Báo cáo Tương lai việc làm năm 2020 cho thấy, để đối phó với dịch bệnh, 50% doanh nghiệp toàn cầu đã đẩy nhanh quá trình chuyển đổi số – số hóa các nhiệm vụ trong công việc. Theo HSBC Việt Nam, làm việc từ xa, số hóa hay đào tạo lại kỹ năng chỉ là 3 trong số nhiều xu hướng làm việc trong tương lai (future of work).
Theo Deloitte, xu hướng làm việc trong tương lai chính là kết quả từ sự thay đổi của ba khía cạnh chính của doanh nghiệp:
- cái gì – bản thân công việc đó (Work),
- ai – đội ngũ nhân viên (Workforce), và,
- ở đâu – môi trường làm việc (Workplace).
Những diễn biến mới trên thị trường theo thời gian đã tạo nên sự thay đổi cho ba khía cạnh này, đặt ra nhiều câu hỏi rằng công việc sẽ như thế nào trong vòng 20, 30, 100 năm nữa và làm thế nào để chúng ta có thể trang bị đầy đủ để thích ứng với sự thay đổi này.
Bài viết dưới đây của Global Link Asia Digital sẽ mang đến một cái nhìn toàn cảnh về cách làm việc của tương lai để doanh nghiệp có thể chuẩn bị đón đầu xu thế. Đồng thời, Global Link Asia Digital cũng sẽ giới thiệu về các phần mềm quản lý công việc chuẩn quốc tế với chi phí tối ưu từ Atlassian (Jira Work Management, Jira Service Management, Confluence, v.v.) nhằm cung cấp một bộ khung làm việc linh hoạt và tối ưu nhất để đáp ứng với mọi xu hướng và thay đổi của tương lai.
1. Work – bản chất công việc của tương lai sẽ số hóa như thế nào?
1.1. Tự động hóa công việc – phần mềm Jira Work Management là công cụ tự động hóa quy trình làm việc để quản lý hiệu quả mọi công việc.
Với chuyển đổi số, các công ty có thể tự động hóa các phần việc lặp đi lặp lại của quy trình và từ đó nhân viên cải thiện được năng suất làm việc cũng như dành nhiều thời gian cho các công việc mang tính chiến lược hơn.
Jira Work Management được biết đến với khả năng vượt trội trong việc tạo quy trình làm việc tự động, chuyên nghiệp, trực quan và có thể tùy chỉnh được cho từng loại dự án/ phòng ban khác nhau. Các công việc như gửi email báo cáo tiến độ sẽ trở nên tinh gọn chỉ bằng cách kéo – thả các nhiệm vụ trên bản đồ quy trình.
1.2 Khuyến khích những thất bại/ sai lầm để liên tục cải tiến – phần mềm Jira, Confluence có cơ chế để áp dụng một cách hiệu quả
Theo truyền thống, các tổ chức thường cố gắng giảm thiểu rủi ro và thất bại. Trong thế giới của cách làm việc mới, các nhà lãnh đạo cần can đảm chấp nhận rủi ro và đón nhận nhiều sai lầm để rút ra những kinh nghiệm và bài học để nhanh chóng cải tiến, sáng tạo không ngừng. Vì vậy, thay vì quản lý rủi ro, doanh nghiệp có xu hướng chuyển sang giảm thiểu chi phí và thiệt hại từ việc chấp nhận rủi ro.
Các phần mềm quản lý công việc hiệu quả từ Atlassian sẽ giúp doanh nghiệp thường xuyên phản ánh về cách các thành viên đang làm việc cùng nhau, Jira và Confluence đều cung cấp những số liệu, sơ đồ trực quan về hiệu suất, hiệu quả của công việc.
Jira Work Management
Jira Work Management cung cấp bảng biểu về khối lượng công việc, hiệu suất xử lý công việc của các thành viên. Cả nhóm có thể nhìn nhận ngay được các vấn đề như: “Tại sao công việc này mãi vẫn chưa được hoàn thành?”, “Công việc này liệu có đang tốn nhiều thời gian hơn dự tính”, “Tốc độ xử lý công việc của một vài thành viên đang quá chậm, liệu có cần một cuộc họp để tìm ra giải pháp”.
Jira Work Management cung cấp nhiều góc nhìn khác nhau của một dự án để giúp doanh nghiệp quản lý tiến độ và đánh giá hiệu quả của các dự án một cách khách quan và sâu sắc hơn. Nhờ đó, Jira Work Management có thể thay thế cho các phần mềm rời rạc như: tổng hợp công việc trong bảng biểu Google Sheet, sơ đồ Gantt, lịch trực tuyến Google Calendar, bảng Kanban, v.v.
Confluence
Cung cấp các biểu mẫu thảo luận có sẵn để các thành viên trong dự án có thể bắt tay vào nhanh chóng cập nhật, điểm qua những điểm mà nhóm đã đạt được và chưa đạt được, rút ra những kinh nghiệm và các bước tiếp theo của dự án.
Jira Service Management
Jira Service Management cung cấp tính năng Problem Management có cơ chế phân tích gốc rễ vấn đề từ các yêu cầu/ sự cố của khách hàng hay nội bộ doanh nghiệp để hạn chế lặp lại các sai lầm.
2. Workforce – Đội ngũ lao động của tương lai sẽ số hóa như thế nào?
2.1 Sự đa dạng trong đội ngũ lao động đòi hỏi các phần mềm quản lý công việc có thể thu hẹp khoảng cách của sự khác biệt.
Trong tương lai, các chủ doanh nghiệp cần sẽ phải tương tác thường xuyên hơn với các nhóm người đa dạng hơn, đại diện cho các nền văn hóa, địa lý đa dạng với cách làm việc và suy nghĩ khác nhau. Thế hệ nhân viên Z (với những đặc tính thích ứng nhanh với công nghệ và yêu thích giao tiếp trực tiếp tại nơi làm việc) có thể sẽ cần làm việc nhiều hơn với các thế hệ Gen X, Gen Y của công ty.
→ Doanh nghiệp cần có trách nhiệm đảm bảo mọi người trong nhóm làm việc tôn trọng những sự khác biệt của nhau. Việc tạo ra một không gian để tất cả các thành viên đều được chia sẻ, nói lên ý kiến của mình giúp thúc đẩy những ý tưởng sáng tạo và học hỏi lẫn nhau nhiều hơn.
Phần mềm Confluence đóng vai trò như một mạng xã hội dành riêng cho nội bộ doanh nghiệp. Mỗi nội dung thảo luận được sắp xếp trong các trang của Confluence đều có không gian để các thành viên có thể nhận xét trực tiếp lên văn bản (Inline comment), đề cập (mention) đến các thành viên trong các bình luận để được nhận thông báo, để cùng nêu lên ý tưởng và đề xuất các công việc tiếp theo.
→ Doanh nghiệp cũng cần đặt ra những mục tiêu chung, một văn hóa doanh nghiệp và một không gian để đảm bảo các thành viên hiểu chung một vấn đề và thống nhất trong tất cả các thông tin để không gặp những hiểu lầm không đáng có.
Với cấu trúc quản lý thông tin theo sơ đồ cây vô cùng chặt chẽ, cùng với công cụ lọc và tìm kiếm thông tin, Confluence sẽ giúp thành viên tiếp cận được nguồn thông tin đáng tin cậy duy nhất một cách nhanh chóng.
2.2 Cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp chuyển dần sang mô hình tế bào – phần mềm quản lý công việc Atlassian hỗ trợ cách làm việc theo mô hình linh hoạt và dễ dàng chuyển đổi hơn
Chúng ta đang sống giữa cuộc cách mạng công nghiệp lần thứ tư, các doanh nghiệp bị ảnh hưởng bởi vô số biến động và thay đổi trên thị trường. Việc này khiến các tổ chức ngày càng bắt buộc phải tự thiết kế lại cơ cấu tổ chức để thích ứng nhanh hơn và phát triển mạnh mẽ hơn.
Để làm như vậy, các tổ chức cần tập trung vào (1) con người, (2) phương pháp thực hiện và (3) công cụ mà họ đang sử dụng để định hình cách các nhóm làm việc, các nhóm dự án chạy cùng nhau:
- Cấu trúc công ty theo đường thẳng không còn phù hợp và linh hoạt đủ để doanh nghiệp tăng tốc trong cuộc đua về chuyển đổi số.
- Có thể linh hoạt kết hợp các mô hình cấu trúc của công ty để tối ưu được quy trình và phân bổ công việc hợp lý
- Cấu trúc công ty theo mạng lưới, theo các dự án, hay được gọi là mô hình tế bào áp dụng mô hình Tế bào sống (Agile organization) sẽ “lên ngôi”. Điểm mạnh của những loại mô hình này là thay vì mỗi nhân viên sẽ thực hiện công việc trong một phòng ban nhất định thì họ sẽ trở thành những “phân tử” của các tế bào sống dễ dàng tách, nhập để tham gia vào các dự án khác nhau. Từ đó, mô hình giúp tận dụng nguồn nhân lực và đẩy mạnh hiệu suất lên rất nhiều.
Trong một nghiên cứu gần đây của Deloitte, CHỈ CÓ 14% giám đốc điều hành tin rằng mô hình tổ chức truyền thống – với các cấp công việc phân cấp theo đường thẳng dựa trên chuyên môn trong một lĩnh vực cụ thể – mang lại hiệu quả cho tổ chức của họ.
Mô hình công ty và cách thức làm việc trước đây…
…và đây chính là tương lai.
Việc tối ưu sơ đồ tổ chức của doanh nghiệp cần một quá trình phân tích kỹ càng và một đội ngũ chuyên môn giúp trực quan hóa và kết hợp ra mô hình tối ưu nhất.
Đội ngũ phân tích doanh nghiệp (Business Analyst) của Global Link Asia Digital sẽ giúp doanh nghiệp:
- vạch ra mô hình tối ưu, linh hoạt nhất bằng phần mềm Flowchart Tool chuẩn quốc tế,
- tư vấn các công cụ để hiện thực hóa mô hình, áp dụng một cách khoa học vào quy trình làm việc giữa các bộ phận, các phòng ban và các nhân viên.
Bên cạnh đó, phần mềm quản lý công việc của Atlassian – từ Jira cho đến Confluence cũng được phát triển như những công cụ làm việc của tương lai giúp thúc đẩy doanh nghiệp trở nên linh hoạt hơn. Điều này tưởng chừng như là không thể đối với một doanh nghiệp có quy mô lớn.
Nhưng bạn có biết, ngân hàng ANZ, một trong những ngân hàng lâu đời nhất (hơn 180 năm) và lớn nhất ở Úc là một ví dụ tuyệt vời khi đã áp dụng xu hướng này. Họ đã tiêu chuẩn hóa cách làm việc bằng cách sử dụng các công cụ Atlassian như Jira và Confluence, từ đó, đổi mới và thay đổi cách thức làm việc và tư duy của hơn 50.000 nhân viên. Và từ đó, họ đã vượt xa hơn bất kỳ đối thủ nào trên thị trường.
2.3 Các phần mềm chuyển đổi số doanh nghiệp giúp quản lý công việc hiệu quả nhưng không thay thế vị trí trung tâm của con người
Các tổ chức cần nhớ rằng công việc bắt đầu và kết thúc với con người. Cho dù họ đang sử dụng công nghệ hoặc công cụ mới nào để hoàn thành công việc của mình, nếu nhân viên không tận dụng được công cụ đó một cách thích hợp hoặc nếu nhân viên không tìm thấy công cụ đủ hữu ích, thì điều đó sẽ đánh bại toàn bộ mục đích đầu tư vào công nghệ mới ở thời điểm ban đầu.
→ Điều này đặt ra sự cân nhắc kỹ lưỡng hơn khi đầu tư vào các công cụ chuyển đổi số. Một số các yếu tố quan trọng cần cân nhắc ngay từ đầu đó :
- Phần mềm chuyển đổi số doanh nghiệp cần tinh gọn, dễ dàng sử dụng, giao diện thân thiện với người dùng để tiết kiệm tối đa thời gian nhân viên làm quen với phần mềm.
- Bên cạnh việc đào tạo các kỹ năng mềm, kỹ năng ứng dụng công nghệ cũng cần được đầu tư phát triển nếu không muốn bị công nghệ kiểm soát. Với mỗi phần mềm, nhân viên cần được đào tạo để sử dụng thành thạo, đảm bảo sử dụng phần mềm thường xuyên, luôn có tư duy tìm tòi học hỏi để sáng tạo ra những giải pháp ứng dụng phần mềm hiện có để tối ưu quy trình làm việc.
Để làm được điều đó, chủ doanh nghiệp không chỉ cần có tư duy chuyển đổi số mà còn cần kỹ năng để lãnh đạo nhân viên thực thi chiến lược chuyển đổi số. Hoặc một đối tác đáng tin cậy về chuyển đổi số sẽ giúp doanh nghiệp đảm bảo triển khai toàn diện phần mềm số hóa đến toàn bộ công ty. Vì nếu không, tư duy lối mòn cùng với tư duy “vùng an toàn” ưa thích các cách làm cũ sẽ giết chết mọi ý tưởng chuyển đổi số, mọi cách làm mới cho dù cách làm mới có hay đến thế nào.
Global Link Asia Digital không phải là một công ty cung cấp phần mềm mà chúng tôi mang đến giải pháp và chiến lược để doanh nghiệp ứng dụng các phần mềm này một cách hiệu quả. Global Link Asia Digital cung cấp khóa học trực tuyến e-learning cho các nhân viên – có bài kiểm tra để đánh giá năng lực ứng dụng phần mềm của doanh nghiệp và liên tục theo dõi sát sao tình hình ứng dụng phần mềm cho doanh nghiệp.
Trọng tâm thực sự của các nơi làm việc số trong tương lai suy cho cùng nên tập trung vào nhân viên. Các tổ chức cần cung cấp cho họ những công cụ phù hợp, những kiến thức có giá trị để có thể giúp họ phát triển không ngừng, từ đó có thể tuyển dụng và giữ chân nhân tài tốt hơn.
Các công cụ giúp sản xuất hàng loạt và cung cấp nhiều khóa học giá trị cho nhân viên là một giải pháp hiệu quả thay cho những buổi đào tạo trực tiếp dài lê thê với rất nhiều học viên, những câu hỏi sẽ không kịp thời được giải đáp trong một buổi học.
Tham khảo ngay về phần mềm quản lý khóa học e-learning – Learning Management System (LMS)
3. Workplace – Môi trường làm việc của tương lai số hóa như thế nào?
3.1 Không gian làm việc tại văn phòng sẽ dần thay thế bởi không gian tạo nên bởi các phần mềm cộng tác trực tuyến
Nơi làm việc của tương lai sẽ không còn là vị trí địa lý cố định nữa mà các nền tảng số sẽ giúp nhân viên làm việc dù ở bất kỳ đâu.
→ Do đó, điều doanh nghiệp cần là đầu tư vào một nền tảng làm việc từ xa. Nơi làm việc số này cần mở ra tất cả thông tin và buộc các nhóm làm việc công khai một cách minh bạch để mọi người luôn được cập nhật.
Với nền tảng nơi làm việc số toàn diện, nhân viên có thể truy cập trực tuyến dữ liệu công việc và dự án của họ ngay cả khi họ đang đi du lịch hoặc làm việc tại nhà. Số hóa không gian làm việc cho phép các tổ chức tối ưu hóa quy trình của họ và mang lại sự thay đổi từ bên trong.
Và phần mềm cộng tác trực tuyến giữ vai trò quan trọng trong việc áp dụng văn hóa cộng tác trao đổi cởi mở dù ở bất kỳ nơi đâu, trên bất kỳ thiết bị nào.
Confluence còn có phần Feed như giao diện của Facebook, cung cấp một cái nhìn tổng quát về các công việc, các cuộc trao đổi, cộng tác giữa cả những thành viên khác. Điều này giúp nhân viên luôn cảm thấy được kết nối trong công việc, các nhân viên từ các bộ phận khác nhau hoàn toàn có thể làm việc chặt chẽ với nhau mà không có khoảng cách trong giao tiếp.
Confluence tạo ra một không gian lưu trữ mọi kiến thức chung của doanh nghiệp, từ đó xây dựng văn hóa chia sẻ thông tin cởi mở giữa các phòng ban.
3.2 Mô hình quản lý hiện đại OKR sẽ tiếp tục được ứng dụng trong tương lai
OKR là phương pháp quản trị theo mục tiêu và kết quả then chốt được áp dụng thành công ở những công ty lớn nhất thế giới (Google, Intel, Amazon, v.v.). OKR được xây dựng xoay quanh hai câu hỏi khác nhau.
- Mục tiêu (Objective): đại diện cho đích đến, là câu trả lời cho câu hỏi: “Cần đi đến đâu?”
- Kết quả then chốt (Key Result): nhằm đo lường tiến độ thực hiện mục tiêu, là câu trả lời cho câu hỏi: “Làm thế nào để biết mình đang tiến đến mục tiêu?”
Các phần mềm quản lý công việc – cộng tác trực tuyến hiệu quả của Atlassian đã áp dụng mô hình OKR để thiết lập mục tiêu, trong đó mỗi bộ phận và mỗi nhóm thiết lập các mục tiêu chi tiết đạt được để có thể đáp ứng với mục tiêu của toàn công ty.
Sau khi đặt ra các mục tiêu, định kỳ hàng tháng các nhóm làm việc có thể ghi lại tiến trình và tiến độ vào biên bản OKR trực tuyến trên Confluence này một cách minh bạch, rõ ràng và với thông tin cập nhật nhất cho toàn bộ nhóm làm việc
3.4 Tích hợp các phần mềm chuyển đổi số để tối ưu không gian làm việc trực tuyến
Các nền tảng nơi làm việc số sẽ tiếp tục áp dụng công nghệ mới nhất để đảm bảo rằng mọi thứ được giữ trên một nền tảng chung. Phần mềm của Atlassian bên cạnh có một hệ sinh thái các phần mềm hỗ trợ cho rất nhiều công việc khác nhau thì Atlassian còn có khả năng tích hợp với hơn 3000 phần mềm chuẩn quốc tế – phổ biến – chất lượng cao khác.
Từ đó không gian làm việc có thể được tối ưu vào một giao diện phần mềm duy nhất. Hãy tưởng tượng bạn có thể họp video trực tuyến thông qua phần mềm bổ trợ Microsoft Teams/ Zoom ngay trên Confluence, vẽ sơ đồ thảo luận ý tưởng bằng phần mềm bổ trợ Flowchart Tool ngay trong biên bản cuộc họp, các quy trình ký trực tuyến trên các phần mềm chữ ký điện tử như signNow cũng được tích hợp vào Jira Work Management, v.v.
Trong tương lai, nền tảng làm việc từ xa hay nơi làm việc số hóa sẽ lên ngôi. Đây sẽ là nơi tích hợp tất cả các ứng dụng cần thiết cho việc vận hành, bao gồm lưu trữ đám mây, công cụ nhắn tin nhóm, công cụ cộng tác, quản lý dự án, quy trình tự động, v.v. Sự gia tăng phổ biến của những ứng dụng này là kết quả của nhu cầu ngày càng cao của người lao động để có thể đảm đương nhiều trách nhiệm hơn. Doanh nghiệp cần có khả năng lãnh đạo các dự án, tạo quy trình tùy chỉnh, cộng tác với những người làm việc từ xa, chia sẻ tài liệu, v.v.
Để các chủ doanh nghiệp trang bị kịp thời, đầy đủ và toàn diện năng lực số hóa – chuyển đổi số, khả năng linh hoạt (agility) để đáp ứng với xu hướng của tương lai, doanh nghiệp cần có một quy trình chuyển đổi số toàn diện, phù hợp với tình hình, nhu cầu và định hướng của doanh nghiệp.
Hơn 9 triệu người dùng thuộc 180 nghìn doanh nghiệp trên toàn thế giới đã và đang sử dụng Jira để tối ưu hóa quy trình làm việc cho mọi phòng ban. Vậy bạn còn chần chừ gì nữa?
Hiểu được những khó khăn trong việc ứng dụng công nghệ hiệu quả, Global Link Asia Digital sẽ hỗ trợ doanh nghiệp từng bước tiếp cận và ứng dụng các công cụ cộng tác trực tuyến, đặc biệt là phần mềm từ Atlassian – không gian quản lý công việc hiệu quả theo xu hướng làm việc tương lai trong quá trình chuyển đổi số, bao gồm:
Global Link Asia Digital tự hào là đối tác chính thức của ATLASSIAN, AIRSLATE, INTUIT, v.v. tại thị trường Châu Á – Thái Bình Dương, làm việc trực tiếp và cung cấp các sản phẩm – dịch vụ CHÍNH HÃNG với mức giá ƯU ĐÃI, hỗ trợ trọn gói bằng tiếng Việt hoặc tiếng Anh.
Liên hệ ngay để được tư vấn:
- Hotline Singapore: (+65) 3158 3969
- Hotline Việt Nam: (+84) 0938 59 05 95
- Email: tony.ho@digitaltransformations.tech
![{"A?":"B","a":5,"d":"B","h":"www.canva.com","c":"DAErYpzSoNQ","i":"vBtDERuJYTJMxWmqMYJIXg","b":1636324516714,"A":[{"A?":"K","A":165.1606004433968,"B":254.55753584803807,"D":690.8849283039235,"C":77.49819608422851,"a":{"A":[{"A?":"A","A":"The Future of Work \n"}],"B":[{"A?":"A","A":{"color":{"B":"#ffffff"},"leading":{"B":"960.0"},"font-size":{"B":"65.3334"},"font-family":{"B":"YAD7QhG2T6o,0"},"text-align":{"B":"center"}}},{"A?":"B","A":19},{"A?":"A","A":{"font-style":{"B":"normal"}}},{"A?":"B","A":1},{"A?":"A","A":{"color":{"A":"#ffffff"},"leading":{"A":"960.0"},"font-size":{"A":"65.3334"},"font-family":{"A":"YAD7QhG2T6o,0"},"text-align":{"A":"center"},"font-style":{"A":"normal"}}}]},"b":{},"j":{"A":[{"A":"neon","B":{"intensity":"0.01"}}]},"d":"A","g":false,"h":"A"}],"B":1200,"C":628}](https://www.digitaltransformations.tech/wp-content/uploads/2021/11/phan-mem-quan-ly-cong-viec-atlassian-nasa-cau-chuyen-thanh-cong-p1-256x256.png)
