76% khách hàng sử dụng Jira Software cho biết Confluence giúp họ đẩy nhanh tốc độ hoàn thành các dự án. Với các nhóm dự án, mọi công việc được phân công đều được trực quan hóa ở Jira để các nhóm có thể cập nhật và theo dõi tiến độ chung của dự án. Trong khi đó, mọi thông tin còn lại của doanh nghiệp, của dự án đều sẽ được lưu trữ ở Confluence – nơi để mọi thành viên trao đổi, cộng tác trực tuyến trên các tài liệu (kế hoạch tiếp thị, báo cáo bán hàng, báo cáo công việc, v.v.).
Sự kết hợp của bộ đôi phần mềm Jira và Confluence trong việc quản lý dự án, xử lý công việc đã mang lại hiệu quả cho hàng triệu doanh nghiệp trên toàn thế giới, đặc biệt là các công ty lớn như: Hubspot, Audi, Canva, Domino, Twitter, v.v.
Bài viết của Global Link Asia Digital dưới đây là sáu cách doanh nghiệp có thể tận dụng khả năng tích hợp mạnh mẽ của Jira và Confluence để tạo ra không gian cộng tác trực tuyến không gián đoạn.
Tổng quan:
Jira (kể cả Jira Work Management, Jira Software hay Jira Service Management) cơ bản đã là một công cụ mạnh mẽ giúp quản lý quy trình (workflow) tự động của dự án từ đầu đến cuối. Tuy nhiên, có quá nhiều cuộc trao đổi về kế hoạch, thảo luận xung quanh các dự án và rất nhiều thông tin cần phải lưu trữ.
Confluence cung cấp một “ngôi nhà” để các cuộc thảo luận đó diễn ra minh bạch và sắp xếp, lưu trữ mọi thông tin để trở thành một nguồn thông tin tin cậy duy nhất.
Sự kết hợp giữa Jira và Confluence sẽ cung cấp một bức tranh toàn cảnh cho toàn bộ doanh nghiệp. Dưới đây là sáu cách liên kết Jira và Confluence có thể giúp các nhóm quản lý công việc tốt hơn:
1. Mọi thông tin về công việc từ Jira đều cập nhật tự động ở trên trang Confluence để quản lý tiến độ dự án/công việc
Bất cứ khi nào các công việc (issue) được tạo ở Jira được đề cập trong trang Confluence bằng Macro “Jira Issue” thì Confluence sẽ tự động hiển thị thông số (ngày hết hạn, mức độ quan trọng, người chịu trách nhiệm, người duyệt, mô tả, v.v.) mà người dùng có thể tùy chỉnh theo mong muốn.
Đây là một trong những tính năng hữu ích nhất và được sử dụng khá rộng rãi cho việc quản lý công việc cá nhân và cho việc giám sát tiến độ công việc của nhân viên cho cấp trên.
2. Dễ dàng tạo đường dẫn liên kết giữa issue Jira và trang Confluence liên quan đến nhau để tạo không gian quản lý dự án không gián đoạn
Tạo liên kết giữa một issue và các một Confluence liên quan bất cứ khi nào bạn muốn với hộp thoại “Link Dialog” trong Jira. Từ đó, khi đang xem xét một công việc trong Jira, bạn có thể nhấp vào đường link để chuyển hướng bạn đến trang Confluence chứa bài viết nghiên cứu, ghi chú của cuộc thảo luận phát triển ý tưởng mới hoặc báo cáo chi tiết công việc, v.v.
3. Sao chép và dán các đường link công việc lên các trang Confluence và ngược lại một cách nhanh chóng, tinh gọn
Một cách đơn giản hơn để hiển thị thông tin của issue (Jira) trên Confluence và ngược lại là sao chép và dán đường link trực tiếp. Tính năng Smart Link giúp các đường link liên kết giữa Jira vào Confluence có thể hiển thị dưới mọi dạng (đường link URL, thay thế bằng mô tả, hoặc chế độ xem thẻ).
Tips: Có một số liên kết từ các website, phần mềm khác (nếu có tích hợp với sản phẩm của Atlassian) thì bạn cũng có thể dán vào Jira hoặc Confluence nhờ tính năng Tự động chuyển đổi. Ví dụ như liên kết từ YouTube sẽ tự động chuyển đổi thành thẻ Smart Link ngay khi bạn nhúng vào trang.
4. Tạo issue Jira ngay trên nội dung trang Confluence để tiết kiệm nhiều thời gian hơn
Copy, paste, copy, paste, copy, paste – chắc hẳn bạn cũng bắt đầu mệt với việc di chuyển qua lại giữa hai nền tảng này và lãng phí thời gian quý giá của mình trong khi có thể nhanh chóng hoàn thành công việc. Giảm chuyển đổi không gian giữa Jira và Confluence bằng cách tạo một issue mới ngay trên Confluence.
Nhập “/jira” trong khi soạn thảo trên Confluence, hoặc bôi phần nội dung/ ý tưởng mà bạn muốn tạo issue từ đó và chọn “Create Issue”, điền một số thông tin của issue Jira ngay trên Confluence. Và thế là xong!
5. Hiển thị báo cáo quản lý dự án Jira với biểu đồ trực quan trên trang Confluence
Macro “Jira Reports” hoặc “Jira” đặc biệt hữu ích vì nó giúp các nhóm làm việc dễ dàng tạo báo cáo, đặc biệt là trong Confluence để trình bày chi tiết về tiến độ và hiệu quả dự án (được theo dõi trong Jira).
Các báo cáo này không chỉ cung cấp thông tin minh bạch, cung cấp cho các bên liên quan một biểu đồ trực quan về tiến độ của nhóm làm việc của bạn chỉ trong một số lần nhấp chuột. Và sự đa dạng của các loại biểu đồ chắc chắn còn khiến bạn bất ngờ hơn nữa! Confluence giúp hiển thị rất nhiều loại biểu đồ từ Jira để bạn không chỉ thấy được tổng quát tiến độ chung, tình hình chi tiết mà còn nhìn một dự án dưới nhiều góc cạnh khác nhau (theo dòng thời gian, lịch, thẻ công việc, v.v.)
Ví dụ minh họa:
Sau khi chọn macro “Jira Reports”, chọn dự án mà bạn muốn xuất báo cáo. Phần còn lại sẽ được phần mềm tự động thực hiện cho bạn. Báo cáo sẽ hiển thị biểu đồ hình tròn dựa trên các trường có trong phần mềm Jira của bạn (ví dụ: mức độ ưu tiên hoặc phân loại loại công việc). Bạn còn có thể tùy chỉnh lại các số đo, các biến, các số liệu mong muốn hiển thị, v.v. trong biểu đồ tùy theo nhu cầu sử dụng.
6. Tips để tạo lối tắt từ Jira vào Confluence hoặc ngược lại để tăng tốc
Điều hướng qua lại giữa trang Confluence của bạn và các công việc trên Jira bằng các phím tắt. Trong Confluence, nhấp vào “Add shortcut” trong không gian (space) Confluence bạn mong muốn và dán liên kết vào dự án Jira của bạn.
Bạn cũng có thể liên kết các trang (page) Confluence trên các dự án Jira. Để thực hiện việc này, hãy truy cập dự án Jira của bạn và nhấp vào “Add item” ở bên góc trái, sau đó nhấp vào “shortcut”. Dán URL trang Confluence của bạn và thế là chúng ta đã có phím tắt để di chuyển nhanh chóng hơn nữa giữa các “khu vực làm việc” trong “không gian làm việc nhóm từ xa” của công ty bạn.
Làm việc nhanh hơn hơn bằng cách sử dụng phối hợp Confluence và Jira
Bên cạnh cung cấp nguồn thông tin đáng tin cậy duy nhất, Confluence cũng tạo ra “địa chỉ” đáng tin cậy duy nhất cho việc lưu trữ, tổng hợp công việc từ tất cả các phần mềm đang có của doanh nghiệp của doanh nghiệp. Từ đó, việc thảo luận thông qua các phần mềm khác nhau cuối cùng đều có thể được ghi nhớ tại cổng thông tin (knowledge base) Confluence.
Và các công việc/ dự án trong Jira cũng không ngoại lệ. Vì cùng chung là nền tảng Atlassian, Jira và Confluence càng giúp các nhóm làm việc ít phải chuyển đổi không gian làm việc/ thảo luận hơn và giúp giữ các thành viên làm việc không gián đoạn và tăng tốc hơn nữa nhờ vào khung làm việc vô cùng chặt chẽ.
Để hiểu hơn về những ứng dụng hiệu quả khi sử dụng cùng lúc 2 phần mềm Jira và Confluence, liên hệ ngay với Global Link Asia Digital để được tư vấn ngay hôm nay.
Hiểu được những khó khăn trong việc ứng dụng công nghệ hiệu quả, Global Link Asia Digital sẽ hỗ trợ doanh nghiệp từng bước tiếp cận và ứng dụng Confluence, các phần mềm Jira (Jira Work Management, Jira Service Management) trong quá trình chuyển đổi số, bao gồm:
Global Link Asia Digital tự hào là đối tác chính thức của ATLASSIAN tại thị trường Châu Á – Thái Bình Dương, làm việc trực tiếp và cung cấp các sản phẩm – dịch vụ CHÍNH HÃNG với mức giá ƯU ĐÃI, hỗ trợ trọn gói bằng tiếng Việt hoặc tiếng Anh.
Liên hệ ngay để được tư vấn:
- Hotline Singapore: (+65) 3158 3969
- Hotline Việt Nam: (+84) 0938 59 05 95
- Email: Tony.ho@digitaltransformations.tech
![{"A?":"B","a":5,"d":"B","h":"www.canva.com","c":"DAErYpzSoNQ","i":"vBtDERuJYTJMxWmqMYJIXg","b":1636324516714,"A":[{"A?":"K","A":165.1606004433968,"B":254.55753584803807,"D":690.8849283039235,"C":77.49819608422851,"a":{"A":[{"A?":"A","A":"The Future of Work \n"}],"B":[{"A?":"A","A":{"color":{"B":"#ffffff"},"leading":{"B":"960.0"},"font-size":{"B":"65.3334"},"font-family":{"B":"YAD7QhG2T6o,0"},"text-align":{"B":"center"}}},{"A?":"B","A":19},{"A?":"A","A":{"font-style":{"B":"normal"}}},{"A?":"B","A":1},{"A?":"A","A":{"color":{"A":"#ffffff"},"leading":{"A":"960.0"},"font-size":{"A":"65.3334"},"font-family":{"A":"YAD7QhG2T6o,0"},"text-align":{"A":"center"},"font-style":{"A":"normal"}}}]},"b":{},"j":{"A":[{"A":"neon","B":{"intensity":"0.01"}}]},"d":"A","g":false,"h":"A"}],"B":1200,"C":628}](https://www.digitaltransformations.tech/wp-content/uploads/2021/11/phan-mem-quan-ly-cong-viec-atlassian-nasa-cau-chuyen-thanh-cong-p1-256x256.png)
