Vốn luôn mang tiếng là bộ phận “đốt tiền” của doanh nghiệp nhưng không kém phần “tất bật” khi cần lo toan đủ các loại mạng xã hội hằng ngày, các sự kiện, các nội dung ngắn dài, lên các chiến lược lớn nhỏ, nhân sự phòng Marketing cần được tối ưu năng suất để đảm bảo chi phí hiệu quả nhất.
Nhưng bằng cách nào với chỉ dưới 5-7 người của phòng Marketing có thể giải quyết được hết từng ấy công việc – mà xem chừng việc nào cũng quan trọng cả?
Nếu bạn chính là:
- chủ doanh nghiệp/trưởng phòng marketing của một công ty; hay
- chủ doanh nghiệp/trưởng nhóm làm việc (leader) của một công ty chuyên cung cấp dịch vụ về tiếp thị, quảng cáo, truyền thông (marketing agency)
→ Hãy đừng bỏ qua bài viết này vì trong bài viết này chúng tôi – Global Link Asia Digital sẽ chia sẻ về cách quản lý đội ngũ Marketing hiệu quả ngay từ hôm nay. Việc này vừa sẽ giúp doanh nghiệp tối ưu nguồn lực, giải quyết đúng trọng tâm công việc, vừa giúp cho các nhân viên marketing (marketer) tránh khỏi tình trạng quá tải công việc.
1. Bài toán của phòng Marketing trong quản lý công việc và làm việc nhóm từ xa là gì?
Đối với trưởng phòng:
- Tốn nhiều thời gian xây dựng kế hoạch công việc hàng năm, hàng quý, hàng tháng theo mục tiêu phát triển của công ty
- Khi có công việc phát sinh không biết nên giao cho ai, deadline khi nào thì phù hợp
- Chưa có công cụ để đo lường hiệu quả, chất lượng của từng công việc được thực hiện
- Chưa có căn cứ để đánh giá hiệu quả, năng suất làm việc thực tế của nhân viên
- Chưa có công cụ để cải tiến quy trình và thúc đẩy tinh thần làm việc của nhân viên
- Cuối tháng mất nhiều thời gian làm báo cáo, tổng hợp KPIs để tính lương thưởng
Đối với nhân viên phòng Marketing:
- Không có quy trình thống nhất, minh bạch, rõ ràng, cụ thể cho mỗi loại công việc Marketing khác nhau khiến tiến độ xử lý công việc chậm
- Dành quá nhiều thời gian cho các công việc mang tính thủ công (tìm thông tin, tổng hợp báo cáo, v.v.) thay vì dành cho việc suy nghĩ các vấn đề mang tính chiến lược
- Khó khăn trong theo dõi và quản lý các việc phải làm của cá nhân cũng như hợp tác với các nhân viên khác
- Tốn nhiều thời gian để tìm kiếm các tài liệu, tổng hợp số liệu từ vô số nền tảng rời rạc, các công cụ marketing tool được sử dụng cho nhiều loại công việc khác nhau
- Dễ bỏ sót công việc do các đầu việc nằm ở nhiều dự án khác nhau
- Chưa có công cụ hỗ trợ sắp xếp công việc để chủ động hơn về thời gian thực hiện, để xác định thứ tự ưu tiên của các công việc
- Chưa có công cụ để theo dõi KPIs và kết quả làm việc của chính mình
2. Vậy đâu là giải pháp quản lý công việc và làm việc nhóm từ xa hiệu quả cho phòng Marketing (Confluence & Jira Work Management)
2.1 Phần mềm Jira Work Management và Confluence sẽ tạo ra không gian quản lý công việc tự động và làm việc nhóm từ xa không gián đoạn
Phần mềm Jira Work Management tăng tốc quy trình quản lý dự án, giám sát tiến độ và hiệu quả công việc cho phòng Marketing |
Phần mềm Confluence đẩy mạnh hiệu quả cộng tác trực tuyến, chia sẻ cởi mở và lưu trữ thông tin hiệu quả cho phòng Marketing |
|---|---|
Jira Work Management là nơi phòng Marketing có thể cùng nhau:
→ Đọc bài viết để hiểu hơn về phần mềm Jira Work Management: Tổng quan về phần mềm Jira Work Management |
Confluence là nơi phòng Marketing có thể cùng nhau:
→ Đọc bài viết để hiểu hơn về phần mềm Confluence: Tổng quan về phần mềm Confluence |
“Chúng tôi sử dụng Confluence và JIRA để tạo nên một đội marketing theo phương pháp Agile.” — Ilya Chorny.
2.2 Tìm hiểu cách phần mềm Jira Work Management và Confluence ứng dụng toàn diện trong quy trình làm việc của phòng Marketing
Về cơ bản, quy trình làm việc toàn diện và xuyên suốt của bộ phận Marketing của một doanh nghiệp sẽ đi từ việc Xây dựng chiến lược → Lên kế hoạch → Tiến hành triển khai công việc Marketing → Liên tục tối ưu và tạo ra một chu kỳ cải tiến không ngừng.
Xem phần tiếp theo để thấy được lợi ích của bộ đôi phần mềm Jira Work Management và Confluence khi sử dụng triệt để trên toàn bộ quy trình toàn diện của phòng Marketing
Ứng dụng Jira Work Management và Confluence trong Quá trình xây dựng chiến lược cho phòng Marketing
1. Đảm bảo chiến lược, mục tiêu của phòng Marketing thống nhất và củng cố cho chiến lược, tầm nhìn của doanh nghiệp (OKRs);
2. Tạo không gian để thảo luận trực quan, nhanh chóng, tối ưu hóa ý tưởng chung của cả team với vô số template mẫu có sẵn cho phòng Marketing;
3. Lưu trữ, sắp xếp khoa học các tài liệu thảo luận của phòng Marketing về chiến lược, định vị thương hiệu, chân dung khách hàng, v.v.
Ứng dụng Jira Work Management và Confluence trong Quá trình lên kế hoạch cho phòng Marketing
1. Chi tiết hóa mọi mục tiêu, yêu cầu, các công cụ, phân bổ nhân sự, v.v. cho mỗi kế hoạch đảm bảo đáp ứng các chiến lược đã đặt ra;
2. Xây dựng lịch trình để “sơ đồ hóa” kế hoạch đó một cách nhanh chóng với hơn 10 mẫu quy trình tự động có sẵn cho phòng Marketing;
3. Đặt bản kế hoạch lên trên 4 loại sơ đồ khác nhau (được tự động đồng bộ thông tin) để đánh giá tính khả thi (Roadmap, Calendar, Gantt Chart, Timeline).
Ứng dụng Jira Work Management và Confluence trong quá trình triển khai công việc phòng Marketing
1. Tập trung hóa mọi thông tin liên quan đến các nhiệm vụ của phòng Marketing ở cùng một nơi, giám sát tiến độ công việc và dự án Marketing theo quy trình tự động mọi lúc mọi nơi;
2. Tăng cường hiệu quả làm việc nhóm, giao tiếp giữa trong và ngoài bộ phận Marketing;
3. Cung cấp một công cụ soạn thảo, viết nội dung và cộng tác trực tuyến cực kỳ mạnh mẽ cho đội ngũ content marketing;
4. Tạo ra không gian quản lý công việc xuyên suốt giữa các phần mềm phòng Marketing đang và sẽ sử dụng. Jira Work Management và Confluence có khả năng tích hợp tự động với hơn 3,000 phần mềm khác nhau.
Ứng dụng Jira Work Management và Confluence trong quá trình tối ưu hiệu quả công việc phòng Marketing
- Đo lường hiệu suất làm việc của các marketer một cách minh bạch;
- Liên tục tiếp thu và xử lý các phản hồi, đóng góp và rút ra các bài học cho các kế hoạch tiếp theo của phòng Marketing.
2.3. Tóm lại, Confluence và Jira Work Management hỗ trợ trưởng phòng marketing và chuyên viên marketer như thế nào?
Vấn đề nhân viên Marketing gặp phải |
Jira Work Management & Confluence hỗ trợ ra sao |
|---|---|
| 1. Không có quy trình thống nhất, minh bạch, rõ ràng, cụ thể cho mỗi loại công việc Marketing khác nhau khiến tiến độ xử lý công việc chậm. | Giờ đây, cả team chỉ việc thống nhất vẽ quy trình làm việc và đăng trên ngôi nhà chung Confluence để tất cả các thành viên đều thấy.
Đối với từng công việc cụ thể, các thành viên có thể TỰ THIẾT KẾ QUY TRÌNH cho TỪNG DỰ ÁN cụ thể trên JIRA. |
| 2. Dành quá nhiều thời gian cho các công việc mang tính thủ công (tìm thông tin, tổng hợp báo cáo, v.v.) thay vì dành cho việc suy nghĩ các vấn đề mang tính chiến lược. | Giờ đây, việc soạn thảo nội dung, sáng tạo ý tưởng và chia sẻ/bình luận/đưa ý kiến và tìm lại các nội dung cũ dễ dàng hơn bao giờ hết nhờ Confluence, tính năng sơ đồ cây (page tree) và tính năng tìm kiếm (search) vô cùng mạnh. |
| 3. Khó khăn trong theo dõi và quản lý các việc phải làm của cá nhân cũng như hợp tác với các nhân viên khác. | Giờ đây, cả team chỉ việc tương tác với các ý kiến, bình luận nội dung vô cùng đơn giản với các thành viên còn lại trên các trang Confluence, dùng được trên cả nền tảng máy tính và điện thoại. |
| 4. Tốn nhiều thời gian để tìm kiếm các tài liệu, tổng hợp số liệu từ vô số nền tảng rời rạc, các công cụ. marketing tool được sử dụng cho nhiều loại công việc khác nhau. | Giờ đây, cả team chỉ việc làm trên 1 nền tảng duy nhất Jira – Confluence. TẤT CẢ TRONG 1 thay thế hàng nghìn chiếc emails, file Words, Excel, Google Drive, tin nhắn trong các group chats khác nhau. |
| 5. Dễ bỏ sót công việc do các đầu việc nằm ở nhiều dự án khác nhau.
6. Chưa có công cụ hỗ trợ sắp xếp công việc để chủ động hơn về thời gian thực hiện, để xác định thứ tự ưu tiên của các công việc. 7. Chưa có công cụ để theo dõi KPIs và kết quả làm việc của chính mình. |
Giờ đây, với JIRA, các thành viên có thể dùng tính năng báo cáo (report), bảng biểu (timesheet) hoặc khung giờ (time log) để:
→ Để có kế hoạch làm việc và nhận việc hiệu quả hơn. |
3. Global Link Asia Digital sẽ hỗ trợ doanh nghiệp triển khai phần mềm Jira Work Management và Confluence để tối ưu cách quản lý công việc và cộng tác trực tuyến của phòng Marketing
Hiểu được những khó khăn trong việc ứng dụng công nghệ hiệu quả, Global Link Asia Digital sẽ hỗ trợ doanh nghiệp từng bước tiếp cận và ứng dụng Confluence, các phần mềm Jira (Jira Work Management, Jira Service Management) trong quá trình chuyển đổi số, bao gồm:
Global Link Asia Digital tự hào là đối tác chính thức của ATLASSIAN tại thị trường Châu Á – Thái Bình Dương, làm việc trực tiếp và cung cấp các sản phẩm – dịch vụ CHÍNH HÃNG với mức giá ƯU ĐÃI, hỗ trợ trọn gói bằng tiếng Việt hoặc tiếng Anh.
Liên hệ ngay để được tư vấn:
- Hotline Singapore: (+65) 3158 3969
- Hotline Việt Nam: (+84) 0938 59 05 95
- Email: Info@digitaltransformations.tech
![{"A?":"B","a":5,"d":"B","h":"www.canva.com","c":"DAErYpzSoNQ","i":"vBtDERuJYTJMxWmqMYJIXg","b":1636324516714,"A":[{"A?":"K","A":165.1606004433968,"B":254.55753584803807,"D":690.8849283039235,"C":77.49819608422851,"a":{"A":[{"A?":"A","A":"The Future of Work \n"}],"B":[{"A?":"A","A":{"color":{"B":"#ffffff"},"leading":{"B":"960.0"},"font-size":{"B":"65.3334"},"font-family":{"B":"YAD7QhG2T6o,0"},"text-align":{"B":"center"}}},{"A?":"B","A":19},{"A?":"A","A":{"font-style":{"B":"normal"}}},{"A?":"B","A":1},{"A?":"A","A":{"color":{"A":"#ffffff"},"leading":{"A":"960.0"},"font-size":{"A":"65.3334"},"font-family":{"A":"YAD7QhG2T6o,0"},"text-align":{"A":"center"},"font-style":{"A":"normal"}}}]},"b":{},"j":{"A":[{"A":"neon","B":{"intensity":"0.01"}}]},"d":"A","g":false,"h":"A"}],"B":1200,"C":628}](https://www.digitaltransformations.tech/wp-content/uploads/2021/11/phan-mem-quan-ly-cong-viec-atlassian-nasa-cau-chuyen-thanh-cong-p1-256x256.png)
