Chưa bao giờ trong thời đại ngày nay mà nhu cầu về nhân sự có kĩ năng quản lý dự án lại cao như bây giờ. Theo báo cáo “Job Growth and Talent Gap” của viện Project Management, đến năm 2027, các doanh nghiệp toàn cầu sẽ cần 87,7 triệu cá nhân đảm nhận các vai trò quản lý dự án ở các mảng. Số liệu trên đã cho thấy rằng quản trị dự án đã, đang và vẫn luôn là 1 kĩ năng quan trọng mà các doanh nghiệp mong muốn ở nhân viên của mình.
Cùng Global Links Digital tìm hiểu xem tầm quan trọng của quản trị dự án, những khó khăn mà doanh nghiệp mắc phải khi quản lý dự án và tại sao doanh nghiệp nên cân nhắc sử dụng Confluence như 1 công cụ hỗ trợ đắc lực trong việc quản lý dự án.
1. Quản trị dự án là gì? Tầm quan trọng của quản trị dự án
1.1 Quản trị dự án là gì?
Quản lý dự án là việc mà các nhà quản lý và các thành viên sử dụng các công cụ, kiến thức, quy trình và năng lực để đảm bảo dự án thành công. Dự án là những nỗ lực có thời hạn nhằm tạo ra giá trị thông qua các sản phẩm, dịch vụ hoặc một mục tiêu nhất định.
Thông thường, một dự án sẽ trải qua 5 giai đoạn sau, tùy thuộc vào mỗi giai đoạn mà mức độ ưu tiên công việc của nhà quản lý sẽ khác nhau.
- Khởi xướng: Thành lập và khởi động dự án.
- Lập kế hoạch: Xác định mức độ, tầm quan trọng của dự án; xác định, phân tích công việc chi tiết; đánh giá rủi ro; xác định các yêu cầu về nguồn lực; hoàn thiện lịch trình và chuẩn bị cho công việc thực tế.
- Thực hiện: Bắt đầu thực hiện công việc thực tế theo nội dung được đề ra.
- Giám sát và kiểm soát: Quản lý, báo cáo và kiểm soát các nguồn lực và ngân sách trong giai đoạn thực hiện.
- Kết thúc dự án: Đánh giá dự án, kiểm tra và rút kinh nghiệm từ dự án.
Người quản lý dự án sẽ dẫn dắt nhóm của họ liên tiếp thực hiện năm giai đoạn này, bất kể quy mô dự án ra sao, cho đến khi dự án hoàn thành hoặc đáp ứng được sự sự hài lòng của khách hàng.
5 quy trình của việc quản trị dự án
1.2 Tại sao việc quản trị dự án lại quan trọng đối với các doanh nghiệp
Không hề nói quá khi nói rằng quản trị dự án là cực kì quan trọng đối với các doanh nghiệp.
Quản trị dự án khi thực hiện đúng sẽ giúp mọi phòng ban của doanh nghiệp hoạt động trơn tru hơn, cho phép các nhân sự làm việc nhóm hiệu quả và thật sự tập trung vào công việc quan trọng.
Bên cạnh việc mang lại kết quả tích cực đến lợi nhuận của doanh nghiệp, việc quản trị dự án tạo điều kiện cho nhân viên thấy công việc của họ đóng góp như thế nào vào các mục tiêu chiến lược của công ty.
Cùng với các lợi ích được nêu trên, việc quản trị dự án một cách hiệu quả còn mang lại các lợi ích sau:
Tiết kiệm thời gian và tiền bạc
Với việc lập kế hoạch phù hợp, các nhà quản trị dự án có thể đảm bảo rằng công việc được hoàn thành đúng thời hạn và trong phạm vi ngân sách. Vì vậy, doanh nghiệp có thể phân bổ nguồn lực hiệu quả hơn, tránh việc chậm trễ và chi tiêu quá mức cho dự án.
Quản trị dự án hiệu quả giúp tiết kiệm thời gian, tiền bạc
Cải thiện kênh liên lạc thông tin nội bộ
Liên lạc thông tin giữa các thành viên luôn đóng một vai trò quan trọng trong sự thành hay bại của dự án. Chính vì vậy, với các quy trình quản lý dự án hiệu quả, các nhà quản trị dự án có thể giảm mức độ phức tạp của việc liên lạc, tăng tính minh bạch của thông tin và việc phân bổ hiệu quả trách nhiệm công việc giữa các thành viên.
→ Tham khảo bài viết Mạng xã hội Confluence- Gắn Kết Nhân Viên Khi Làm Việc Từ Xa
Đưa ra quyết định kinh doanh tốt hơn
Quản trị dự án giúp các doanh nghiệp có hiểu biết rõ ràng hơn về tiến độ dự án, một cái nhìn sâu sắc hơn về nguồn lực của công ty, sự ưu tiên, và các mối nguy. Quản lý dự án tốt có nghĩa là doanh nghiệp có thể dự báo các vấn đề trước khi chúng trở thành vấn đề, ngăn chặn tắc nghẽn thông tin và đưa ra các quyết định thông minh hơn.
Quản trị dự án rèn luyện khả năng đưa quyết định đúng đắn
Tăng khả năng thành công của các dự án tới.
Quản lý dự án hiệu quả giúp các nhà quản trị nâng cao hiệu suất và xây dựng một phương pháp hiệu quả dựa trên các dự án trước đây. Bằng cách sử dụng dữ liệu và bài học từ các dự án trước đó, các nhà quản trị dự án có thể xác định nhóm của mình đang xuất sắc ở đâu và cần cải thiện điều gì, tăng khả năng thành công của các dự án trong tương lai.
2. Thử thách mà doanh nghiệp phải đối mặt khi quản trị dự án
Giao tiếp nội bộ không hiệu quả
Thách thức mà doang nghiệp thường hay đối mặt là về thông tin, nếu được truyền đạt không hiệu quả , sẽ dẫn đến tình trạng thiếu năng suất vì các thành viên trong nhóm có thể làm những nhiệm vụ không cần thiết và do đó sẽ lãng phí lượng thời gian quý giá đáng lẽ được sử dụng để làm những công việc cần thiết.
Một thách thức khác phải đối mặt trong quá trình thực hiện dự án là thông tin sai lệch sẽ dẫn đến xung đột giữa các thành viên trong nhóm, gây ra sự chậm trễ trong việc thực hiện dự án và làm giảm chất lượng công việc.
Quản lý dự án không phải là công việc của một người, mà là sự cộng tác và phối hợp toàn diện từ tất cả các thành viên tham gia vào dự án. Người quản lý dự án phải có các phương pháp liên lạc kịp thời và minh bạch để tất cả các bên liên quan và các thành viên trong nhóm hiểu được dự án đang tiến triển như thế nào.
Bối rối trong việc giao tiếp giữa các thành viên với nhau trong khi quản trị dự án
Deadline không thực tế
Áp đặt thời hạn trong công việc cũng quan trọng như phân bổ công việc phù hợp cho đúng người. Thế nhưng, các nhân viên trong một dự án luôn phải chịu những kỳ vọng không thực tế và thường bị buộc phải đạt được những mục tiêu không thể đạt đươc.
Khi nhà quản trị dự án mong đợi quá nhiều công việc trong một thời gian ngắn, thì nghịch lý thường xảy ra: các thành viên trong nhóm sẽ không nỗ lực nhiều vì họ biết rằng không thể đạt được mục tiêu trong khoảng thời gian ngắn hơn cần thiết.
Mục tiêu dự án không được xác định rõ ràng
Sự rõ ràng là một trong những yêu cầu quan trọng nhất để hoàn thành một dự án thành công, và việc thiếu sự minh bạch trong công việc sẽ tạo ra một số vấn đề trong việc quản lý dự án. Một nghiên cứu chỉ ra rằng khoảng 52% nhóm dự án gặp khó khăn trong công việc do đối mặt với sự mù mờ của mục tiêu dự án
Vì vậy, người quản lý dự án phải đưa ra các chỉ tiêu cho tiến độ dự án bằng cách thiết lập các mốc thời gian của dự án và các tiêu chí kiểm tra chất lượng . Ngoài việc giúp các nhân viên trong một dự án làm việc có hiệu quả, việc có một bộ mục tiêu rõ ràng cũng sẽ giúp các nhà quản lý dự án bảo vệ tầm nhìn của họ trước quản lý cấp trên và khách hàng.
Mục tiêu dự án không rõ ràng dễ dẫn tới thất bại trong khi quản trị dự án
3. 3 cách Confluence giúp doanh nghiệp tối ưu hóa việc quản trị dự án
3.1 Confluence giúp khởi xướng dự án với mục tiêu rõ ràng và lập kế hoạch trực quan, minh bạch
Từ đây, các nhà quản trị dự án có thể tạo một trang lập kế hoạch dự án duy nhất, giúp theo dõi tất cả công việc cho dự án bao gồm những người liên quan và thời hạn của dự án. Điều này mang lại sự minh bạch cần thiết đến các thành viên tham gia dự án và giúp họ tập trung vào các việc cần thiết.
Quản trị dự án ở một trang duy nhất trên Confluence
Tính năng Planning giúp việc thiết kế dự án tổng quan hơn
3.2 Confluence giúp triển khai dự án trôi chảy nhờ giao tiếp hiệu quả & giao việc nhanh chóng
Confluence cung cấp tính năng Task Report, giúp các thành viên trong nhóm tập trung vào công việc quan trọng nhất được giao và loại bỏ những công việc phụ gây xao nhãng.
Ngoài ra, tính năng @ đề cập đến các thành viên trong nhóm để phân công nhiệm vụ cho tất cả các công việc của dự án chính được giao ngay từ trang kế hoạch dự án. Tính năng này hỗ trợ tất cả những người có liên quan, cho biết họ cần phải hoàn thành những gì, khi nào và nơi họ có thể báo cáo.
Giao nhiệm vụ trên Confluence đơn giản, dễ dàng
Một điểm lợi thế khi làm việc trên Confluence chính là khả năng cho phép người dùng chỉnh sửa và làm việc trực tuyến trên chính phần mềm. Confluence giúp mọi người nhận thông báo về tiến độ của dự án và bất kỳ cập nhật nào đang được thực hiện, loại bỏ nhu cầu về các cuộc họp và các email không cần thiết. Nếu một thành viên có câu hỏi hoặc cần đưa ra quyết định, họ có thể nhận xét ở cuối trang hoặc trong bài viết, giữ cuộc trò chuyện dễ hiểu, có ngữ cảnh.
→ Tham khảo bài viết Confluence – Công cụ soạn thảo và cộng tác trực tuyến
Các thành viên trong nhóm hỗ trợ nhau làm việc trên Confluence
3.3 Confluence giúp giám sát tiến độ hiệu quả nhờ các biên bản họp và danh sách công việc được cập nhật một cách tự động
Confluence hỗ trợ giám sát công việc hiệu quả hơn nhờ các biên bản họp
Khi dự án đã trải qua giai đoạn khởi xướng và triển khai dự án, việc giám sát tiến độ là công việc không thể thiếu để đảm bảo việc quản trị dự án được thành công. Chính vì để đảm bảo tính chất thành công của dự án, Confluence cho phép các nhà quản trị giám sát tiến độ và chất lượng công việc bằng rất nhiều cách. Một trong số đó là tính năng soạn thảo biên bản họp (Meeting note – Meeting minute).
Với tính năng này, các nhà quản trị dự án cùng với những thành viên của nhóm có thể quan sát thấy tiến trình của dự án cũng như nắm bắt được các công việc cần làm, các bước cần phải chuẩn bị.
Confluence hỗ trợ giám sát công việc hiệu quả hơn nhờ các biên bản họp
Confluence cho phép các nhà quản trị dự án kiểm tra tiến trình dự án, các công việc được thực hiện trên Jira Work Management
Tính năng còn lại cũng không kém phần quan trọng mà được các nhà quản trị tin dùng là tính năng tích hợp Macro Jira và Confluence. Các thành viên trong nhóm sẽ biết được tận tường hơn công việc mà họ cần làm ngay tức khắc mà không cần phải chú ý những thông tin không cần thiết trong các biên bản họp.
Tích hợp Jira Work Management trên Confluence
Các nhà quản trị còn có thể dễ dàng tạo đường dẫn liên kết giữa issue Jira và trang Confluence liên quan đến nhau để tạo không gian quản lý dự án không gián đoạn
Confluence cho phép các nhà quản trị dự án kiểm tra tiến trình dự án bằng Jira Work Management
→ Tham khảo bài viết 6 cách sử dụng tích hợp Jira và Confluence để quản lí công việc hiệu quả
3.4 Confluence giúp việc quản trị dự án cải tiến hơn nữa sau một dự án kết thúc bằng cách tự phản chiếu (team reflection), lưu trữ kiến thức, kinh nghiệm của dự án theo một cấu trúc khoa học
Confluence giúp các nhóm dự án có thể đúc kết được các bài học sau mỗi dự án
Sau mỗi dự án, dù thành công hay thất bại, thì việc các nhóm ngồi xuống và dành ra thời gian suy nghẫm (reflection) lại về hành trình mình đã đi, thành tựu mình đạt được, hay những khó khăn, những vấn đề mà nhóm phải đối mặt. Tất cả đều có thể đúc kết thành các bài học giá trị giúp các nhóm đi được xa hơn, và hoàn thiện hơn.
Confluence giúp các nhóm dự án có thể đúc kết được các bài học sau mỗi dự án
→ Tham khảo bài viết Làm việc từ xa thất bại – Tips khắc phục và lấy lại sự tự tin hậu Covid-19
Tính năng Page Tree trong Confluence giúp các nhóm dự án lưu trữ thông tin (kiến thức, kinh nghiệm, quá trình, v.v.) để có thể sử dụng trong tương lai
Tập hợp những trang nội dung của dự án (như về kiến thức, kinh nghiệm, thảo luận, triển khai, v.v.) được sắp xếp theo cấu trúc khoa học trong Confluence sẽ giúp:
- các nhóm dự án tận dụng lại các tài liệu cũ để phát triển, cải tiến nhanh chóng trong các dự án mới
- người mới vào các nhóm dự án cũng dễ dàng bắt kịp tiến độ nhanh chóng và học hỏi từ những người đi trước thông qua không gian quản lý trực tuyến này
→ Tham khảo bài viết Hạn chế chảy máu chất xám doanh nghiệp và thúc đẩy văn hóa chia sẻ kiến thức với phần mềm Confluence
Confluence giúp tìm kiếm thông tin dễ dàng với tính năng Page Tree
Kết luận
Tầm quan trọng của việc quản trị dự án đối với các doanh nghiệp là không thể nghi ngờ. Một mặt, quản trị dự án cho phép doanh nghiệp đưa ra được các quyết định kinh doanh đúng đắn, tiết kiệm được thời gian và công sức, giúp cải thiện thông tin liên lạc nội bộ và là tiền đề cho sự thành công cho các dự án sắp tới.
Mặt còn lại, doanh nghiệp có thể giải quyết các khó khăn gặp phải khi quản trị dự án nếu có sự giúp sức của một công cụ thích hợp. Phần mềm Confluence có thể là giải pháp cho doanh nghiệp của bạn!
Confluence cung cấp cơ chế giúp doanh nghiệp tối ưu việc quản trị dự án bằng cách cho phép thông tin được lưu trữ một cách khoa học ( sơ đồ cây), các thành viên trong dự án có thể cộng tác và chỉnh sửa trục tuyến và giao nhiệm vụ một cách dễ dàng cho nhau. Hơn 180,000 doanh nghiệp trên toàn thế giới đều đã đang sử dụng phần mềm Confluence để giao tiếp bằng văn bản, các tài liệu.
Xem trọn bộ tính năng của phần mềm Confluence tại đây: Trọn bộ tính năng phần mềm Confluence giúp doanh nghiệp quản lý mọi dự án, mọi thông tin hiệu quả
Hiểu được những khó khăn trong việc ứng dụng công nghệ hiệu quả, Global Link Asia Digital sẽ hỗ trợ doanh nghiệp từng bước tiếp cận và ứng dụng Confluence trong quá trình chuyển đổi số, bao gồm:
Global Link Asia Digital tự hào là đối tác chính thức của ATLASSIAN tại thị trường Châu Á – Thái Bình Dương, làm việc trực tiếp và cung cấp các sản phẩm – dịch vụ CHÍNH HÃNG với mức giá ƯU ĐÃI, hỗ trợ trọn gói bằng tiếng Việt hoặc tiếng Anh.
Liên hệ ngay để được tư vấn:
- Hotline Singapore: (+65) 3158 3969
- Hotline Việt Nam: (+84) 0938 59 05 95
- Email: Tony.ho@digitaltransformations.tech
Confluence giúp tìm kiếm thông tin dễ dàng với tính năng Page Tree
