Trong thời đại kỹ thuật số ngày nay, khi các công ty đã và đang bắt đầu chuyển đổi sang phương thức làm việc online thì việc sử dụng văn bản như một phương phức liên lạc mới ngày càng được chú trọng Từ các trang trình chiếu thuyết trình đến các ghi chú cuộc họp, nhân viên đang dùng văn bản như một cách thức giao tiếp hiệu quả để giữ cho đồng nghiệp luôn được cập nhật và công việc được tiến hành suôn sẻ.

Hãy cùng Global Link Asia Digital tìm hiểu vì sao việc giao tiếp bằng văn bản lại quan trọng với doanh nghiệp và phương pháp thúc đẩy cách thức giao tiếp ấy thông qua phần mềm Confluence.

Giao tiếp bằng văn bản bên trong công ty

  • Thời điểm: Việc giao tiếp không diễn ra mặt đối mặt, không mang tính khẩn cấp và cần nhiều thời gian hơn để cân nhắc cách trình bày thông tin
  • Địa điểm: Đặc biệt phù hợp cho các nhóm làm việc từ xa, các thành viên không ở cùng một địa điểm
  • Nội dung, thông điệp:
  1. Bên trong công ty: Sổ tay nhân viên, bản tin nội bộ, email, mạng xã hội nội bộ doanh nghiệp, tài liệu hướng dẫn, báo cáo, ứng dụng chat, v.v.
  2. Bên ngoài công ty: báo giá, hợp đồng, quảng cáo, nội dung website, v.v
Giao tiêp bằng băn bản bên ngoài công ty

Giao tiếp bằng văn bản bên ngoài công ty 

1.2 Tầm quan trọng trong giao tiếp bằng văn bản

Một trong những yếu tố góp phần vào sự thành công của doanh nghiệp là sự giao tiếp, dù ở dạng lời nói hay văn viết. Tầm quan trọng của việc giao tiếp bằng văn bản có thể được tổng hợp như sau:

Mỗi văn bản đều là một bản lưu trữ vĩnh cữu.

Tất cả các ý tưởng, thông tin, đề xuất quan trọng, dù ngắn hay dài, cũng cần được lưu trữ lại để sử dụng trong lâu dài. Những bản ghi chú này có thể giúp nhân viên nhớ những việc cần làm, giúp chủ doanh nghiệp đưa ra được các quyết định dễ dàng hơn nhờ tiếp cận thông tin nhanh chóng. Đặc biệt, thông tin sẽ được tiếp cận nhanh hơn khi được viết, chia sẻ, lưu trữ, sắp xếp khoa học trên phần mềm chuyên dụng.

Văn bản là một cách thức định vị thương hiệu

Giao tiếp bằng văn bản góp phần vào việc định vị thương hiệu, giúp thương hiệu trở nên chuyên nghiệp, và có cá tính riêng. Việc đặt ra các quy tắc chung về hình thức văn bản, văn phong của các văn bản sử dụng bên ngoài công ty (như các bài đăng (post) trên các trang mạng xã hội, các email, v.v.) sẽ giúp thương hiệu có thêm điểm nhấn, có cá tính riêng, chuyên nghiệp hơn, gần gũi hơn.

Bên cạnh đó, việc sử dụng các cụm từ đặc biệt quen thuộc tượng nhất định cũng sẽ giúp doanh nghiệp thu hút được phân khúc khách hàng tiềm năng mới bên cạnh nhóm khách hàng hiện có.

Giao tiếp bằng văn bản giúp xây dựng mối quan hệ trung thành

Việc giao tiếp cho phép củng cố và xây dựng các mối quan hệ giữa nhân viên với nhau hay giữa công ty với khách hàng bằng cách truyền tải thông điệp nhất định. Thông điệp rõ ràng giúp xây dựng lòng tin và sự chân thành giũa các bên với nhau. Việc này giúp các nhân sự xác định mục tiêu, vấn đề và giải pháp một cách nhanh chóng hơn để công việc được tiến hành một cách suôn sẻ.

Văn bản giúp cho thông tin được tiếp cận đến nhiều người.

Việc giao tiếp bằng văn bản sẽ chứng tỏ được vai trò của nó khi có một thông tin cần được phân phối tới một số lượng lớn nhân viên; thông tin này có thể là các chính sách mới, hay là một quy trình mà mọi người cần phải biết và tuân thủ.

→ Việc áp dụng một phần mềm có cơ chế chia sẻ thông tin dễ dàng, lưu trữ thông tin theo cấu trúc khoa học mà vẫn đảm bảo tính bảo mật bên trong lẫn bên ngoài công ty sẽ giúp công ty phân bố thông tin đến nhân sự một cách nhanh gọn và hiệu quả.

Tuy vậy, không phải nhân viên nào cũng có thể thực hành và áp dụng việc giao tiếp bằng văn bản ngay lập tức dù đã biết được tầm quan trọng của nó. Bởi bản chất của văn bản là sự phản ánh suy nghĩ, lời nói, quyết định bằng con chữ. Do đó, mỗi nhân viên cũng như toàn thể doanh nghiệp cần phải nỗ lực để viết nên các văn bản dễ hiểu, dễ đọc, logic và mang lại giá trị – một việc tưởng chừng đơn giản những rất khó thực hiện.

2. Những lỗi nhân viên thường hay mắc phải trong quá trình giao tiếp bằng văn bản.

Kĩ năng viết văn bản là một yếu tố quan trọng được các nhà quản lí và chủ doanh nghiệp coi trọng. Thế nhưng, không phải nhân viên nào cũng có thể viết một văn bản dễ hiểu, dễ theo dõi, vì những lí do sau:

Soạn thảo

Khi thực hiện quá trình viết văn bản doanh nghiệp, nhân viên thường không lưu tâm đến các yếu tố chính yếu như đối tượng người đọc, mục đích của việc viết bài, và các điểm cần được trình bày rõ ràng. Từ đó, bài viết trở nên lan man, dài dòng và có quá nhiều thông tin ko không rõ ràng.

Việc tạo một dàn ý sẽ là một sự hỗ trợ đắc lực giúp nhân viên và doanh nghiệp trình bày rõ ràng những điểm cần viết và sắp xếp được thứ tự ưu tiên thông tin với nhau.

Hình thức trình bày

Để có thể truyền đạt thông tin trong bài viết, một điểm rất quan trọng mà nhân viên phải lưu ý là sử dụng đúng hình thức trình bày. Hình thức trình bày phải tương ứng với mỗi đối tượng người đọc và mục đích truyền tải bài viết.

Để dễ dàng trong việc truyền tài thông tin, các nhân viên có thể sử dụng phương pháp chia nhỏ văn bảng bằng các gạch đầu dòng và tiêu đề, nhằm giúp người đọc dù chỉ đọc lướt qua thông tin nhưng vẫn có thể nắm các điểm chính.

Văn phong

Mỗi nhân viên khi viết bài đều sẽ có trong mình một phong cách viết nhất định. Tuy nhiên, văn bản thông thường trong kinh doanh doanh cần phải chuyên nghiệp, súc tích, và thuyết phục . Đặc biệt khi người đọc là các nhà quản lí và chủ doanh nghiệp, việc trình bày thông tin mạch lạc, ngắn gọn là một điều cần thiết.

Vì vậy, nhân viên cần dung hòa giữa cách thể hiện nội dung của bản thân với văn phong giao tiếp trong doanh nghiệp và cộng tác trong công việc để người đọc có thể theo dõi dễ dàng hơn.

Ngữ pháp và Lỗi chính tả

Đây được xem như là lỗi phổ biến nhất khi viết văn bản của nhân viên trong công ty. Ngữ pháp nghèo nàn, và các lỗi chính tả sẽ phản ảnh không tốt người viết và làm cho văn bản trở nên khó đọc. Chính vì vậy, sau khi viết xong bản nháp, các nhân viên cần dành thời gian đọc lại và chỉnh sửa các lỗi trên bài nháp.

Nếu mỗi nhân viên đều có thể ý thức và khắc phục được các lỗi này, thì những khó khăn từ việc giao tiếp qua các kênh sẽ không còn là một vấn đề nan giải mà mỗi doanh nghiệp hiện nay phải đối mặt, cho phép công ty tập trung nhân lực, vật lực, tài lực vào những dự án cần thiết quan trọng hơn.

Vì thế, để thúc đẩy việc giao tiếp bằng văn bản một cách hiệu quả, chủ doanh nghiệp cần tìm cho mình một phương pháp tối ưu, bền vững và tiết kiệm chi phí, thời gian. Một trong những phương pháp tuyệt vời nhất chính là sử dụng phần mềm làm việc nhóm Confluence, giúp tối ưu việc xây dựng và sáng tạo nội dung văn bản.

–>Tham khảo bài viết Confluence – công cụ soạn thảo và cộng tác trực tuyến hàng đầu cho doanh nghiệp

3. 4 cách để doanh nghiệp tối ưu hiệu quả giao tiếp văn bản với phần mềm quản lý tài liệu Confluence

3.1 Lựa chọn phương thức giao tiếp văn bản phù hợp. Khi nào thì dùng phần mềm Confluence để giao tiếp văn bản?

Các phương thức khác nhau nên được sử dụng cho các tình huống khác nhau. Vì vậy, nhân viên nên chọn  cho mình một phương thức phù hợp và sử dụng phương thức đó một cách tối ưu.

Phương thức giao tiếp
Ưu điểm
Nhược điểm
Email
  • Cho phép gửi thông tin đến nhiều người.
  • Cho phép lưu trữ thông tin.
  • Có nguy cơ bị xem là spam.

  • Việc trả lời email có thể diễn ra lâu, không liên tục, có thể làm gián đoạn công việc nếu người trả lời sống ở múi giờ khác người viết

  • Yêu cầu có mạng để sử dụng

Chat 1vs1/ Nhóm Chat
  • Cho phép gửi thông tin đến nhiều người.
  • Thông tin được tiếp nhận nhanh bởi mọi người, thông tin được trả lời tức thì
  • Thông tin dễ dàng bị nhiễu
  • Dễ gây mất tập trung trong quá trình làm việc
  • Thông tin công việc trao đổi tản mạn ở vô số các group, khó tìm kiếm lại thông ti
Confluence
  • Tích hợp việc tạo các trang cho phép soạn thảo với chức năng cộng tác trực tuyến, giúp đẩy nhanh tiến độ công việc với các tính năng như bình luận, chỉnh sửa trực tiếp, macro,v.v…
  • Văn bản trên Confluence luôn được tư động lưu, giúp cho nhân viên có thể thoải mái soạn thảo.
  • Có thể soạn thảo văn bản mọi lúc mọi nơi.

→ Sử dụng Confluence để:

  • ghi chú lại mọi cuộc thảo luận, tập trung hóa mọi thông tin, cập nhật công việc thu thập được từ vô số các phương tiện khác (như email, group chat, v.v.) để tránh thông tin hay chất xám của doanh nghiệp bị thất thoát
  • lưu trữ lại các tài liệu, các hướng dẫn sử dụng, quy trình, mọi kiến thức hay các kinh nghiệm hữu ích để tạo nên kho kiến thức chung cho các nhóm dự án/ phòng ban/ toàn bộ doanh nghiệp.
  • trao đổi, thảo luận và thực hiện các công việc của dự án, trình bày các báo cáo công việc, thuyết trình, v.v. → tất cả các công việc giao tiếp

Tham khảo tổng quan về phần mềm Confluence tại đây Confluence

Yêu cầu có mạng để sử dụng

3.2 Phần mềm soạn thảo Confluence giúp tích hợp nhiều hình ảnh trực quan sinh động trong việc xây dựng sáng tạo nội dung

Hơn 65% dân số thế giới đọc và hiểu các vấn đề bằng hình ảnh hơn là chỉ có chữ viết. Các nhân viên thay vì phải trình bày những hàng chữ đen dài dòng, lê thê trên một trang giấy trắng và trình bày các trang tài liệu ấy cho người đọc là sếp và đồng nghiệp của mình, hãy cải thiện các trang văn bản bằng hình ảnh số liệu, hình minh họa , biểu tượng cảm xúc trong bài viết . Bằng cách tích hợp thêm các hình ảnh vào văn bản, nhân viên sẽ có nhiều cơ hội hơn để thể hiện ý tưởng của mình và giới thiệu điều đó với người đọc.

Confluence giúp việc trình bày thông tin trở nên minh bạch, dễ hiểu 

3.3 Các MACRO ứng dụng trong phần mềm soạn thảo tài liệu Confluence giúp thiết kế, xây dựng và sáng tạo nội dung dễ dàng hơn

Bây giờ đây , mỗi khi dán một liên kết từ một công cụ khác như YouTube hoặc Trello vào Confluence, đường link đó đó sẽ hiển thị ở định dạng vô cùng gọn gàng và trực quan (Smart Link).Việc thêm trực tiếp các hình ảnh, đường link, các biểu đồ, ký tự, sơ đồ, v.v. để trực quan các nội dung sẽ khiến mọi thông tin trở nên vô cùng dễ hiểu, thân thiện và người đọc có thể dễ dàng tiêu thụ dù văn bản có thể có rất nhiều thông tin.

Confluence hỗ trợ việc tích hợp đường link vào bài viết

3.4 Confluence biến mỗi tài liệu thành một bài Blog để dễ dàng chia sẻ, cộng tác trực tuyến, đóng góp ý tưởng và liên tục cải tiến

Tương tự như các trang mạng xã hội khác như Facebook, Instagram, Twitter, Tumblr, doanh nghiệp có thể tận dụng Confluence để biến các văn bản đơn giản thành nơi mà mọi nhân viên có thể tham gia thảo luận, thả emoji, và gắn thẻ, v.v. chỉ với tính năng Publish as a blog.

Tính năng Blog còn tạo điều kiện cho nhân viên được phép sáng tạo nội dung nhằm giúp cho văn bản hấp dẫn hơn đối với người đọc. Ngoài ra, tính năng Blog càng phát huy hiệu quả hơn nữa khi ứng dụng cho một công ty có quy mô nhân sự lớn. Chỉ với một bài blog, mọi người từ khắp mọi nơi đều có thể tiếp cận.

→ Tham khảo cách sử dụng công cụ quản lý tài liệu/ văn bản Confluence như một mạng xã hội tại đây: Mạng xã hội Confluence – Gắn Kết Nhân Viên Khi Làm Việc Từ Xa

Biến văn bản trên Confluence thành một bài blog chỉ với một cú click chuột

Kết luận

Văn hoá giao tiếp bằng văn bản không còn là quá mới lạ đối với doanh nghiệp. Tuy nhiên, không phải doanh nghiệp nào cũng có thể giải quyết được những sự khó khăn do giao tiếp bằng văn bản mang lại. Do đó, các doanh nghiệp nên học hỏi,tìm và thử với nhiều phương pháp khác nhau hoặc có thể thông qua sự hỗ trợ của phần mềm bằng văn bản hiệu quả.

Confluence cung cấp cơ chế giúp doanh nghiệp tối ưu việc giao tiếp văn bản bằng cách cho phép soạn thảo, tạo ra các tài liệu sống động, trực quan vô cùng nhanh chóng, lưu trữ khoa học và dễ dàng chia sẻ văn bản đến các đối tượng liên quan. Hơn 180,000 doanh nghiệp trên toàn thế giới đều đã đang sử dụng phần mềm Confluence để giao tiếp bằng văn bản, các tài liệu. 

Xem trọn bộ tính năng của phần mềm Confluence tại đây: Trọn bộ tính năng phần mềm Confluence giúp doanh nghiệp quản lý mọi dự án, mọi thông tin hiệu quả

Hiểu được những khó khăn trong việc ứng dụng công nghệ hiệu quả, Global Link Asia Digital sẽ hỗ trợ doanh nghiệp từng bước tiếp cận và ứng dụng Confluence trong quá trình chuyển đổi số, bao gồm:

Phân tích quy trình doanh nghiệp, từ đó sơ đồ hóa quy trình chữ ra vẽ ra mô hình trực quan (sơ đồ tổ chức, lưu đồ quy trình)

Cung cấp (License) phần mềm Confluence và Jira Work Management cho việc sử dụng với mức giá hợp lý

Cài đặt, hướng dẫn sử dụng và điều chỉnh (Customize) các chức năng trên Confluence và Jira Work Managment sao cho phù hợp với mô hình kinh doanh, workflow của từng phòng ban cụ thể.

Hỗ trợ đào tạo, kiểm tra năng lực nhân viên sau khi sử dụng.

Hỗ trợ tinh chỉnh quy trình làm việc trên Confluence và Jira Work Management nâng cao để tự động hóa các bước trong quy trình làm việc – tránh sai sót từ con người và tăng mức độ hiệu quả khi làm việc.

Giải đáp mọi thắc mắc của khách hàng trong quá trình sử dụng (nếu có) và làm việc trực tiếp với bộ đôi phần mềm.

Global Link Asia Digital tự hào là đối tác chính thức của ATLASSIAN tại thị trường Châu Á – Thái Bình Dương, làm việc trực tiếp và cung cấp các sản phẩm – dịch vụ CHÍNH HÃNG với mức giá ƯU ĐÃI, hỗ trợ trọn gói bằng tiếng Việt hoặc tiếng Anh.

Liên hệ ngay để được tư vấn:

Related Posts