Kể từ đại dịch Covid-19 bắt đầu, cách giao tiếp giữa các nhân viên và với khách hàng đã thay đổi rất đáng kể: từ làm việc nhóm, quản lý thông tin, quản lý dự án, cho đến trao đổi công việc. Mọi tương tác đều được thực hiện online. Đối với nhiều tổ chức, các nền tảng như Microsoft Teams đã trở thành chìa khóa để duy trì kết nối giữa nhân viên làm việc tại nhà và các phòng ban với nhau.
Theo Microsoft Work Trend Index, thời lượng sử dụng phần mềm Microsoft Teams trên toàn cầu tăng 148% (gần 2,5 lần!) từ tháng 2 năm 2020 đến tháng 2 năm 2021. Cùng với các phần mềm hỗ trợ quản lý dự án như Confluence Jira, việc sử dụng Microsoft Teams càng trở nên hiệu quả hơn bao giờ hết.
Hãy cùng Global Link Asia Digital tìm hiểu vì sao phần mềm Confluence, Jira từ hỗ trợ việc quản lý dự án tới làm việc nhóm sẽ phát huy tối đa những ưu điểm vốn có của Microsoft Teams.
1. Bí kíp tận dụng “công lực” của phần mềm Microsoft Teams để làm việc nhóm và quản lý dự án từ xa hiệu quả hơn
1.1 Chuẩn bị kỹ lưỡng nội dung để họp năng suất và hiệu quả hơn
Các thành viên trong nhóm thường có xu hướng chú ý, và chuẩn bị kĩ càng hơn cho các cuộc họp qua video. Để họp suôn sẻ và tiết kiệm tối đa thời gian cho các cuộc họp, nhân viên cần vạch ra biên bản họp cụ thể trước khi họp. Sau đó, nhân viên cần đảm bảo bám sát nội dung cũng như thời gian đã định trong biên bản họp xuyên suốt buổi họp.
Vì vậy, việc gắn không gian trao đổi qua video Microsoft Teams với một không gian trình bày, soạn thảo, cộng tác trên biên bản họp sẽ biến cuộc họp trực tuyến trở thành một cuộc họp ngay tại văn phòng thực thụ.
Chuẩn bị nội dung họp để tăng năng suất khi dùng Microsoft Teams
1.2 Nuôi dưỡng các mối quan hệ công sở ngay khi tham gia họp nhóm với Microsoft Teams
Chìa khóa để làm việc nhóm hiệu quả chính là thiết lập lòng tin và xây dựng mối quan hệ giữa nhân viên với nhau. Sử dụng các cuộc gọi video từ MS Teams giúp kéo gần hơn các mối quan hệ công sở vốn đã bị cản trở bởi dịch bệnh.
Có thể nói, các cuộc trò chuyện ngắn thân mật trước và sau những cuộc họp là phương pháp hữu hiệu để tăng khả năng gắn kết giữa các thành viên.
Các cuộc nói chuyện giúp gắn kết nhân viên lại với nhau hơn trên Microsoft Teams
1.3 Cải thiện sự hài lòng của nhân viên sau mỗi cuộc họp
Việc tận dụng video cho phép các nhóm làm việc nhóm và quản lý dự án bất kể thời gian, địa điểm, giúp nhân viên đạt được sự cân bằng giữa công việc và cuộc sống.
Ngoài việc tận dụng video để tăng sự hài lòng và niềm tin giữa các nhân sự thì việc lưu trữ thông tin minh bạch, tìm kiếm dễ dàng nội dung cuộc họp trước đó là hết sức cần thiết, bên cạnh đó cần đảm bảo thành viên đã nắm được công việc cần làm để tiến hành công việc hiệu quả.
→ Tham khảo bài viết Bí quyết để tăng 10X hiệu quả cho các cuộc họp trực tuyến với Confluence
Microsoft Teams giúp thông tin được lưu trữ minh bạch
Các giai đoạn sử dụng trong Microsoft Teams nhằm tăng khả năng lữu trữ và tìm kiếm thông tin
2. Những khó khăn mà các doanh nghiệp đối mặt trong việc sử dụng Microsoft Teams.
Việc sử dụng phần mềm Microsoft Teams để trao đổi, quản lý dự án, thông tin hay làm việc nhóm đã không còn quá xa lạ với các doanh nghiệp trong thời đại công nghệ ngày nay. Tuy vậy, vẫn không ít nhân viên và doanh nghiệp vấp phải những bất cập khi sử dụng phần mềm Microsoft Teams.
2.1 Khó khăn trong việc quản lý dự án trong Microsoft Teams
Khi bắt đầu sử dụng Microsoft Teams, việc quản lý dự án luôn tạo ra những khó khăn cho mỗi nhân viên khi tham gia cuộc họp, vì mỗi người sẽ có cách thức ghi nhận thông tin khác biệt, dẫn đến sự mất kết nối trong công việc và sự bất tiện khi hoàn thành dự án.
Vì vậy, việc sử dụng một trang chung để ghi nhận các thông tin một cách nhanh – gọn – lẹ và mọi người đều có thể nhìn thấy được sẽ là phương pháp lý tưởng giúp cho việc quản lý dự án hiệu quả hơn.
Việc quản lý dự án luôn là nỗi bận tâm của nhiều nhân viên
2.2 Vấn đề về âm thanh và mạng khi sử dụng Microsoft Teams
Môi trường văn phòng luôn sử dụng mạng kết nối đáng tin cậy. Thế nhưng, mạng sử dụng tại nhà hiếm khi đáp ứng được yêu cầu về mạng như văn phòng. Mạng tại nhà sẽ tạo ra các khó khăn trong việc hỗ trợ các hoạt động như trao đổi qua video, và vấn đề này sẽ trở nên trầm trọng hơn nếu có quá nhiều người đồng thời tham gia cuộc gọi video, khiến cho video và âm thanh bị gián đoạn.
Bên cạnh công tác chuẩn bị, kiểm tra các thiết bị công nghệ kỹ càng trước khi cuộc họp diễn ra, việc nhờ đến sự hỗ trợ của đội ngũ IT để vấn đề được giải quyết kịp thời nhanh chóng là một lựa chọn phù hợp. Các vấn đề khó khăn về công nghệ có thể được giải quyết với sự hỗ trợ từ phần mềm hỗ trợ liên phòng ban hàng đầu thế giới Jira Service Management.
Ngoài ra, một biên bản họp rõ ràng, trực quan được cập nhật ngay trong thời gian thực sẽ giúp các thành viên bị mất kết nối bắt nhịp nhanh chóng ngay khi quay trở lại cuộc họp
→ Tham khảo bài viết Bí quyết để tăng 10X hiệu quả cho các cuộc họp trực tuyến với Confluence
Bất cập với âm thanh, chất lượng hình ảnh khi gọi video
2.3 Thiếu sự tương tác cá nhân giữa các thành viên trong công ty.
Đây có lẽ là khó khăn lớn nhất mà nhân viên phải đối mặt khi sử dụng các công cụ trực tuyến để làm việc: Các cuộc gọi video thường chưa đủ để tạo cảm giác liên kết mạnh mẽ giữa nhân viên – nhân viên, nhân viên – đội nhóm với nhau. Việc thiếu kết nối cá nhân và tiếp xúc trực tiếp có thể khiến nhân viên gặp khó khăn trong việc tìm hiểu đồng nghiệp, người quản lý hoặc khách hàng của họ từ đó cản trở việc phát triển mối quan hệ giữa các cá nhân với nhau.
Vấn đề này đã nêu lên sự cần thiết về một công cụ khác chuyên dụng hơn để thúc đẩy sự thấu hiểu lẫn nhau giữa các nhân viên, ngay cả khi không nhìn thấy nhau qua video .
→ Tham khảo bài viết Mạng xã hội nội bộ Confluence – Gắn Kết Nhân Viên Khi Làm Việc Từ Xa
Các phương thức mà doanh nghiệp có thể áp dụng để tăng sự gắn kết nhân viên
3. 4 cách để doanh nghiệp tối ưu hiệu quả sử dụng Microsoft Teams với Confluence và Jira .
3.1 Confluence giúp giám sát tiến độ hiệu quả nhờ tinh năng tích hợp biên bản họp trực quan
Tính năng Macro & magic auto-formatting
Tính năng này cho phép các ghi chú được ghi lại trong Microsoft Teams được định dạng tự động để dễ dàng lưu lại trong Confluence. Hơn nữa, nhân viên có thể dễ dàng quản lý dự án, thông tin từ việc xắp xếp lại các ý tưởng cho tới các ghi chú trong cuộc họp một cách nhanh gọn lẹ với các tính năng Macro tiện lợi như Table (tạo bảng) , Mention (đề cập tên), Info panel (bảng thông tin) và nhiều hơn thế.
Định dạng các ghi chú cuộc họp dễ dàng với Confluence trong Microsoft Teams
Tính năng Adaptive cards
Thay vì phải chỉ định một người viết văn bản họp và đợi chờ những góp ý từ mọi người. Confluence cho phép nhân viên và đội nhóm có thể truy cập ngay lập tức các ghi chú cuộc họp được chia sẻ và hiển thị chi tiết trong trang Teams, từ đó, mọi người trong đội có thể đồng thời góp ý, chỉnh sửa cho nhau, giúp gắn kết tinh thần đồng đội hơn bao giờ hết.
→ Tham khảo bài viết Lưu trữ biên bản họp với Confluence để tăng hiệu quả họp trực tuyến Zoom, Microsoft Teams, Slack
Confluence cho phép tạo chia sẻ kết nối Meeting note ngay trong Teams
3.2 Confluence giúp việc tìm kiếm thông tin trở nên dễ dàng hơn trong Microsoft Teams
Tính năng Tab
Với tính năng này, các nhân viên sẽ không cần phải mất thời gian quý báu đi tìm lại các ghi chú cá nhân và danh sách việc cần làm, mà vẫn có thể tiếp cận tới chúng trong các trang Confluence, giúp thúc đẩy tiến độ công việc hơn bao giờ hết.
Tìm kiếm thông tin tiện lợi trên Microsoft Teams
Tính năng Quickly search + share Confluence pages
Nhân viên có thể dễ dàng tích hợp và sử dụng ngay tính năng này trong phần Chat của Teams. Doanh nghiệp có thể tạo và chia sẻ các trang Confluence liên quan đến các cuộc họp, gắn các trang đó vào các kênh trong Microsoft Teams để cả nhóm có thể dễ dàng xem, tìm kiếm và chỉnh sửa ngay trên các cuộc họp.
Confluence hỗ trợ liên kết các trang trên chính Microsoft Teams
3.3 Confluence cho phép đẩy nhanh quá trình xử lý công việc được phân công sau các cuộc họp để đảm bảo tiến độ đề ra với Jira
Tính năng Jira Cloud
Với sự tiện lợi tới từ việc tích hợp với phần mềm Jira, nhân viên không phải mất thời gian cho việc giành thời gian quý báu đọc lại thông tin, tài liệu, mà những gì cần thiết đều có thể được ghi lại trong Jira dưới dạng yêu cầu công việc ngay lập tức, giúp đẩy nhanh tiến độ công việc mà không tạo ra những thiếu sót nào.
→ Tham khảo bài viết Phần mềm quản lý dự án Jira Work Management giúp doanh nghiệp trở nên năng suất như thế nào?
Tạo yêu cầu công việc ngay trong Teams chỉ với Jira Cloud
Kết luận
Có thể thấy, những ưu điểm của Microsoft Teams đã cho phép phần mềm của Microsoft này trở thành một công cụ không thể thiếu đối với dân văn phòng cũng như các doanh nghiệp. Hơn thế nữa, những khó khăn mà Microsoft Teams mang lại không những được giải quyết mà còn được tối ưu hóa hơn với sự trợ giúp đắc lực tời từ Confluence và Jira.
Hiểu được những khó khăn trong việc ứng dụng công nghệ hiệu quả, Global Link Asia Digital sẽ hỗ trợ doanh nghiệp từng bước tiếp cận và ứng dụng Confluence trong quá trình chuyển đổi số, bao gồm:
Global Link Asia Digital tự hào là đối tác chính thức của ATLASSIAN tại thị trường Châu Á – Thái Bình Dương, làm việc trực tiếp và cung cấp các sản phẩm – dịch vụ CHÍNH HÃNG với mức giá ƯU ĐÃI, hỗ trợ trọn gói bằng tiếng Việt hoặc tiếng Anh.
Liên hệ ngay để được tư vấn:
- Hotline Singapore: (+65) 3158 3969
- Hotline Việt Nam: (+84) 0938 59 05 95
- Email: Tony.ho@digitaltransformations.tech
Confluence giúp tìm kiếm thông tin dễ dàng với tính năng Page Tree
