Sứ mệnh của “gia đình” phần mềm quản lý quy trình công việc Jira là: kết nối các nhóm làm việc thông qua một ngôn ngữ làm việc chung – một quy trình chuẩn và tự động.
Theo thống kê từ Atlassian – công ty công nghệ hàng đầu thế giới đến từ Úc – trên 9 triệu người dùng sản phẩm của mình: “Để theo kịp sự thay đổi chóng mặt của công nghệ, các doanh nghiệp ở mọi quy mô đều đang gặp khó khăn trong cách quản lý công việc, quản lý dự án và chỉ có các sản phẩm Jira của Atlassian mới theo kịp tốc độ thay đổi của môi trường kinh doanh và giúp doanh nghiệp quản lý hiệu quả quy trình bằng công nghệ.”
Các phần mềm Jira được xem là xương sống của doanh nghiệp, đi sâu vào giải quyết các nhu cầu quản lý quy trình (quản lý dự án, quản lý công việc tối ưu cho từng phòng ban, cung cấp dịch vụ cho khách hàng, v.v.) và tăng cường sự kết nối chặt chẽ giữa dự án với con người.
Mỗi phần mềm Jira được thiết kế đặc biệt phù hợp với nhu cầu riêng biệt của mỗi nhóm làm việc. Atlassian hiện cung cấp ba sản phẩm Jira, bao gồm:
- Jira Work Management
- Jira Service Management
- Jira Software
Bài viết sau của Global Link Asia Digital sẽ đi sâu phân tích sự khác nhau và giống nhau giữa 3 phần mềm Jira nổi tiếng này và hướng dẫn bạn nên chọn loại phần mềm Jira nào cho doanh nghiệp của mình.
Sự khác nhau tổng quát của 3 phần mềm quản lý quy trình công việc Jira
|
Phần mềm Jira |
Loại dự án |
Đặc điểm nổi bật nhất |
|---|---|---|
| Jira Work Management | Quản lý công việc, quản lý dự án, phần mềm giao việc cho mọi phòng ban, mọi doanh nghiệp.
Miễn là doanh nghiệp có ba hoạt động căn bản là sáng tạo/sản xuất/thiết kế, quảng cáo và bán hàng thì chắc chắn Jira Work sẽ phù hợp và hỗ trợ đặc lực cho công việc công ty. |
Jira Work Management là ứng dụng cơ bản nhất của nền tảng Jira, các tính năng của Jira Work Management sẽ được bao gồm trong cả phần mềm Jira Software và Jira Service Management. |
| Jira Software | Quản lý công việc, quản lý dự án liên quan đến công nghệ, phần mềm. | Đúng như tên gọi, Jira Software là lựa chọn hoàn hảo cho các công ty / nhóm làm việc về công nghệ hoặc phát triển phần mềm. |
| Jira Service Management | Công cụ xử lý yêu cầu, hỗ trợ các khách hàng, hoặc các phòng ban khác nhau (HelpDesk) | Jira Service Management là mô hình quản lý các phiếu yêu cầu (Ticket) như một “bàn tiếp nhận yêu cầu từ khách hàng, hoặc nội bộ từ các phòng ban khác” |
Ví dụ: người dùng có thể ngay lập tức xác định công việc nào đang gần đến hạn và có mức độ ưu tiên cao nhất thì có thể tiến hành triển khai công việc này sớm nhất có thể.
1. Phần mềm Jira Work Management – Tạo và Tự động hóa quy trình quản lý công việc hiệu quả cho mọi phòng ban của doanh nghiệp
1.1 Phần mềm Jira Work Management là gì?
Jira Work Management là phần mềm tạo quy trình và quản lý quy trình (workflow) làm việc tự động, giúp doanh nghiệp:
- tối giản quá trình phân công công việc,
- giám sát tiến độ công việc thông qua quy trình trực quan,
- quản lý tiến độ và đánh giá hiệu quả của các dự án một cách khách quan và sâu sắc hơn 4 góc nhìn cho một dự án,
- đo lường hiệu suất làm việc,
mà không tốn thời gian phân loại, sắp xếp các Email giao việc, cập nhật thủ công Excel Sheet tiến độ dự án, thảo luận qua group chat, quản lý KPI qua nhiều nền tảng, v.v.
1.2 Phần mềm Jira Work Management là phần mềm dành cho doanh nghiệp/ nhóm làm việc cần vận hành suôn sẻ bộ máy quản lý công việc liên phòng ban
Với tốc độ thay đổi chóng mặt của thị trường, các doanh nghiệp luôn có nhiều dự án ra mới ra đời liên tục để không ngừng tiến về phía trước. Với Jira Work Management, doanh nghiệp có thể bắt đầu mọi dự án một cách nhanh chóng với:
- 23+ mẫu quy trình dễ dàng áp dụng cho hầu hết mọi phòng ban
- Giao diện thân thiện, dễ sử dụng, ngôn từ dễ hiểu cho các nhân viên không có chuyên môn về công nghệ
- Cộng tác trực tuyến dễ dàng khi được sử dụng trên mọi thiết bị, tối ưu giao diện tương tác: nhận xét (comment), thả biểu tượng cảm xúc (reaction), kết nối với các trang Confluence để tham khảo thông tin dễ dàng
- Lập kế hoạch và theo dõi công việc theo cách các thành viên mong muốn mà không phải rời bỏ cảm giác quen thuộc với các công cụ như bảng tính (Google Sheet, Excel), lịch (Google/ Zoho Calendar, lịch để bàn), biểu mẫu email giao việc, sơ đồ Gantt, v.v.
2. Phần mềm Jira Service Management – Phần mềm Helpdesk #1 nâng tầm dịch vụ chăm sóc khách hàng và xử lý công việc liên phòng ban
2.1 Phần mềm Jira Service Management là gì?
Jira Service Management là phần mềm Helpdesk hay Service Desk – “đầu mối liên hệ” giúp kết nối giữa khách hàng và công ty để xử lý các vấn đề của khách hàng khi sử dụng sản phẩm, dịch vụ một cách tự động, nhanh chóng, tiện lợi. Cơ chế giao việc của Jira Service Management là hệ thống quản lý Phiếu yêu cầu (Ticket) hỗ trợ nhanh chóng
2.2 Tính năng Jira Service Management – phần mềm HelpDesk tối ưu để doanh nghiệp tự động hóa việc hỗ trợ khách hàng và quản lý dịch vụ
Cho phép tạo một cổng thông tin đáng tin cậy giúp khách hàng và nội bộ có thể nhanh chóng tìm được câu trả lời cho các vấn đề của mình (nhờ khả năng tích hợp với phần mềm Confluence)
Cung cấp bộ công cụ quản trị mạnh mẽ cho phòng ban hỗ trợ CNTT – đáp ứng chuẩn ITIL.
- Dễ dàng tự động phân loại và quản lý chặt chẽ tiến độ xử lý các yêu cầu hỗ trợ khách hàng (Request Management)
- Nhanh chóng, kịp thời phản hồi và xử lý các sự cố nhờ liên kết phần mềm với tin nhắn/ số điện thoại để liên hệ trong các trường hợp khẩn cấp (Incident Management)
- Phân tích gốc rễ vấn đề từ các yêu cầu/ sự cố để hạn chế lặp lại sai lầm (Problem Management)
- Thu thập các yêu cầu thay đổi của người dùng, phần mềm (Change Management) để ra quyết định tốt hơn, hạn chế những rủi ro (Change Management)
- Lưu trữ, theo dõi thông tin tài sản của doanh nghiệp – quản lý hàng tồn kho, vòng đời sản phẩm, quyền sở hữu để tối thiểu chi phí doanh nghiệp (Asset Management)
3. Phần mềm Jira Software – Tự động hóa quy trình Agile cho đội ngũ công nghệ và phát triển phần mềm
3.1 Phần mềm Jira Software là gì?
Jira Software là phần mềm Agile số #1 các nhóm phát triển phần mềm.
Agile theo định nghĩa trước đây là một phương pháp phát triển phần mềm linh hoạt, là một hướng tiếp cận cho công việc quản lý dự án phần mềm. Nó gồm một quá trình làm việc tương tác và tích hợp để có thể đưa sản phẩm đến tay người dùng với tốc độ nhanh nhất.
Cho đến nay thì phương pháp Agile đã được ứng dụng rộng rãi trong nhiều lĩnh vực, phòng ban khác nhau để giúp toàn bộ doanh nghiệp ứng biến linh hoạt, xử lý nhanh chóng khi gặp bất kỳ biến động nào trên thị trường.
Jira Software sở hữu đầy đủ những tính năng của Jira Work Management nhưng được nâng cấp hơn với những tính năng phù hợp với công việc thiết kế, phát triển và tối ưu phần mềm cần độ chính xác, tỉ mỉ cao với quy trình làm việc nghiêm ngặt và cộng tác chặt chẽ giữa nhiều bên (khách hàng, lập trình viên, business analyst, R&D, v.v.).
3.2 Quản lý dự án với phần mềm agile Jira Software
Jira Software bao gồm những tính năng của Jira Work Management nhưng được nâng cấp hơn với những tính năng phù hợp với công việc thiết kế, phát triển và tối ưu phần mềm cần độ chính xác, tỉ mỉ cao với quy trình làm việc nghiêm ngặt và cộng tác chặt chẽ giữa nhiều bên (khách hàng, lập trình viên, business analyst, R&D, v.v.).
3.2.1 Lập kế hoạch phát triển phần mềm (Plan)
- Tạo các nhiệm vụ (issue), các kế hoạch nước rút (plan sprints), và phân phối tự động các nhiệm vụ cho các thành viên trong đội ngũ phát triển phần mềm.
- Mỗi nhóm phát triển phần mềm có một quy trình độc đáo riêng cho việc phát hành phần mềm của mình. Doanh nghiệp có thể sử dụng quy trình phát triển phần mềm sáng tạo hoặc tạo một quy trình phù hợp với cách nhóm của bạn hoạt động.
3.2.2 Theo dõi tiến độ các dự án phát triển phần mềm (Track)
- Xác định, quản lý các nhu cầu của người dùng đối với chức năng cần có (User story), Lỗi phần mềm (Bug), Tác vụ (Task) hoặc bất kỳ vấn đề gì xảy ra,
- Sắp xếp mức độ ưu tiên và thảo luận công việc dễ dàng giữa các thành viên,
- Hệ thông quản lý và theo dõi chặt chẽ các phiên bản phát hành phần mềm (Release).
3.2.3 Báo cáo (Report)
Cải thiện hiệu suất nhóm dựa trên dữ liệu trực quan, thời gian thực mà nhóm của bạn có thể đưa vào sử dụng.
3.2.4 Tích hợp với các công cụ lập trình phổ biến mà doanh nghiệp đã và đang sử dụng
Confluence (dẫn tới các trang Confluence chứa yêu cầu về sản phẩm), Bamboo, Tempo Timesheets, Zephyr, v.v. Sự kết hợp của các công cụ lập trình này là sự lựa chọn tối ưu được các công ty hàng đầu sử dụng để phát triển các phần mềm với độ khó cao nhất như: NASA, United Airline, eBay, Square, v.v.
Kết luận
Tùy vào nhu cầu mà doanh nghiệp có thể lựa chọn phần mềm tạo quy trình quản lý công việc tự động Jira phù hợp – một phần mềm hoặc phối hợp cả 3 phần mềm với nhau. Để dễ dàng đồng bộ hóa quy trình làm việc trên cả 3 phần mềm, doanh nghiệp chỉ cần đảm bảo các yếu tố sau:
1. Bức tranh tổng thể – Doanh nghiệp cần xác định cơ chế quản lý công việc liên phòng ban chung một cách rõ ràng, khoa học.
- sơ đồ quy trình quản lý công việc giữa các phòng ban,
- mối liên hệ tác động qua lại của các dự án,
- sơ đồ cơ cấu tổ chức minh bạch về vai trò của các cá nhân trong mỗi dự án, v.v.
2. Chi tiết quy trình – Doanh nghiệp cần sử dụng một ngôn ngữ chung, thống nhất và minh bạch trong quy tắc xác lập quy trình
Đội ngũ phân tích doanh nghiệp (Business Analyst) của Global Link Asia Digital sẽ giúp doanh nghiệp:
- vạch ra mô hình tối ưu, linh hoạt nhất bằng phần mềm Flowchart Tool chuẩn quốc tế,
- tư vấn các công cụ để hiện thực hóa mô hình, áp dụng một cách khoa học vào quy trình làm việc giữa các bộ phận, các phòng ban và các nhân viên.
Hiểu được những khó khăn trong việc ứng dụng công nghệ hiệu quả, Global Link Asia Digital sẽ hỗ trợ doanh nghiệp từng bước tiếp cận và ứng dụng Jira Work Management trong quá trình chuyển đổi số, bao gồm:
Global Link Asia Digital tự hào là đối tác chính thức của ATLASSIAN tại thị trường Châu Á – Thái Bình Dương, làm việc trực tiếp và cung cấp các sản phẩm – dịch vụ CHÍNH HÃNG với mức giá ƯU ĐÃI, hỗ trợ trọn gói bằng tiếng Việt hoặc tiếng Anh.
Liên hệ ngay để được tư vấn:
- Hotline Singapore: (+65) 3158 3969
- Hotline Việt Nam: (+84) 0938 59 05 95
- Email: Info@digitaltransformations.tech
![{"A?":"B","a":5,"d":"B","h":"www.canva.com","c":"DAErYpzSoNQ","i":"vBtDERuJYTJMxWmqMYJIXg","b":1636324516714,"A":[{"A?":"K","A":165.1606004433968,"B":254.55753584803807,"D":690.8849283039235,"C":77.49819608422851,"a":{"A":[{"A?":"A","A":"The Future of Work \n"}],"B":[{"A?":"A","A":{"color":{"B":"#ffffff"},"leading":{"B":"960.0"},"font-size":{"B":"65.3334"},"font-family":{"B":"YAD7QhG2T6o,0"},"text-align":{"B":"center"}}},{"A?":"B","A":19},{"A?":"A","A":{"font-style":{"B":"normal"}}},{"A?":"B","A":1},{"A?":"A","A":{"color":{"A":"#ffffff"},"leading":{"A":"960.0"},"font-size":{"A":"65.3334"},"font-family":{"A":"YAD7QhG2T6o,0"},"text-align":{"A":"center"},"font-style":{"A":"normal"}}}]},"b":{},"j":{"A":[{"A":"neon","B":{"intensity":"0.01"}}]},"d":"A","g":false,"h":"A"}],"B":1200,"C":628}](https://www.digitaltransformations.tech/wp-content/uploads/2021/11/phan-mem-quan-ly-cong-viec-atlassian-nasa-cau-chuyen-thanh-cong-p1-256x256.png)
