Tự động hóa quy trình làm việc đã làm tăng đáng kể hiệu suất quản lý công việc. Nguyên nhân là vì tự động hóa quy trình làm việc giúp thay thế các công việc thủ công – lặp đi lặp lại và tạo ra nhiều thời gian hơn cho các công việc mang tính chiến lược. Theo báo cáo của McKinsey Global Institute , gần 70% nhân viên trong cuộc khảo sát cho rằng tự động hóa quy trình làm việc giúp họ tiết kiệm được rất nhiều thời gian dành cho các công việc mang tính chất routine – lặp đi lặp lại.
Bài viết dưới đây sẽ tổng hợp lại top 8 các công việc phổ biến, chiếm khá nhiều thời gian trong một ngày làm việc của nhân viên cũng như đề xuất các phần mềm tự động hóa quy trình làm việc mà doanh nghiệp nên dùng để mang lại một bước tiến mới trong quy trình làm việc của doanh nghiệp.
1. Giao việc bằng email, báo cáo tiến độ trong group chat và đánh giá hiệu quả qua các cuộc họp
Thực tế: “Mỗi nhân viên mất đến 3 ngày mỗi tuần để tạo, tìm kiếm, và điền các văn bản, giấy tờ”
Nhân viên đang dành quá nhiều thời gian cho những công việc liên quan đến giấy tờ, tài liệu (soạn, sắp xếp, tìm kiếm, gửi – nhận, phản hồi/ phê duyệt, v.v)
Giải pháp: Nên sử dụng các phần mềm tự động hóa quy trình làm việc cho một số công việc khó khăn đó để giành lại thời gian cho các dự án quan trọng hơn.
Các cá nhân, doanh nghiệp có thể sử dụng các phần mềm quản lý công việc/ dự án theo quy trình tự động, chẳng hạn như phần mềm Jira, Notion, Trello, v.v. Từ đó, mọi công việc được tập trung hóa ở một không gian cho mọi cuộc thảo luận, tự động hóa việc phân loại công việc, phân công, báo cáo tiến độ và đánh giá được các hiệu quả thông qua số liệu trực quan.
Điểm chung là các phần mềm này đều cung cấp những mẫu sơ đồ quy trình và bảng kanban tương ứng để việc cập nhật, theo dõi tiến độ công việc của cá nhân/ nhóm trở nên đơn giản chỉ với thao tác kéo – thả.
Điểm khác là:
Tùy vào loại công việc và số lượng người sử dụng:
- Notion, Trello phù hợp với cá nhân, các nhóm nhỏ ít thành viên – có thể là sinh viên, người đi làm
- Jira (Jira Work Management, Jira Software, Jira Service Management) phù hợp với cả nhóm nhỏ (phiên bản Miễn phí cho nhóm nhỏ dưới 10 người) và các doanh nghiệp ở mọi quy mô, quy trình còn có thể tùy chỉnh để thực hiện những công việc có độ khó cao nhất.
Tùy vào cách thức giao việc:
- Notion, Trello phù hợp với các dự án thông thường, các thành viên có thể dễ dàng tạo trực tiếp nhiệm vụ và phân bổ cho đối tượng phù hợp trong nhóm
- Với các phần mềm Jira, các nhiệm vụ có thể tồn tại ở dạng các:
- Biểu mẫu giao việc (Form) → Đọc thêm bài viết Phần mềm Jira Work Management đang giúp các doanh nghiệp trở nên hiệu suất như thế nào? để hiểu hơn về Biểu mẫu giao việc
- Phiếu yêu cầu (Ticket) → Đọc thêm bài viết về Jira Service Management để hiểu rõ về Phiếu yêu cầu công việc
- và ở dạng nhiệm vụ thông thường, từ đó tạo không gian cộng tác trực tuyến cởi mở giữa các phòng ban một cách trôi chảy, không gián đoạn.
2. Rà soát nội dung
Thực tế: Trung bình, một nhân viên văn phòng dành rất nhiều giờ cho viết soạn văn bản, gửi email cho cấp trên nhờ kiểm tra, thời gian tự sửa lại.
Giải pháp: Các phần mềm soạn thảo tài liệu, cộng tác trực tuyến như Google Docs, SharePoint, Confluence, v.v. ra đời để giảm thiểu thời gian gửi, duyệt, phản hồi các tài liệu qua hàng loạt các email. Các phần mềm này giúp các nhân viên cộng tác, chỉnh sửa trực tiếp ngay trong thời gian thực, và mọi lịch sử chỉnh sửa đều được tổng hợp một cách tự động
Thực tế: Việc mắc các lỗi đánh máy trong các bài đăng blog nội bộ, email, tài liệu hoặc trang web có thể làm tổn hại đến danh tiếng của cá nhân/ doanh nghiệp của bạn và tốn các chi phí để sửa chữa các lỗi tạo ra do con người.
Một nghiên cứu của Website Planet cho thấy: “Các trang web có lỗi chính tả mất gần gấp đôi số lượng khách hàng tiềm năng so với các trang web không có lỗi chính tả. Thời gian khách hàng truy cập vào một trang web sẽ giảm 8% nếu trang web có lỗi chính tả .”
Các công cụ rà soát nội dung sẽ sửa các lỗi như từ vựng kém, ngữ pháp không chính xác và lỗi sử dụng từ theo ngữ cảnh. Những công cụ đang giúp các doanh nghiệp không chỉ là kiểm tra chính tả và ngữ pháp, mà còn tối ưu hóa quy trình soạn thảo văn bản và việc giao tiếp bằng văn bản (ngôn ngữ không lời) tại doanh nghiệp.
Giải pháp:
Các công cụ rà soát nội dung sẽ sửa các lỗi như từ vựng kém, ngữ pháp không chính xác và lỗi sử dụng từ theo ngữ cảnh. Những công cụ đang giúp các doanh nghiệp không chỉ là kiểm tra chính tả và ngữ pháp, mà còn tối ưu hóa quy trình soạn thảo văn bản và việc giao tiếp bằng văn bản (ngôn ngữ không lời) tại doanh nghiệp.
Các phần mềm nổi trội về tính năng rà soát nội dung một cách tự động được sử dụng rất phổ biến là Grammarly.
Bên cạnh đó, với sự phát triển của Trí tuệ nhân tạo (AI), các phần mềm viết nội dung sử dụng AI cũng làm giảm đáng kể thời gian lên ý tưởng, tìm từ ngữ phù hợp và giúp người dùng trở nên nhanh – chuyên nghiệp trong việc phản hồi trên các phương tiện giao tiếp bằng văn bản như email, phản hồi bình luận khách hàng, bài quảng cáo, v.v
3. Lên lịch trình
Thực tế: Lập lịch trình là một quy trình lặp đi lặp lại khá nhiều khi làm việc.
Có ti tỉ những yếu tố cần cân nhắc kỹ càng mỗi khi sắp xếp các kế hoạch, lịch trình như:
- tìm kiếm thời điểm diễn ra các sự kiện một cách phù hợp,
- chia sẻ trước các đường dẫn (link) đến cuộc họp,
- các đính kèm các tài liệu cần thiết,
- sắp xếp thời hạn hoàn thành,
- đảm bảo lịch trình cân đối cho nhân viên của mình.
Giải pháp: Quy trình làm việc tự động có thể giúp thực hiện điều này.
Bạn có thể nhanh chóng xem toàn cảnh tháng của bạn với Chế độ xem lịch của Trello, Jira Work Management. Công cụ này cung cấp còn đặc biệt hỗ trợ lên kế hoạch cho các sự kiện kéo dài nhiều ngày hoặc cả ngày. Bạn cũng có thể:
- Tạo và chỉnh sửa thẻ – là các nhiệm vụ, ý tưởng hay sự kiện diễn ra
- Kéo và thả thẻ để sắp xếp lịch của bạn, lịch này sẽ tự động điều chỉnh ngày đến hạn.
- Các tính năng hỗ trợ (Add-On) của Trello, Jira Work Management còn giúp tối ưu hóa quy trình lên kế hoạch tự động, như tự động di chuyển thẻ, tự động chia sẻ công việc với đồng đội.
4. Sử dụng kết hợp và di chuyển qua lại giữa nhiều công cụ rời rạc
Thực tế: Hãy tưởng tượng rằng bạn đang gửi email cho một đồng nghiệp yêu cầu một cuộc họp để cùng cộng tác trên một tài liệu. Bạn phải soạn email, điều hướng qua lịch của mình để tìm kiếm thời gian phù hợp với cả hai người, sau đó xem xét các thư mục của bạn để tìm tài liệu được đề cập, và cuối cùng quay lại email của bạn để đính kèm tất cả lại với nhau.
Đó tưởng chừng chỉ là một công việc rất nhỏ, nhưng tất cả những chuyển đổi ngữ cảnh (các giao diện phần mềm khác nhau) đó sẽ làm tăng thêm khối lượng công việc và thời gian xử lý khiến năng suất cũng bị đẩy lùi. Một phần mềm tích hợp công cụ với tự động hóa quy trình làm việc có thể giúp bạn đồng bộ hóa tất cả.
Với Zapier, bạn có thể tạo quy trình tự động hóa cho toàn bộ doanh nghiệp mà không cần dùng đến lập trình (coding), bạn có thể đồng bộ hóa hàng nghìn ứng dụng để xây dựng quy trình làm việc tối ưu hóa nhất, liền mạch nhất giữa các phần mềm doanh nghiệp đã quen sử dụng như Google Docs, Google Sheets, QuickBooks, Slack, CRM, Learning Management System và hơn 3.000 ứng dụng khác
Đó cũng là cách làm việc của tương lai → Đọc bài viết Đâu là phần mềm chuyển đổi số xịn, giúp DN quản lý công việc theo cách của tương lai?
5. Hỗ trợ khách hàng
Thực tế: Sự xuất hiện của COVID-19 đã dẫn đến sự sụt giảm các chỉ số hỗ trợ và chăm sóc khách hàng.
Theo MetricNet, số lượng phiếu yêu cầu (ticket) từ các khách hàng đã tăng 35%, trong khi thời gian trung bình để giải quyết chúng tăng 57%.
Giải pháp: Một công cụ tự động hóa quy trình hỗ trợ và chăm sóc khách hàng có thể giúp bạn giảm thiểu sự xuống cấp đó.
Nếu doanh nghiệp bạn sử dụng Jira Service Management để hỗ trợ khách hàng, bạn có thể tự động hóa nhiều quy trình làm việc và phản hồi bằng cách sử dụng tính năng tự động hóa tích hợp của Jira Service Management. Ngoài ra, Atlassian’s Marketplace cung cấp một loạt các ứng dụng tự động hóa quy trình làm việc để đáp ứng các nhu cầu chuyên sâu hơn.
Các phần mềm ChatBot AI để tương tác tự động với khách hàng cũng là một giải pháp hiệu quả. Ví dụ: Koji là một chatbot có sẵn kết nối với Jira Service Management. Koji có thể:
- Trả lời các câu hỏi thường gặp của khách hàng.
- Hỗ trợ doanh nghiệp thu thập phiếu yêu cầu của khách hàng, phân loại phiếu yêu cầu để đánh giá các nhiệm vụ cần có sự hỗ trợ, tương tác trực tiếp với nhân viên
- Cập nhật đến khách hàng tình trạng phiếu yêu cầu của họ
- Đánh giá mức độ hài lòng của khách hàng.
6. Ký số giấy tờ
Thực tế: Kể từ khi đại dịch bắt đầu, phần mềm chữ ký điện tử cũng trở thành công cụ có nhu cầu sử dụng cao thứ 2 trên thế giới,giúp giải quyết rất nhiều bài toán quản lý hợp đồng – tài liệu của doanh nghiệp như:
- mất thời gian chờ đợi hợp đồng vận chuyển, thời gian nhắc các bên liên quan ký,
- tốn chi phí cho việc in ấn, vận chuyển, lưu trữ hợp đồng;
- thiếu hiệu quả trong việc giám sát tiến độ hợp đồng, sai sót và thất thoát tài liệu.
Giải pháp: Tự động hóa quy trình ký hợp đồng điện tử online là giải pháp cho vấn đề này.
Tính năng Tự động hóa quy trình ký của các phần mềm ký số điện tử quốc tế như signNow, DocuSign, HelloSign cho phép doanh nghiệp thiết kế các chuỗi email tự động để gửi đến các bên khác nhau theo trình tự được lập trình sẵn, tùy vào từng loại hợp đồng của doanh nghiệp. Các phần mềm chữ ký điện tử cho phép các cá nhân và doanh nghiệp quản lý quy trình ký số văn bản điện tử trên mọi thiết bị, dù ở bất kỳ nơi đâu.
Phần mềm ký điện tử SignNow là một giải pháp tạo chữ ký điện tử #1 thế giới cho doanh nghiệp vừa và nhỏ, được thiết kế và phát triển tại Mỹ.
→ Tham khảo bài viết: Tổng quan về phần mềm chữ ký điện tử signNow
6. Ký số giấy tờ
Thực tế: Kể từ khi đại dịch bắt đầu, phần mềm chữ ký điện tử cũng trở thành công cụ có nhu cầu sử dụng cao thứ 2 trên thế giới,giúp giải quyết rất nhiều bài toán quản lý hợp đồng – tài liệu của doanh nghiệp như:
- mất thời gian chờ đợi hợp đồng vận chuyển, thời gian nhắc các bên liên quan ký,
- tốn chi phí cho việc in ấn, vận chuyển, lưu trữ hợp đồng;
- thiếu hiệu quả trong việc giám sát tiến độ hợp đồng, sai sót và thất thoát tài liệu.
Giải pháp: Tự động hóa quy trình ký hợp đồng điện tử online là giải pháp cho vấn đề này.
Tính năng Tự động hóa quy trình ký của các phần mềm ký số điện tử quốc tế như signNow, DocuSign, HelloSign cho phép doanh nghiệp thiết kế các chuỗi email tự động để gửi đến các bên khác nhau theo trình tự được lập trình sẵn, tùy vào từng loại hợp đồng của doanh nghiệp. Các phần mềm chữ ký điện tử cho phép các cá nhân và doanh nghiệp quản lý quy trình ký số văn bản điện tử trên mọi thiết bị, dù ở bất kỳ nơi đâu.
7. Kế toán
Thực tế: Thế giới đang ngày càng phát triển, cùng với những tiến bộ công nghệ ngoạn mục, công nghệ giúp đơn giản hóa các quy trình phức tạp, bao gồm cả hoạt động kế toán – tài chính. Bạn có thể tập trung vào các công việc mang tính chiến lược, còn các công việc khác, hãy để phần mềm quản lý kế toán online lo.
Ngay cả khi bạn là một doanh nghiệp nhỏ và không có đủ khả năng để có một đội ngũ kế toán chuyên dụng, phần mềm kế toán có thể giúp chủ doanh nghiệp kiểm soát tốt hơn các con số tài chính của họ.
Giải pháp: Các phần mềm kế toán online để tự động hóa quy trình cho toàn bộ phòng ban kế toán – tài chính uy tín hàng đầu thế giới có thể kể đến QuickBooks, Xero, Odoo, v.v.
Tổng kết
Trên đây là các công việc làm tay có tính chất lặp đi lặp lại phổ biến và những gợi ý về giải pháp phần mềm để tự động hóa quy trình, mang lại hiệu quả quản lý quy trình công việc cho doanh nghiệp.
Tự động hóa có thể là một công việc tốn kém. Nhưng để quá trình tự động hóa quy trình làm việc của doanh nghiệp có tính chiến lược hơn và tối ưu về chi phí, doanh nghiệp cần:
- Xác định nhiệm vụ lặp đi lặp lại
- Đánh giá việc cần ưu tiên tự động hóa trước và sắp xếp các công việc theo thứ tự hợp lý
- Chọn giải pháp phù hợp cho toàn bộ bức tranh tự động hóa của doanh nghiệp. Bước này khá quan trọng vì các phần mềm tự động hóa cho các công việc, phòng ban khác nhau nhưng cần đảm bảo khả năng tích hợp dễ dàng giữa các phần mềm và phù hợp với mục tiêu chuyển đổi số của doanh nghiệp.
- Triển khai, tối ưu việc tự động hóa quy trình cho công việc đã ưu tiên và đồng thời chuyển đến tự động hóa quy trình cho các công việc trong danh sách nhiệm vụ đã liệt kê ở giai đoạn 1
Hiểu được những khó khăn trong việc ứng dụng công nghệ hiệu quả, Global Link Asia Digital sẽ hỗ trợ doanh nghiệp từng bước tiếp cận và ứng dụng các công cụ cộng tác trực tuyến, đặc biệt là phần mềm từ Atlassian – không gian quản lý công việc hiệu quả theo xu hướng làm việc tương lai trong quá trình chuyển đổi số, bao gồm:
Global Link Asia Digital tự hào là đối tác chính thức của ATLASSIAN, AIRSLATE, INTUIT, v.v. tại thị trường Châu Á – Thái Bình Dương, làm việc trực tiếp và cung cấp các sản phẩm – dịch vụ CHÍNH HÃNG với mức giá ƯU ĐÃI, hỗ trợ trọn gói bằng tiếng Việt hoặc tiếng Anh.
Liên hệ ngay để được tư vấn:
- Hotline Singapore: (+65) 3158 3969
- Hotline Việt Nam: (+84) 0938 59 05 95
- Email: Info@digitaltransformations.tech
