Làm việc nhóm từ xa đã dần trở thành xu hướng, tuy nhiên, nếu doanh nghiệp không áp dụng đúng phương pháp làm việc hoặc quản trị thì sẽ dễ rơi vào trạng thái mất cân bằng, không đạt được mục tiêu, từ đó dẫn đến thất bại.
Cùng Global Link Asia Digital khám phá nguyên nhân khiến các tổ chức thất bại khi áp dụng mô hình làm việc nhóm từ xa, các mẹo khắc phục và làm sao lấy lại tự tin sau những thất bại ấy ở phần tiếp theo nhé!
1. Nguyên nhân khiến làm việc nhóm từ xa thất bại
1.1 Doanh nghiệp phải đối diện với những khó khăn, áp lực “kiểu mới”
- Hạn chế tương tác: Khi làm việc nhóm, việc thảo luận và brainstorm cho một dự án là hết sức quan trọng, nhưng khi làm việc trực tuyến thì những hoạt động về giao tiếp và tương tác bị hạn chế nhiều hơn, bên cạnh đó, việc giao tiếp qua ngôn ngữ bàn phím sẽ rất khó biểu thị cảm xúc.
- Không nắm được quy trình làm việc: Các thành viên trong nhóm không nắm rõ về quy trình làm việc và các trạng thái của các task nhỏ, việc đi hỏi từng người thì quá tốn thời gian, gây trễ tiến độ công việc.
1.2 Các yếu tố ngoại cảnh khi làm việc ở nhà cũng “góp phần” ảnh hưởng
- Cơ sở vật chất: Tuy làm việc nhóm tại nhà thì thoải mái và tiết kiệm thời gian đi lại, nhưng nó cũng có mặt trái về cơ sở vật chất. Ở công ty thì được cung cấp wifi mạnh, truy cập mạng liên tục và hệ thống máy móc đầu tư đầy đủ, về nhà thì mạng chập chờn, máy không đủ dung lượng ,v.v làm cho nhân viên mất tập trung và khó bám theo tiến độ công việc đều đặn.
- Dễ mất tập trung: Làm việc ở nhà có đầy đủ các tiện nghi và sẽ khiến cho các thành viên nhóm khó tập trung vào công việc. Làm tầm 30 phút xem điện thoại, ngó ti vi hay nghe người trong nhà nấu ăn, trò chuyện cũng gây xao nhãng trong công việc.
1.3 Lãnh đạo khó quản lý được nhân viên, hiệu suất công việc giảm khi thông qua chiếc màn ảnh nhỏ khi làm việc nhóm
Vai trò của người quản lý, lãnh đạo là hết sức quan trọng trong thời kì làm việc nhóm từ xa. Do đó, nguyên nhân thất bại đôi lúc nằm ở cách quản lý của những người sếp.
Đầu tiên: Thất bại trong việc truyền đạt những mục tiêu, kỳ vọng
Trong thời gian làm việc từ xa, các trưởng nhóm, quản lý không thường xuyên truyền đạt những kỳ vọng về mục tiêu, công việc cụ thể, thời gian hoàn thành dự án và cách báo cáo cho các thành viên trong nhóm. Hoặc đôi lúc, người quản lý đặt ra những mục tiêu quá lớn, nhân viên thì chưa quen với guồng làm việc từ xa khiến cho họ cảm thấy khó khăn dẫn đến chất lượng công việc không đạt hiệu quả do sao nhãng và mất tập trung.
Tiếp đến: Không sử dụng công cụ sắp xếp công việc
Một trong những nguyên nhân dẫn đến thất bại khi làm việc nhóm từ xa là doanh nghiệp không xây dựng công cụ quản lý công việc, sắp xếp thời gian minh bạch. Khi làm việc nhóm, việc đặt ra từng deadline cho cá nhân để hoàn thành công việc đúng tiến độ là rất quan trọng. Vì thế, doanh nghiệp nên có một công cụ quản lý dự án một cách trực quan để người trong nhóm dễ theo dõi tiến độ từ xa.
Và quan trọng là: Không lắng nghe nhân viên
Việc không lắng nghe những khó khăn, bức bối của nhân viên, điều này ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả công việc. Tinh thần làm việc của các thành viên bị giảm sút khi các nhà quản lý, các trưởng nhóm không quan tâm và không đồng cảm với họ trong công việc.
2. Cách tối ưu phương pháp và công cụ để làm việc nhóm từ xa thành công
Tận dụng Công nghệ để khắc phục bằng bộ đôi phần mềm quản lý/làm việc nhóm Confluence và Jira Work Mangement
Sự kết hợp của bộ đôi phần mềm quản lý công việc chuẩn quốc tế Jira Work Management và Confluence sẽ tối ưu hiệu quả làm việc từ xa cho mọi nhóm làm việc, phòng ban, doanh nghiệp
→ Tham khảo thêm thông tin về bộ đôi phần mềm quản lý/làm việc nhóm tối ưu Confluence và Jira Work Mangement
Một phần mềm – một không gian QUẢN LÝ MỌI DỰ ÁN cho tất cả các phòng ban một cách hiệu quả – chuyên nghiệp – thay thế các phần mềm rời rạc như Word, Excel, Email, Viber, WhatsApp, Google Drive, DropBox, Google Calendar, v.v.
2.1 Quản lý dự án
Trực quan hóa tiến độ công việc, đo lường chính xác hiệu suất làm việc của nhân viên
Jira Work Management tối ưu hoá thông tin, cho phép người dùng giao và nhận các nhiệm vụ chỉ trong một bước mà không còn mất quá nhiều thời gian xác nhận công việc qua hàng trăm chiếc email, tự động phân loại các nhiệm vụ được giao, tùy chỉnh nhanh chóng các điều kiện của nhiệm vụ.
Bên cạnh đó, Jira Work và Confluence trực quan hoá tiến độ công việc bằng sơ đồ, giúp doanh nghiệp kiểm soát chất lượng công việc dễ dàng hơn.
Tính năng vẽ timeline, roadmap trực quan trên Confluence giúp doanh nghiệp có cái nhìn tổng quan về dự án
Tập trung hóa thông tin trao đổi về công việc/ dự án tại một không gian duy nhất
Với bộ đôi phần mềm Confluence và Jira, việc quản lý những dự án và theo dõi timeline công việc trở nên đơn giản và dễ dàng hơn. Nhờ đó, các quản lý đánh giá các công việc rõ ràng và đặt ra mục tiêu công việc cụ thể để đôn đốc đội ngũ nhân viên làm việc đúng tiến độ. Khi thấy được timeline cụ thể, realtime. Từ đó, các lãnh đạo dễ đặt ra các mốc thời gian cụ thể cho từng cá nhân và chia công việc cụ thể hơn.
Confluence và Jira giúp việc xây dựng kế hoạch, sắp xếp trình tự công việc, lập deadline cho từng cá nhân, từng đội nhóm, kiểm tra công việc và điều chỉnh một cách hiệu quả, thúc đẩy tinh thần làm việc nhóm từ xa của nhân viên.
- Giao diện thân thiện, dễ dàng sử dụng, truy cập mọi lúc mọi nơi – trên mọi thiết bị.
- Cộng tác trên các văn bản trực tuyến: Soạn thảo, đăng tải và chia sẻ các cuộc thảo luận, các biên bản cuộc họp đến các thành viên trong team hoặc các phòng ban liên quan.
- Quản lý tất cả công việc trên một nền tảng duy nhất.
Confluence cho phép người dùng soạn thảo với hàng trăm template, báo cáo công việc có sẵn, đồng bộ và trực quan.
2.2 Tăng cường giao tiếp
Khi làm việc từ xa, do đội ngũ không thể gặp mặt và làm việc trực tiếp với nhau dẫn đến không có sự kết nối, chia sẻ giữa các nhân sự. Điều này khiến cho khả năng hợp tác và phối hợp của đội nhóm kém hiệu quả .
Confluence cho phép người dùng trò chuyện, bình luận trực tiếp bên trong phần mềm, tránh gây sao nhãng khi phải bật qua bật lại giữa nhiều app.
Bộ đôi phần mềm tăng cường sự gắn kết nhân viên (Employee Engagement): trao quyền để mọi nhân viên đều nói lên ý kiến của mình bằng các bình luận (Comment, Inline comment), thả biểu tượng cảm xúc (Emoji), đề cập đến các thành viên khác (@mention), nhận thông báo (Notification), v.v.
Bên cạnh đó là tính năng xây dựng không gian văn phòng mở trực tuyến để tạo nên văn hóa trao đổi cởi mở giữa các phòng.
Confluence tích hợp các phần mềm trò chuyện trực tuyến thú vị. Bên cạnh đó là chức năng bình luận, giúp cho quản lý, nhân viên sửa và góp ý trực tiếp ngay trong dự án.
Nhắn tin, giao tiếp với đồng nghiệp trên Confluence, vừa có thể tương tác với các thành vien trong nhóm, vừa có thể tiếp tục tập trung trong công việc, không bị lỡ mất thông tin, lưu trữ các dự án.
2.3 Tổ chức hoạt động online
Tổ chức các hoạt động như hội họp công ty online, hoặc trước khi vào giờ làm, mọi người trong doanh nghiệp ngồi hội họp qua phần mềm để nói chuyện, ủng hộ tinh thần cho nhau và cùng củng cố lại các giá trị doanh nghiệp, sứ mệnh, v.v
Confluence có tính năng tích hợp các phần mềm với nhiều tính năng khác nhau, cho phép bạn sử dụng linh hoạt các chức năng của từng app. Từ đó cho bạn các trải nghiệm như: Call video hội họp nhóm làm việc, tạo ra các bài báo, các trò chơi giải trí gắn kết các thành viên, v.v
Hoặc tạo ra một mạng xã hội online, giúp các thành viên trao đổi, tương tác và chia sẻ các kiến thức một cách tối ưu.
Confluence hoạt động như một mạng xã hội nội bộ, cho phép bạn chia sẻ thông tin, theo dõi tiến trình các dự án và xem các thông báo một cách minh bạch – trực quan
3. Mẹo để lấy lại tự tin sau thất bại khi làm việc từ xa
Bên cạnh những mặt lợi của việc làm việc nhóm từ xa, doanh nghiệp cũng dễ gặp phải những trường hợp thất bại nếu không áp dụng đúng phương pháp làm việc, hệ thống quản lý phù hợp thì sẽ rất dễ gặp thất bại hoặc trì trệ trong công việc. Và khi gặp phải các trường hợp không như mong muốn, chúng ta thường nản chí và sợ sệt.
3.1 Hãy coi thất bại chỉ là tạm thời
Đầu tiên, bạn phải tự tin tiến về phía trước!
Cả nhóm nên ngồi lại với nhau, cùng kiểm tra, ra soát lại những lỗi từ nhỏ nhất để cùng tìm ra vấn đề và hãy coi thất bại chỉ là tạm thời. Sau đó, đặt ra các hướng đi, cách tiếp cận vấn đề khác để đi đến thành công.
Nên hiểu rằng, mọi thách thức, sai lầm đều khiến bản thân bạn phát triển vững mạnh và dày dặn các kinh nghiệm hơn. Đôi lúc những thất bại sẽ tạo cho nhóm làm việc của bạn thêm gắn kết, hiểu nhau hơn và tìm được nhiều bài học để cùng nhau phát triển xa hơn.
3.2 Đừng nghĩ rằng lỗi này sẽ luôn xảy ra – trong mọi trường hợp
Điều khiến các bạn nản chí khi bắt tay vào làm việc tiếp tục là nghĩ rằng lỗi này luôn sẽ xảy ra trong các dự án tương lai.
Điều đó sẽ khiến cho bạn chùn bước và không còn tự tin để thực hiện các dự án sắp tới. Hãy rạch ròi các sai lầm của nhóm – và của bản thân, bạn nên suy nghĩ về hoàn cảnh, các yếu tố làm cho việc làm nhóm trở nên thất bại và chắc chắn rằng chúng không thể diễn ra tiếp tục, thông qua việc rút kinh nghiệm.
3.3 Đừng đổ lỗi cho bản thân quá nhiều
Sau những sai lầm, thường mọi người sẽ dành ra rất nhiều thời gian để dằn vặt bản thân và cảm thấy xấu hổ về nó, việc này chỉ làm tâm trạng bạn tồi tệ và mất thời gian. Thay vì vậy, hãy chia sẻ với đồng nghiệp của mình những cảm xúc hiện tại, cùng nghe họ góp ý và tìm ra phương án đúng cho sau này.
Kết luận
Người quản lí, lãnh đạo nên làm gì?
Giữa thời kì 4.0 bùng nổ, việc làm việc và quản lý từ xa là chuyện bắt buộc và cần phát triển để thay đổi và phát triển. Vì thế, vai trò của người quản lí, lãnh đạo là quan trọng hơn bao giờ hết. Bởi vì việc quản lý từ xa khó hơn là gặp trực tiếp rất nhiều.
Bên cạnh việc sử dụng phần mềm hỗ trợ, các quản lý nên chú trọng vào việc kết nối và tạo không gian làm việc chuyên nghiệp, để mỗi cá nhân thành viên nhóm cảm nhận được họ đang thực sự làm việc cùng với nhau, hướng vì một mục tiêu duy nhất.
Các trưởng nhóm, ban lãnh đạo cần quan tâm đến thành viên trong đội nhóm của mình, lắng nghe tạo động lực và hỗ trợ họ khi gặp khó khăn trong công việc. Chú ý đến tiến độ của công việc và có những đốc thúc, phản hồi kịp thời cho từng bước của dự án.
Cuối cùng, công việc của một trưởng nhóm, một lãnh đạo không phải là không mắc sai lầm, mà là hạn chế các sai lầm. Nếu như bạn không thể hạn chế chúng, cũng được thôi, bởi vì bạn không thể nào ngăn chặn hoàn toàn các khủng hoảng. Đôi lúc, sai lầm là dấu hiệu của sự phát triển, doanh nghiệp của bạn đang thử thách cho bản thân lớn mạnh và có nhiều kinh nghiệm hơn trên con đường thành công.
Hiểu được những khó khăn trong việc ứng dụng công nghệ hiệu quả, Global Link Asia Digital sẽ hỗ trợ doanh nghiệp từng bước tiếp cận và ứng dụng Confluence trong quá trình chuyển đổi số, bao gồm:
Global Link Asia Digital tự hào là đối tác chính thức của ATLASSIAN tại thị trường Châu Á – Thái Bình Dương, làm việc trực tiếp và cung cấp các sản phẩm – dịch vụ CHÍNH HÃNG với mức giá ƯU ĐÃI, hỗ trợ trọn gói bằng tiếng Việt hoặc tiếng Anh.
Liên hệ ngay để được tư vấn:
- Hotline Singapore: (+65) 3158 3969
- Hotline Việt Nam: (+84) 0938 59 05 95
- Email: Tony.ho@digitaltransformations.tech
![{"A?":"B","a":5,"d":"B","h":"www.canva.com","c":"DAErYpzSoNQ","i":"vBtDERuJYTJMxWmqMYJIXg","b":1636324516714,"A":[{"A?":"K","A":165.1606004433968,"B":254.55753584803807,"D":690.8849283039235,"C":77.49819608422851,"a":{"A":[{"A?":"A","A":"The Future of Work \n"}],"B":[{"A?":"A","A":{"color":{"B":"#ffffff"},"leading":{"B":"960.0"},"font-size":{"B":"65.3334"},"font-family":{"B":"YAD7QhG2T6o,0"},"text-align":{"B":"center"}}},{"A?":"B","A":19},{"A?":"A","A":{"font-style":{"B":"normal"}}},{"A?":"B","A":1},{"A?":"A","A":{"color":{"A":"#ffffff"},"leading":{"A":"960.0"},"font-size":{"A":"65.3334"},"font-family":{"A":"YAD7QhG2T6o,0"},"text-align":{"A":"center"},"font-style":{"A":"normal"}}}]},"b":{},"j":{"A":[{"A":"neon","B":{"intensity":"0.01"}}]},"d":"A","g":false,"h":"A"}],"B":1200,"C":628}](https://www.digitaltransformations.tech/wp-content/uploads/2021/11/phan-mem-quan-ly-cong-viec-atlassian-nasa-cau-chuyen-thanh-cong-p1-256x256.png)
