đọc bài viết dưới đây của Global Link Asia Digital để được tiếp cận với các giải pháp hữu hiệu và các công cụ tối ưu để giải quyết vấn đề này.
1. Làm việc từ xa, rắc rối bao la cho doanh nghiệp: Vấn Đề Về Gắn Kết Nhân Viên
Làm việc tại nhà cũng có nhiều khuyết điểm. Điểm lớn nhất mà doanh nghiệp nào cũng mắc phải đó chính là nhân viên không thể cùng có mặt trong một không gian để làm việc cùng nhau, từ đó việc trao đổi và tương tác trong công việc kém hiệu quả và đôi lúc thông tin truyền tải mang nhiều cảm xúc sai lệch.
→ Bài viết giúp doanh nghiệp chuẩn bị khi bước chân vào con đường “Work From Home”
Và, theo nhiều nghiên cứu gần đây, tỉ lệ nhân viên nghỉ việc tăng cao, cứ 10 người thì có 6 người chủ động tìm công việc mới. Có rất nhiều nguyên nhân dẫn đến hiện tượng trên:
- Biến động ngành nghề.
- Sự mệt mỏi, kiệt sức trong môi trường làm việc căng thẳng, mất cân bằng.
- Và bất ngờ nhất, đó là: mất gắn kết với công ty, hay mất kết nối với đồng nghiệp cũng là một trong những lý do đứng đầu khiến cho nhân viên nhảy việc.
Vì sao nhân viên lại thiếu gắn kết khi làm việc từ xa?
Thứ nhất, con người sống theo chủ nghĩa xã hội, hoạt động và làm việc hiệu quả khi có sự kết hợp và giao tiếp với nhau. Nhưng khi làn sóng “Work From Home” ập đến, nhân viên trong công ty có cảm giác như đang làm việc một mình, không có sự kết nối với các thành viên khác trong doanh nghiệp. Từ đó tạo ra cảm giác chông chênh, chán nản công việc mình đang làm và nhất là không cảm thấy gắn kết với đồng nghiệp nữa.
Thứ hai, việc thay đổi không gian làm việc sẽ là một cú sốc nhẹ cho mỗi nhân viên vì có quá nhiều thứ khiến họ mất tập trung. Bên cạnh đó, các thay đổi đột ngột này sẽ dẫn đến một vài cản trở trong giao tiếp nội bộ của tổ chức.
Nhưng sự thật rằng, việc Work From Home vẫn phải được tiếp tục diễn ra, ngay hiện tại và cả trong tương lai, phần vì dịch Covid-19, phần vì xã hội hiện đại và tiên tiến, không ngừng chuyển đổi số và làm việc thông qua mạng.
Như thế, câu chuyện mà doanh nghiệp cần và phải giải quyết ở đây là tạo ra một môi trường, không gian làm việc mang tính gắn kết cho nhân viên, vừa có thể làm việc hiệu quả, tiết kiệm thời gian mà còn xây dựng văn hoá doanh nghiệp độc đáo.
Đây cũng chính là lúc các doanh nghiệp nên xem xét, đầu tư vào các phần mềm làm việc nhóm để giúp nhân viên kết nối nội bộ, luôn giữ động lực trong lúc làm việc, “xa mặt” nhưng vẫn không “cách lòng”.
2. Vậy làm thế nào để gắn kết nhân viên khi “mỗi người một nơi” làm việc từ xa?
Tình trạng làm việc từ xa đã là điều bắt buộc trong thời gian tương lai, các chủ doanh nghiệp nên đầu tư vào các công cụ giao tiếp, phần mềm làm việc nhóm tối tân và dễ sử dụng cho nhân viên.
Những phần mềm làm việc nhóm này có thể chứa chức năng của một mạng xã hội nội bộ, nơi tạo ra các “diễn đàn” chung, chia sẻ các cập nhật trong công việc, hoặc các chia sẻ chuyên môn từ các cá nhân với đa dạng các chủ đề.
Các thành viên có thể tương tác cùng nhau, thường xuyên chia sẻ quan điểm và hỗ trợ hoàn thành công việc đã được phân công. Các trưởng nhóm, các cấp quản lý cũng cần luôn khuyến khích và có các cơ chế để nhân viên cùng nhau làm việc và chủ động duy trì kết nối với nhau.
→ Việc doanh nghiệp lựa chọn một phần mềm làm việc nhóm tối ưu, là một mạng xã hội nội bộ của doanh nghiệp và luôn xây dựng văn hoá công ty ngay trên giao diện online để giải quyết được tình trạng “xa lòng” khi Work From Home là hết sức quan trọng.
3. Mạng xã hội Confluence – giải pháp tối ưu để gắn kết nhân viên khi làm việc từ xa.
3.1 Confluence là gì?
Confluence là phần mềm làm việc từ xa/ nền tảng cộng tác trực tuyến cho mọi phòng ban của doanh nghiệp. Song song đó, phần mềm Confluence còn được sử dụng như một “bách khoa toàn thư” của doanh nghiệp để lưu trữ, chia sẻ và quản lý thông tin một cách hiệu quả, thay thế hàng nghìn chiếc email, Viber, Whatsapp, Skype, Zalo, Telegram, Facebook, Word, Excel, Google drive, Dropbox, v.v.
→ Tham khảo bài viết Trọn bộ tính năng của phần mềm Confluence.
Một tính năng không thể bỏ qua của phần mềm Confluence là cung cấp một nền tảng mạng xã hội nội bộ cho doanh nghiệp để thúc đẩy văn hóa chia sẻ cởi mở – minh bạch giữa nhân viên mọi cấp độ/ mọi phòng ban, cho phép nhân viên ở mọi cấp độ đều được đóng góp, chia sẻ và nhận phản hồi.
3.2 Mạng xã hội nội bộ Confluence giúp doanh nghiệp gắn kết nhân viên và xây dựng văn hóa nội bộ tối ưu như thế nào?
Chính vì vậy, phần mềm Confluence là sự kết hợp hoàn hảo giữa công việc và mạng xã hội nội bộ doanh nghiệp, giúp tiết kiệm thời gian, nâng cao năng suất làm việc.
Đặc biệt hơn hơi, Confluence còn giải quyết câu chuyện gắn kết nhân viên trong công ty khi làm việc từ xa, trở thành phần mềm quản lý nhân sự rất hiệu quả.
Nhưng điều cần làm để gắn kết nhân viên khi làm việc từ xa. |
Tính năng của Mạng xã hội nội bộ Confluence giúp giải quyết vấn đề |
|
|---|---|---|
|
Luôn quan tâm đến cảm giác của nhân viên và đồng nghiệp. → Luôn cho mọi người xung quanh cảm giác gắn kết, tập thể, mọi người đang cùng làm việc với nhau và hướng đến mục tiêu chung. Luôn khen thưởng, động viên nhân viên khi họ làm tốt. → Như vậy sẽ khiến cho nhân viên tự tin và cảm thấy bản thân có đóng góp và mong muốn ở lại doanh nghiệp lâu dài hơn. |
1. Tính năng Blog.
|
|
|
Giúp cho nhân viên cảm thấy họ không làm việc một mình. Theo khảo sát của Viện Nghiên cứu ADP, nhân viên luôn mong muốn cảm giác như mình là một phần của nhóm, và khi họ cảm nhận được điều đó thì tinh thần gắn kết nội bộ tăng lên gấp đôi. |
2. Tính năng Cộng tác trực tuyến Không chỉ giúp soạn thảo và thảo luận công việc một cách hiệu quả, tính năng cộng tác trực tuyến real-time giúp nhân viên thấy các đồng đội của mình cũng đang hăng say thực hiện công việc. Nhân viên có thể thấy được điều đó qua những nội dung soạn thảo mới trong các Page, những bình luận và đề xuất mới trong Inline Comment, v.v. của đồng nghiệp. Bên cạnh đó, các trang (Page) Confluence giúp ghi chú lại mọi kế hoạch dự án, mọi nhiệm vụ phân bổ cho các thành viên, mọi biên bản cuộc họp với đầy đủ các ý tưởng của mỗi thành viên, v.v. Điều này giúp nhân viên luôn cảm thấy mình là một phần quan trọng trong các dự án, hiểu rõ được nhiệm vụ của bản thân trong bức tranh toàn thể.
|
|
|
Điều tiết công việc, chia guồng công việc đều đặn và hợp lý. → Việc quan trọng nhất là giữ cho nhân viên làm việc hiệu quả, năng suất nhất có thể, đảm bảo các dự án đều hoàn thành, đúng tiến độ và đạt yêu cầu. → Vì thế, điều tiết công việc hợp lý sẽ giúp nhân viên dễ chịu và làm việc năng suất hơn ngay tại nhà. |
6. Tính năng Tích hợp với các phần mềm khác
7. Tính năng Notifications
|
|
|
Tạo không gian để giao tiếp, an toàn, minh bạch, rõ ràng trong công việc. → Để nhân viên cảm thấy môi trường làm việc trên không gian mạng là an toàn và minh bạch, họ sẽ tin tưởng vào doanh nghiệp và cống hiến nhiều hơn. |
8. Tính năng Permission
9. Tính năng Announcements
10. Tính năng chat, trò chuyện và comment trên Confluence: Một tính năng rất hay trên Confluence là có thể sử dụng song song các app khác, liên kết các app thành một hệ sinh thái hoàn chỉnh và chúng có thể làm việc chung với nhau một cách hoàn hảo. Phần mềm Slack là phân mềm chuyên về trò chuyện và đăng tiến độ công việc, được tích hợp trong Confluence. Khi ta sử dụng chung một phần mềm để giao tiếp thì sẽ tập trung hơn, khó bị sao nhãn bởi các tác động bên ngoài, bên cạnh đó là có thể lưu trữ thông tin và xem lại các công việc một cách dễ dàng, đồng nghiệp có thể nhận xét ý tưởng dự án cho nhau và có thể đính kèm trực tiếp vào Confluence. |
|
|
Nhấn mạnh về Văn Hoá Nội Bộ Doanh Nghiệp. 50% giám đốc điều hành được khảo sát cho rằng văn hoá công ty ảnh hưởng trực tiếp đến năng suất nhân viên và doanh thu của doanh nghiệp. → Đoàn tàu thì phải có thợ lái. Việc xác định rõ Văn hoá nội bộ giúp cho nhân viên hiểu được tầm nhìn, sứ mệnh để làm việc một cách có quy tắc. → Khi hiểu rõ văn hoá công ty, nhân viên sẽ dễ giao tiếp và ứng xử hơn, không bị bở bỡ ngỡ giữa “không gian mạng làm việc online” → Quan trọng nhất là doanh nghiệp tạo ra một mạng xã hội nội bộ, giúp nhân viên tránh xao nhãng các yếu tố bên ngoài, tập trung làm việc dưới một phần mềm, tuy nhiên vẫn được tự do giao tiếp thoải mái và hiệu quả. |
11. Tính năng Structured Page Tree
|
Kết luận
Nhìn chung, để có thể gắn kết nhân viên khi làm việc từ xa là một câu chuyện vốn dĩ rất khó khăn cho các doanh nghiệp. Tuy nhiên, nếu áp dụng đúng cách, có sự đầu tư vào các trang thiết bị thích hợp như: Phần mềm quản lý nhân viên, Mạng xã hội nội bộ, v.v.
Quan trọng là luôn không ngừng xây dựng văn hoá doanh nghiệp đặc trưng, sẽ giúp nhân viên viên gắn kết hơn khi làm việc từ xa. Bên cạnh đó, nếu tối ưu hoá phương pháp Work From Home một cách khoa học, nhân viên sẽ còn làm việc tốt hơn, mang lại nhiều giá trị cho doanh nghiệp.
Khi thế giới ngày càng thay đổi và tiên tiến, việc làm của chúng ta là phải bắt kịp xu hướng và luôn trong tư thế sẵn sàng cho mọi thay đổi. Việc áp dụng một mạng xã hội nội bộ để gắn kết nhân viên khi làm việc từ xa cũng là một sự thay đổi lớn cho các doanh nghiệp tại Việt Nam.
Tuy nhiên, đây cũng là một bước tiến đầy khoa học, doanh nghiệp nào thích ứng và ứng dụng tốt các công cụ online, sẽ sớm chiến thắng trên đường đua kinh tế.
Và trong số các công cụ online giúp tăng hiệu suất làm việc từ xa của nhân viên thì phần mềm làm việc nhóm từ xa Confluence là một giải pháp chuẩn quốc tế, tối ưu về chi phí và hoàn toàn phù hợp với doanh nghiệp Việt. Hơn 180,000 doanh nghiệp trên toàn thế giới đều đã đang sử dụng mạng xã hội nội bộ Confluence để gắn kết tinh thần khi làm việc từ xa.
Hiểu được những khó khăn trong việc ứng dụng công nghệ hiệu quả, Global Link Asia Digital sẽ hỗ trợ doanh nghiệp từng bước tiếp cận và ứng dụng Confluence trong quá trình chuyển đổi số, bao gồm:
Global Link Asia Digital tự hào là đối tác chính thức của ATLASSIAN tại thị trường Châu Á – Thái Bình Dương, làm việc trực tiếp và cung cấp các sản phẩm – dịch vụ CHÍNH HÃNG với mức giá ƯU ĐÃI, hỗ trợ trọn gói bằng tiếng Việt hoặc tiếng Anh.
Liên hệ ngay để được tư vấn:
- Hotline Singapore: (+65) 3158 3969
- Hotline Việt Nam: (+84) 0938 59 05 95
- Email: Tony.ho@digitaltransformations.tech
![{"A?":"B","a":5,"d":"B","h":"www.canva.com","c":"DAErYpzSoNQ","i":"vBtDERuJYTJMxWmqMYJIXg","b":1636324516714,"A":[{"A?":"K","A":165.1606004433968,"B":254.55753584803807,"D":690.8849283039235,"C":77.49819608422851,"a":{"A":[{"A?":"A","A":"The Future of Work \n"}],"B":[{"A?":"A","A":{"color":{"B":"#ffffff"},"leading":{"B":"960.0"},"font-size":{"B":"65.3334"},"font-family":{"B":"YAD7QhG2T6o,0"},"text-align":{"B":"center"}}},{"A?":"B","A":19},{"A?":"A","A":{"font-style":{"B":"normal"}}},{"A?":"B","A":1},{"A?":"A","A":{"color":{"A":"#ffffff"},"leading":{"A":"960.0"},"font-size":{"A":"65.3334"},"font-family":{"A":"YAD7QhG2T6o,0"},"text-align":{"A":"center"},"font-style":{"A":"normal"}}}]},"b":{},"j":{"A":[{"A":"neon","B":{"intensity":"0.01"}}]},"d":"A","g":false,"h":"A"}],"B":1200,"C":628}](https://www.digitaltransformations.tech/wp-content/uploads/2021/11/phan-mem-quan-ly-cong-viec-atlassian-nasa-cau-chuyen-thanh-cong-p1-256x256.png)
