Hiện tượng Chảy máu chất xám luôn là một vấn đề làm cho các tổ chức rất lao đao và đây cũng là vấn đề khủng hoảng nội bộ khó giải quyết, làm thiếu hụt nhân viên, không có nhiều người tài để dẫn dắt, đào tạo thế hệ mới một cách chất lượng.
Nếu như trước khi đại dịch xảy ra hiện tượng chảy máu chất xám đã vốn là vấn đề nghiêm trọng, nhưng vẫn có nhiều cách để giải quyết như tổ chức teambuilding, hẹn đi ăn sau giờ làm, gặp mặt trao đổi, v.v. thì sau đại dịch COVID, khi doanh nghiệp phải bắt đầu làm việc từ xa thì vấn đề xa mặt cách lòng, ngại chia sẻ, đứng núi này trông núi nó trở nên nghiêm trọng hơn bao giờ hết.
Theo nghiên cứu thị trường lao động của Anphabe: tỷ lệ nghỉ việc của nhân viên năm đạt mức cao sau một thời gian dài làm việc. Trong đó:
Như vậy, việc hạn chế chảy máu chất xám và thúc đẩy văn hoá chia sẻ kiến thức là điều hết sức cần thiết đối với mỗi công ty, và đặc biệt ngày càng quan trọng thời đại làm việc từ xa. Vậy hãy cùng Global Link Asia Digital tìm hiểu vì sao văn hoá chia sẻ lại quan trọng với doanh nghiệp trong thời đại làm việc từ xa và phương pháp thúc đẩy văn hoá tốt đẹp ấy thông qua phần mềm Confluence.
1. Vì sao văn hoá chia sẻ kiến thức lại quan trọng với nội bộ doanh nghiệp?
1.1 Văn hoá chia sẻ là gì?
Văn hoá chia sẻ kiến thức cũng là một văn hoá doanh nghiệp. Văn hoá chia sẻ là sự trao đổi thông tin hoặc sự hiểu biết đến cho mọi người trong cộng đồng hoặc là tổ chức. Văn hoá chia sẻ mang tính cộng đồng cực kì cao và qua những chia sẻ đó, doanh nghiệp có thêm kiến thức, kinh nghiệm và hiểu rõ về quan điểm của cá nhân trong tổ chức, giúp cho nhân viên và doanh nghiệp nhanh nhẹn hơn, thích ứng với mọi trường hợp.
1.2 Vậy tại sao văn hóa chia sẻ, chia sẻ thông tin/kiến thức lại quan trọng đối với doanh nghiệp?
“Một cây làm chẳng nên non, ba cây chụm lại, nên hòn núi cao”
Mỗi nhân viên, mỗi ngành nghề sẽ có một kiến thức tổng quát riêng, do đó, khi tổng hợp cây kiến thức này lại thì thông tin sẽ trở nên rất đa dạng và có giá trị cực kì cao.
Hạn chế chảy máu chất xám.
Doanh nghiệp thường đau đầu vì khi những người có nhiều kinh nghiệm rời đi, họ sẽ mang theo một lượng lớn kiến thức mà các nhân viên khác sẽ cần xây dựng lại từ đầu. Bởi thế, việc chia sẻ lại kiến thức cho mọi người và lưu trữ chúng lại sẽ làm cho nhân viên mới sau này dễ học hỏi hơn, rút ngắn thời gian đào tạo và dự án của doanh nghiệp sẽ không bị trì hoãn thời gian quá lâu.
Lưu trữ lại kho kiến thức wiki khổng lồ qua các năm tháng.
Tác dụng lớn nhất của thời kì 4.0 là mọi thứ hầu như mọi thứ đều được lưu trữ trên không gian trực tuyến, mọi kiến thức, thông tin chia sẻ sẽ được lưu trữ trực tiếp trên dữ liệu mạng, do đó dễ dàng tìm kiếm, lưu trữ và chia sẻ.
Dễ dàng giúp nhân viên mới hội nhập kiến thức cũ và phát triển thêm.
Nhân viên mới chỉ cần tìm lại những nguồn tài nguyên cũ của công ty, bên cạnh thời gian đào tạo, việc để ứng viên mới từ mày mò tìm hiểu cũng giúp nhân viên mới, thực tập sinh trở nên chủ động và ghi nhớ thông tin lâu hơn.
Tham khảo bài viết: Mạng xã hội nội bộ Confluence – Gắn Kết Nhân Viên Khi Làm Việc Từ Xa
1.3 Vì sao doanh nghiệp gặp khó khăn trong việc chia sẻ kiến thức?
Mặc dù văn hoá chia sẻ mang lại nhiều lợi ích, nhưng không phải ai cũng sẵn lòng chia sẻ kiến thức của mình cho đồng nghiệp, vì:
- Ngại chia sẻ: Một số người ngại nói lên chính kiến của mình, và ngại chia sẻ những gì mình có.
- Không có cơ hội chia sẻ: họ cũng không có cơ hội chủ động chia sẻ kiến thức một mình, vì tình trạng “mỗi người một phòng ban” nơi công sở.
- Không có không gian chung: Kiến thức là vô vàn, kinh nghiệm rất nhiều nhưng nhân viên không có một không gian chung để chia sẻ vốn kiến thức ấy, chỉ có thể truyền đạt cho vài người cần thiết, liên quan đến dự án họ đang làm.
Bên cạnh đó, việc chia sẻ kiến thức nơi doanh nghiệp cũng có hạn chế: Nhân viên quá phụ thuộc vào nhau trong công việc. Nhân viên lên kho tàng kiến thức của những người đi trước lấy thông tin và kinh nghiệm để sử dụng, tuy nhiên lại không hề đóng góp hay phát triển thêm cho bản thân hay kho tàng này. Điều này hoàn toàn trái ngược với ý nghĩa của văn hoá chia sẻ.
2. Confluence, phần mềm tạo nên không gian làm việc chia sẻ kiến thức.
2.1 Confluence là gì?
Confluence là phần mềm làm việc từ xa/ nền tảng cộng tác trực tuyến cho mọi phòng ban của doanh nghiệp. Bên cạnh đó, phần mềm Confluence còn được sử dụng như một “bách khoa toàn thư” của doanh nghiệp để lưu trữ, chia sẻ và quản lý thông tin một cách hiệu quả, thay thế hàng nghìn chiếc email, Viber, Whatsapp, Skype, Zalo, Telegram, Facebook, Word, Excel, Google drive, Dropbox, v.v.
→ Tham khảo bài viết Trọn bộ tính năng của phần mềm Confluence.
2.2 Phương pháp thúc đẩy văn hoá chia sẻ thông quan phần mềm làm việc nhóm Confluence:
Tạo không gian để nhân viên chia sẻ kiến thức, thoải mái thời gian làm việc:
Doanh nghiệp phai chú ý tạo ra một không gian làm việc mở, có hiệu quả và bảo mật, an toàn. Khi đó nhân viên có thể thoải mái chia sẻ những kiến thức, quan điểm của bản thân cho người khác. Với phần mềm Confluence, mọi phòng ban dường như không có ranh giới, phần mềm tạo ra một không gian làm việc mở để nhân viên toàn công ty có thể kết nối tri thức với nhau.
Trong phần mềm, sẽ có một trang chung (Giống như feed Facebook), nhân viên cập nhật những bài viết chia sẻ lên thì toàn bộ những người khác đều thấy, hoặc sếp, trưởng phòng cần những thông báo gì cho toàn thể nhân viên, cũng có thể đăng tải lên trang chính này. Khi đó thì mọi công việc sẽ minh bạch, rõ ràng, giúp tạo lòng tin cho nhân viên cho doanh nghiệp.
→ Tham khảo bài viết Không gian làm việc nhóm & quản lý công việc TẤT CẢ TRONG 1 cho phòng Marketing của doanh nghiệp (Jira & Confluence)
Không gian làm việc mở tại Confluence, nơi mọi nhân viên sẽ chia sẻ thông tin cho nhau.
Hỏi về những gì nhân viên đã học được sau ngày làm việc:
Nếu bạn hỏi nhân viên đã học gì từ một ngày làm việc tại doanh nghiệp, chắc chắn bạn sẽ nhận được những câu trả lời rất bất ngờ và nhiều nguồn thông tin thú vị. Do đó, thay vì tập trung quá nhiều vào tình tiết mà nhân viên chia sẻ, song hãy tập cho nhân viên nói ra suy nghĩ của bản thân và chia sẻ chúng thường xuyên.
Phần mềm Confluence có tính năng giúp đỡ cho doanh nghiệp vấn đề này, giúp cho nhân viên chia sẻ thông tin dễ dàng và lưu trữ chúng một cách an toàn: Chỉ cần một đường link hoặc tên của tệp, nhân viên có thể dễ dàng tìm kiếm và vào xem thông tin, xem các hướng dẫn cách làm việc, cũng như bàn luận về vấn đề chung mà các đồng nghiệp các chia sẻ. Khi đó, văn hoá chia sẻ còn thúc đẩy cho văn hoá công ty, tạo nên một môi trường gắn kết và có sự giao tiếp hiệu quả.
Bên cạnh đó, Confluence còn sắp xếp thông tin theo cấu trúc khoa học:
Cụ thể, nhân viên có thể tiếp cận với đúng tài liệu mình cần, tạo ra phần Wikipedia toàn công ty hoặc từng nhóm phòng ban, để chia sẻ về quá trình nghiên cứu của mình cho tập thể.
Mỗi cá nhân trong tổ chức cần sẵn sàng chia sẻ cởi mở với nhau:
Sau khi doanh nghiệp tạo ra một môi trường cởi mở, dễ dàng trao đổi rồi thì việc chủ động trao đổi kiến thức cần được thúc đẩy, bởi chính các nhân viên với nhau là hết sức quan trọng.
Phần mềm Confluence cho phép các thành viên mọi cấp độ, mọi phòng ban cùng đóng góp kiến thức, bổ sung cho nhau trên một tài liệu lưu trữ kiến thức. Bên cạnh đó, khi một nhân viên nào đó đang nhập thông tin thì ta vẫn nhìn thấy chúng đang cập nhật liên tục, khi đó ta sẽ cảm thấy được sự hiện diện, kết nối của đồng nghiệp qua chính không gian làm việc online. Như vậy, nhân viên có nhiều động lực hơn trong việc chia sẻ thông tin.
Ngoài ra, Confluence còn quan trọng trải nghiệm của người dùng bên trong phần mềm, cải tiến các tính năng soạn thảo (MACRO, Embed) trở nên màu sắc hơn, không nhàm chán, dễ tiếp thu hơn, giúp trực quan hóa thông tin, tạo những tài liệu kiến thức có tính tương tác cao hơn. Nhân viên sẽ cảm thấy hứng thú trong lúc làm việc và ngay cả khi chia sẻ thông tin trên không gian chung của doanh nghiệp.
4. Luyện tập và cải thiện:
Văn hóa chia sẻ hay nhân viên chủ động chia sẻ thông tin là điều không phải tự nhiên mà có. Ngược lại, văn hóa này xuất phát từ lãnh đạo doanh nghiệp, từ “sếp”. Sếp phải là người khởi nguồn và khuyến khích văn hóa này thì văn hóa mới được nuôi dưỡng và cải thiện.
Doanh nghiệp có nhiệm vụ cải thiện và tạo môi trường cho nhân viên luyện tập văn hoá chia sẻ này. Doanh nghiệp và sếp phải xây dựng và đào tạo nhân viên thoải mái nêu ra quan điểm cá nhân và trải nghiệm của mình. Việc chia sẻ có thể diễn ra thường xuyên, ví dụ như hàng ngày, hàng tuần hoặc hàng tháng.
Sau đó, doanh nghiệp nên tuyên dương nhân viên đã chia sẻ những thông tin quý báu, những kinh nghiệm trong lúc làm việc, để các nhân viên khác có thể học theo và phát triển văn hoá này. Bên cạnh đó, sếp cũng phải là người tiên quyết trong vấn đề chia sẻ kiến thức, người sếp luôn phải sẵn lòng chia sẻ và nâng cao vốn kiến thức của mình, làm tấm gương cho nhân viên.
Tuy nhiên, nếu doanh nghiệp chỉ có văn hóa mà không có công cụ thì việc chia sẻ thông tin với nhau cũng rất tản mác, khó xảy ra.
Tóm lại, để văn hóa chia sẻ thông tin được diễn ra liền mạch, ngày càng tốt thì hai điều kiện tiên quyết phải có:
- Sếp lãnh đạo sự chia sẻ và xây dựng văn hóa
- Một công cụ làm việc nhóm liền mạch, không gián đoạn
Kết Luận
Văn hoá chia sẻ kiến thức cũng còn rất mới lạ đối với doanh nghiệp, hầu như là mọi người đều nghĩ chúng không cần thiết, phần cũng vì văn hoá và quan điểm lâu nay. Tuy nhiên, nhiều công ty đa quốc gia trên thế giới, từ lâu đã ưa chuộng và phát triển văn hoá này, mang lại những giá trị bền vững cho doanh nghiệp và ngày càng phát triển, thành đạt hơn. Do đó, các doanh nghiệp khác cũng nên học hỏi văn hoá này, thông qua sự hỗ trợ của phần mềm làm việc, sẽ giúp ích rất nhiều cho doanh nghiệp trong tương lai.
Và trong số các công cụ online giúp tăng hiệu suất làm việc từ xa của nhân viên thì phần mềm làm việc nhóm từ xa Confluence là một giải pháp chuẩn quốc tế, tối ưu về chi phí và hoàn toàn phù hợp với doanh nghiệp Việt. Hơn 180,000 doanh nghiệp trên toàn thế giới đều đã đang sử dụng mạng xã hội nội bộ Confluence để gắn kết tinh thần khi làm việc từ xa.
Hiểu được những khó khăn trong việc ứng dụng công nghệ hiệu quả, Global Link Asia Digital sẽ hỗ trợ doanh nghiệp từng bước tiếp cận và ứng dụng Confluence trong quá trình chuyển đổi số, bao gồm:
-
Phân tích quy trình doanh nghiệp, từ đó sơ đồ hóa quy trình chữ ra mô hình trực quan (sơ đồ tổ chức, lưu đồ quy trình).
-
Cung cấp (License) phần mềm Confluence cho việc sử dụng với mức giá hợp lý
-
Cài đặt, hướng dẫn sử dụng và điều chỉnh (Customize) các chức năng trên Confluence sao cho phù hợp với mô hình kinh doanh, workflow của từng phòng ban cụ thể.
-
Hỗ trợ đào tạo, kiểm tra năng lực nhân viên sau khi sử dụng.
-
Hỗ trợ tinh chỉnh quy trình làm việc trên Confluence nâng cao để tự động hóa các bước trong quy trình làm việc – tránh sai sót từ con người và tăng mức độ hiệu quả khi làm việc.
-
Giải đáp mọi thắc mắc của khách hàng trong quá trình sử dụng (nếu có) và làm việc trực tiếp với Confluence.
Global Link Asia Digital tự hào là đối tác chính thức của ATLASSIAN tại thị trường Châu Á – Thái Bình Dương, làm việc trực tiếp và cung cấp các sản phẩm – dịch vụ CHÍNH HÃNG với mức giá ƯU ĐÃI, hỗ trợ trọn gói bằng tiếng Việt hoặc tiếng Anh.
Liên hệ ngay để được tư vấn:
-
Hotline Singapore: (+65) 3158 3969
-
Hotline Việt Nam: (+84) 0938 59 05 95
-
Email: info@digitaltransformations.tech
