Theo AirSlate, kể từ khi đại dịch bắt đầu, phần mềm chữ ký điện tử đã trở thành phần mềm có nhu cầu sử dụng cao thứ 2 trên thế giới. Công cụ này hỗ trợ doanh nghiệp toàn diện và xuyên suốt trong quá trình số hóa, chuyển đổi số đưa dữ liệu lên “đám mây”.
Nhiều cuộc khảo sát đã cho thấy rằng yếu tố được ưu tiên hàng đầu khi lựa chọn phần mềm chữ ký số của doanh nghiệp chính là chất lượng dịch vụ chăm sóc khách hàng của nhà cung cấp. Tuy nhiên, việc lựa chọn nhà cung cấp chữ ký điện tử tốt nhất, phù hợp nhất với định hướng của doanh nghiệp sẽ cần nhiều yếu tố để phân tích hơn thế.
Bài viết dưới đây sẽ đưa ra bộ tiêu chí mà doanh nghiệp nên dựa vào để chọn đúng công cụ chữ ký số cho mình trong vô vàn các nhà cung cấp trên thị trường.
- Trải nghiệm người dùng
- Khả năng tích hợp
- Tính bảo mật
- Định hướng chuyển đổi số
- Chi phí
1. Phần mềm Chữ ký số cần mang lại Trải nghiệm người dùng tốt
1.1 Mọi lúc mọi nơi
Ngày nay, xu hướng làm việc từ xa đang trở thành một xu thế tất yếu, hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp đang được vận hành từ nhiều nơi khác nhau, trên các thiết bị khác nhau.
Do đó, một phần mềm chữ ký điện tử tốt sẽ là một phần mềm:
- đảm bảo các thành viên dự án dễ dàng sử dụng
- đảm bảo khách hàng hỗ trợ ký hợp đồng, giấy tờ một cách nhanh chóng
- hỗ trợ xử lý quy trình nhanh, gọn và không cho phép bất kỳ sự trì hoãn nào
Ví dụ: Nếu bạn cần Giám đốc của mình phê duyệt ủy nhiệm chi, ngân sách quan trọng một cách khẩn cấp trong khi đang ở nhà hay cố gắng để “chốt đơn” hợp đồng với một khách hàng, v.v. giải pháp chữ ký điện tử lúc này cần dễ sử dụng (để bạn và các thành viên có thể tự làm mà không cần sự hỗ trợ của một chuyên gia kỹ thuật), hỗ trợ xử lý quy trình NHANH, GỌN và không cho phép bất kỳ sự trì hoãn nào.
1.2 Dễ sử dụng
Một trong những điều quan trọng cần xem xét khi lựa chọn một phần mềm chữ ký điện tử là tính dễ sử dụng. Tính dễ sử dụng này thể hiện ở:
- Thao tác cài đặt phải dễ dàng,
- Thao tác sử dụng hằng ngày phải nhanh gọn, dễ dàng truy cập,
- Ký điện tử trên các thiệt bị khác nhau, và
- Khiến người dùng THÍCH sử dụng phần mềm mỗi ngày vì thấy được hiệu quả nhanh – gọn mà phần mềm chữ ký điện tử mang lại.
Ví dụ: Nếu nhân viên của bạn cần phải dành hàng giờ để đọc kỹ hướng dẫn trước khi bắt đầu sử dụng, bạn nên lựa chọn ngay một phần mềm khác tinh gọn hơn.
Ngoài ra, phần mềm chữ ký điện tử có dễ sử dụng hay không còn phù thuộc vào việc phần mềm có cung cấp các mẫu email có sẵn để nhân viên có thể tận dụng được những mẫu email đã được chuẩn hóa và tiết kiệm thời gian cho việc ký, soạn, giao nhận hợp đồng.
Bên cạnh đó, một số phần mềm chữ ký điện tử hiện này còn cho phép thiết kế các chuỗi email tự động (automatic workflow) tự động gửi đến các bên khác nhau (kế toán trưởng – giám đốc – khách hàng/nhà cung cấp) theo trình tự được lập trình sẵn.
- Người dùng chỉ việc mất khoảng 5-10 phút để tải hợp đồng, thiết kế workflow sẵn sau đó các công việc như gửi email ký, nhắc ký đều sẽ được phần mềm làm tự động.
- Để tiết kiệm thời gian cũng như đảm bảo công cuộc số hóa hiệu quả, các doanh nghiệp nên ưu tiên sử dụng các phần mềm chữ ký điện tử có tích năng này, thay vì chỉ đầu tư vào các phần mềm “tạo chữ ký điện tử” thông thường.
1.3 Đảm bảo sự hài lòng trong trải nghiệm khách hàng
Để đạt được điều này, bạn cần xem qua giao diện tương tác với khách hàng có các yếu tố dưới đây hay không:
- Giao diện trong quá trình ký hợp đồng có trực quan, dễ nhìn, dễ thao tác và nhanh chóng cho khách hàng hay không (kể cả trên thiết bị để bàn và thiết bị di động)
- Các thông tin, chữ ký và trạng thái của hợp đồng có được cập nhật kịp thời và chính xác đến khách hàng hay không?
- Phần mềm đó có khiến khách hàng tin tưởng về mức độ bảo mật và tính pháp lý của nó hay không?
- Phần mềm có cho phép gắn logo của bạn trên hợp đồng trực tuyến để thương hiệu luôn ở trong tâm trí khách hàng hay không?
- Phần mềm có khả năng tương tác cao với khách hàng không, ví dụ: gửi lời nhắc cho khách hàng, đính kèm hướng dẫn điền thông tin, v.v.?
2. Phần mềm Chữ ký điện tử đó cần có khả năng tích hợp mạnh mẽ
2.1 Tích hợp dễ dàng vào quy trình quản lý văn bản của công ty
Một phần mềm chữ ký điện tử tốt cần hỗ trợ tối ưu trong việc quản lý không chỉ là giấy tờ mà còn là quản lý sự phối hợp trong làm việc nhóm (teamwork). Hãy xem xét công cụ ký số có các tính năng dưới đây hay không:
- Cho phép tùy chỉnh linh hoạt các quy trình (workflow) để phù hợp với đa dạng các loại hợp đồng cho các sản phẩm/ dịch vụ của công ty.
- Cho phép chia sẻ không gian quản lý tài liệu, theo dõi tiến độ hợp đồng của các thành viên khác nhau trong cùng dự án.
- Cho phép chỉnh sửa, cập nhật tài liệu cùng một lúc và phân quyền cho đúng người chịu trách nhiệm.
2.2 Tích hợp linh hoạt với các phần mềm khác để đẩy mạnh hiệu quả
Nếu không muốn lãng phí thời gian để điều chỉnh lại toàn bộ hệ thống các phần mềm hiện tại sau khi chọn ra phần mềm chữ ký điện tử, bạn hãy chọn phần mềm chữ ký điện tử tận dụng được nguồn lực sẵn có để trang bị một bộ tích hợp hoàn chỉnh.
- Nếu công ty bạn đã quen làm việc với các phần mềm quản lý công việc quốc tế như Dropbox, Microsoft Word, Google Drive hoặc các phần mềm quản lý dự án trực tuyến Jira/ Confluence (Atlassian),… thì một phần mềm chữ ký số hàng đầu quốc tế sẽ là một lựa chọn tuyệt vời để chuẩn hóa quy trình làm việc theo chuẩn quốc tế.
Đối với các công ty đã sử dụng các phần mềm quản lý công việc từ các nhà cung cấp trong nước (Base, eSign của Misa, FPT Software, Viettel, v.v.), sử dụng phần mềm chữ ký số của hệ thống phần mềm quản lý đó sẽ cho phép quy trình của doanh nghiệp không bị gián đoạn.
3. Phần mềm Chữ ký điện tử không thể thiếu đi tính bảo mật
Chữ ký điện tử cũng ràng buộc về mặt pháp lý (Legally-binding) như chữ ký viết tay. Do đó, cần phải thiết lập mức độ bảo mật cao để giữ an toàn cho dữ liệu của hệ thống dữ liệu của bạn bằng cách kiểm tra xem:
- Nhà cung cấp chữ ký điện tử có cung cấp cho bạn các chức năng Kiểm tra dấu vết (Audit trail) và Ký điện tử được bảo vệ bằng mật khẩu (Password protected e-signing) hay không.
- Nhà cung cấp chữ ký điện tử có được cơ quan quốc gia cấp phép không, có phải là chuyên gia Luật – hiểu tường tận các tiêu chuẩn quốc tế về chữ ký số hay không. Phần mềm chữ ký điện tử tốt nhất sẽ đáp ứng và vượt qua các tiêu chuẩn bảo mật nghiêm ngặt nhất của Hoa Kỳ, EU và toàn cầu.
- Nhà cung cấp chữ ký điện tử có chương trình bảo mật thông tin doanh nghiệp, đáp ứng hoặc vượt các tiêu chuẩn an ninh quốc gia và quốc tế, tuân theo các thông lệ tốt nhất của ngành hay không.
- Nhà cung cấp chữ ký điện tử có giám sát liên tục tình hình bảo mật và quyền riêng tư để đảm bảo các Thỏa thuận (Agreement) trong hợp đồng của bạn tuân thủ các yêu cầu mới nhất của từng quốc gia, tiểu bang, liên bang (nếu tại Mỹ) và quốc tế không.
Có thể thấy, doanh nghiệp một khi đã có ý định mở rộng thị trường của mình thì ngay từ đầu cần phải lựa chọn phần mềm chữ ký quốc tế có tiêu chuẩn pháp lý quốc tế cao, phù hợp với mọi quốc gia, thị trường khác nhau. Và hơn hết là doanh nghiệp nên tìm mua các phần mềm chữ ký điện tử khi chắc chắn rằng doanh nghiệp có được sự hỗ trợ từ các chuyên gia hàng đầu về chữ ký số từ các nhà cung cấp hoặc các nhà phân phối chiến lược tại Việt Nam.
4. Phần mềm chữ ký điện tử cần đi đúng định hướng chuyển đổi số của doanh nghiệp
Trong thời đại 4.0 với quá nhiều diễn biến trên thị trường, hầu hết các doanh nghiệp đều đang hướng đến Chuyển đổi số cho mô hình kinh doanh của mình. Chữ ký điện tử chính là một trong những bước tiến của Hành trình Số hóa đó.
Vì vậy mà phần mềm ký số được lựa chọn cần phải củng cố cho định hướng và kế hoạch chung mà công ty đã định ra. Mỗi doanh nghiệp sẽ có một lối đi khác nhau, Global Link Asia Digital sẽ đưa ra một số câu hỏi mà doanh nghiệp có thể tự trả lời như sau:
- Công cụ quản lý chữ ký số có khả năng mở rộng để đáp ứng nhu cầu của công ty bạn hiện tại và trong tương lai không?
- Phần mềm chữ ký điện tử dự định đầu tư có cho phép hiện đại hóa liên tục cách công ty bạn kinh doanh trong tất cả các quy trình hay không? Một số quy trình ví dụ có thể kể đến như:
- Soạn, ký Đơn bán hàng, Hợp đồng bán hàng (Sales)
- Soạn, ký Hợp đồng lao động cho nhân viên mới
- Lưu trữ và truy xuất tài liệu của phòng pháp lý (Legal)
- Thỏa thuận thuê ngoài hoạt động truyền thông, báo chí (Marketing)
- Kí trực tuyến các hóa đơn (Financial – Accounting)
- …
Phần mềm chữ ký điện tử dự định đầu tư có dễ dàng tích hợp với các phần mềm làm việc nhóm, phần mềm quản lý có chức năng khác mà công ty sẽ mua trong tương lai hay không?
5. Phần mềm chữ ký điện tử cần có mức phí hợp lý
Trong quá trình thẩm định để đầu tư vào một phần mềm ký số phù hợp, doanh nghiệp cũng có thể so sánh các gói, tính năng, hỗ trợ và đánh giá của người dùng đối với các ứng dụng chữ ký điện tử đó. Hãy chọn gói dịch vụ phù hợp với ngân sách của công ty.
Nên nhớ rằng: Khi lựa chọn một phần mềm chữ ký điện tử, hay bất kỳ một phần mềm chuyển đổi số nào, chi phí rẻ nhất không nên là ưu tiên hàng đầu.
Thay vào đó, doanh nghiệp nên lựa chọn phần mềm dựa trên dự định, định hướng chuyển đổi số của công ty, xem xét lợi ích mang lại và chi phí bỏ ra để từ đó đưa ra quyết định chính xác nhất.
Việc doanh nghiệp cần làm để lựa chọn một phần mềm tạo chữ ký tốt nhất, phù hợp nhất
Các doanh nghiệp trước khi lựa chọn phần mềm tạo chữ ký điện tử, bên cạnh việc:
- Xem các đánh giá của người dùng khác,
- So sánh điểm mạnh điểm yếu của các phần mềm,
Việc quan trọng nhất là chọn phần mềm dựa trên bộ tiêu chí phù hợp với nội tại của doanh nghiệp.
Để làm được điều đó, doanh nghiệp cần nhìn vào quy trình, cơ chế hoạt động và định hướng phát triển của công ty. Nếu doanh nghiệp chưa có sẵn quy trình chuẩn hóa cho các phòng ban thì đội ngũ Business Analyst của chúng tôi sẽ phân tích doanh nghiệp của bạn để vạch ra quy trình tối ưu nhất cho mọi phòng ban của bạn.
Như vậy thì doanh nghiệp mới phát huy được ứng dụng của phần mềm đã lựa chọn. Một phần mềm tốt không chỉ là công cụ hỗ trợ mà còn là phương tiện để phối hợp nhịp nhàng với quy trình của công ty.
Kết luận: Tổng quan các nhà cung cấp chữ ký điện tử tại Việt Nam – Phần mềm nào tốt nhất?
Các nhà cung cấp chữ ký điện tử Việt Nam hiện tại đang dừng lại ở tính năng: tạo chữ ký điện tử và ký trực tuyến, lưu trữ văn bản, hỗ trợ xác thực pháp lý. Các nhà cung cấp nổi tiếng có thể kể đến: Newca, Viettel, VNPT-CA, FPT
Trong khi đó các phần mềm chữ ký điện tử quốc tế (e-signature software) đã dẫn đầu công nghệ với những tính năng cập nhật không ngừng, chuẩn hóa quy trình làm việc theo xu hướng toàn cầu và ĐẶC BIỆT hơn nữa nó cho phép tích hợp và tùy chỉnh workflow ký – lưu trữ hợp đồng trực tuyến theo đúng quy trình của doanh nghiệp.
Các “ông trùm” về chữ ký điện tử có thể kể đến DocuSign, SignNow của Airslate, Adobe Sign.
Doanh nghiệp của bạn cần một đối tác để tối ưu hóa quy trình ký điện tử và quản lý văn bản, tài liệu trực tuyến, Global Link Asia Digital với đội ngũ tư vấn viên có chuyên môn cao không chỉ cung cấp CÔNG CỤ mà còn đem đến GIẢI PHÁP chiến lược để thực thi
Tự hào là đối tác chính thức của SignNow – AirSlate tại Việt Nam, Global Link Asia Digital sẽ hỗ trợ tư vấn, triển khai phần mềm SignNow cho doanh nghiệp với mức phí ƯU ĐÃI, hỗ trợ bằng Tiếng Anh lẫn Tiếng Việt và xuyên suốt quá trình vận hành. Cụ thể như sau:
1 Tối giản hóa quy trình soạn, ký và lưu trữ hợp đồng cho doanh nghiệp bằng sơ đồ trực quan
2 Triển khai tích hợp phần mềm chữ ký điện tử vào sơ đồ quy trình của doanh nghiệp
3 Làm việc trực tiếp với SignNow để kịp thời giải quyết các vấn đề kỹ thuật của khách hàng
